Saltar al contenido

Tres enfoques para contar instancias de datos en Excel

Es probable que la mayoría de sus hojas de cálculo impliquen sumar cantidades por diversas razones. Sin embargo, a veces necesitamos contar el número de instancias, en lugar de sumas.

En este artículo, compararé usando COUNTIF, COUNTIFS, y una tabla pivotante para contar el número de instancias dentro de un conjunto de datos. La figura 1 muestra un conjunto de datos que enumera los salarios por región, departamento, y si son empleados contratados o no.

Tres enfoques para contar instancias de datos en Excel

Digamos que queremos determinar el recuento por departamento. En este caso, primero necesitamos obtener un listado de uno de cada nombre de departamento. Para hacerlo:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la columna C .
  2. Elija Copiar en el menú que aparece.
  3. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier otra columna, como por ejemplo columna H.
  4. Elija Pegar en el menú que aparece.
  5. Activar el menú de datos de Excel .
  6. Elige el comando Eliminar duplicados .
  7. Haz clic en OK dentro del cuadro de diálogo Eliminar duplicados .
  8. Haz clic en OK en el aviso que significa cuántos elementos únicos quedan.

Data Figure 1

Figura 1: Los duplicados deben ser eliminados antes de determinar el recuento por departamento.

Ahora estás listo para usar la función COUNTIF para contar el número de personas por departamento. Introduce esta fórmula en la celda I2:

=COUNTIF(C:C,H2)

Obsérvese que en este caso he omitido los números de fila de la referencia a la columna C. De esta manera la fórmula queda a prueba de futuro, de modo que si más adelante añado más registros al fondo la función COUNTIF los incluirá también.

Esto también significa que no es necesario incluir el signo de dólar para indicar una referencia absoluta. La fórmula se vería así si hiciéramos referencia a las celdas exactas:

=COUNTIF(C$1:C$42 ,H2)

El signo de dólar le indica a Excel que no cambie los números de fila mientras copiamos la fórmula. Como habrás supuesto, la función COUNTIF tiene dos argumentos:

  • rango — El rango de células a buscar
  • criterios — El artículo que se busca dentro del rango

Data Figure 2

Figura 2: La función COUNTIF cuenta el número de personas por departamento.

Ahora, tal vez desee ampliar este recuento para contar los empleados por departamento y región. En esta situación, utilice la función Eliminar duplicados como se muestra arriba para crear una lista única de nombres de regiones.

Digamos que la lista completa aparece en las celdas de M1 a M5. Podemos transponer estos valores para convertirlos en encabezados de columna:

  1. Selecciona las células M2:M5 .
  2. Elija el comando Copiar (o pulse Ctrl-C ).
  3. Célula de clic derecho I1 .
  4. Elige el comando Transponer del menú. En Excel 2007 tendrás que elegir Pegado especial , hacer clic en la casilla de verificación Transponer y, a continuación, hacer clic en OK .

Ahora puedes borrar la columna M o el rango temporal que usaste.

Data Figure 3

Figura 3: Transponer los nombres de las regiones para preparar sus datos para usar la función COUNTIFS.

En este punto necesitaremos usar la función COUNTIFS ya que necesitamos contar en base a dos criterios. Introducir esta fórmula en la celda I2 :

=COUNTIFS($A:$A,I$1,$C:$C,$H2)

Fíjense que necesitamos muchos más signos de $ en este caso porque estamos copiando la fórmula de abajo a arriba. La función COUNTIFS permite especificar hasta 128 pares de criterios, que es una combinación de los mencionados argumentos de rango y criterios que he discutido para COUNTIF .

Data Figure 4

Figura 4: Utilizar la función COUNTIFS para contar tanto los departamentos como las regiones.

Un tercer enfoque consiste en utilizar una tabla pivotante para resumir estos datos. En este caso, Excel se encargará de todo el trabajo pesado:

  1. Haz clic en cualquier celda de la lista, como la celda A1 .
  2. Activar el menú Insertar de Excel .
  3. Elija el comando PivotTable .
  4. Haz clic en OK cuando aparezca el comando Crear tabla dinámica.
  5. Haga clic en Departamento dentro de la lista de Campos de la tabla giratoria .
  6. Arrastre Región a la sección Columnas de la lista Campos de la tabla giratoria .
  7. Arrastre Región a la sección Valores de la lista Campos de la tabla giratoria .
  8. Excel crea instantáneamente un resumen que muestra uno de cada departamento y región.

Data Figure 5

Figura 5: Usar una tabla pivotante para contar los datos.

Las tablas pivotantes ofrecen varios beneficios en comparación con el uso de las funciones de las hojas de trabajo:

  • No es necesario eliminar los duplicados ya que Excel muestra automáticamente uno de cada artículo.
  • No hay fórmulas para escribir ya que Excel resume los datos automáticamente.
  • Excel añade filas y columnas de totales generales según sea necesario, lo cual puede manejarse mediante el comando Totales generales que aparece en el menú Diseño que está presente cuando se selecciona cualquier celda dentro de una tabla pivote.