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Usar una tabla pivotante de Excel para asignar números aleatorios

Periódicamente puede ser necesario asignar números al azar a una lista de empleados, como para sorteos o pruebas de drogas. En este artículo mostraré cómo puedes usar la función RANDBETWEEN junto con una tabla pivote de Excel para sacar un surtido aleatorio de empleados.

La función RANDBETWEEN se introdujo en Excel 2007 y tiene dos argumentos:

Usar una tabla pivotante de Excel para asignar números aleatorios
Usar una tabla pivotante de Excel para asignar números aleatorios
  1. Abajo – El número aleatorio más pequeño que podría ser asignado
  2. Arriba – El número aleatorio más grande que podría ser asignado

Así, una fórmula como =RANDBETWEEN(1.1000) generaría números aleatorios entre 1 y 1.000. Puede que estés familiarizado con la función RAND, que genera números aleatorios entre 0 y 1. Así, históricamente los usuarios de Excel elaboraban una fórmula como =RAND()*1000 para generar números aleatorios.

Tanto el RANDBETEEN como el RAND se conocen como funciones de hoja de cálculo volátil en Excel, lo que significa que el resultado cambia cada vez que se hace cualquier cambio en una hoja de cálculo de Excel. Para ver esta primera mano se pueden juntar algunos datos de muestra como se muestra en la Figura 1:

  1. En una hoja de trabajo en blanco escribe la palabra Empleado en la celda A1.
  2. Escriba la palabra “aleatorio” en la celda B1.
  3. Escriba la palabra Empleado1 en la celda A2.
  4. Utiliza la manija de llenado de la celda A2 para arrastrar el contenido de la celda hasta A21, lo que debería resultar en una serie de Empleado1 a Empleado20.
  5. Selecciona las celdas B2 a B21, escribe =RANDBETWEEN(1,1000) y luego presiona Ctrl-Enter para llenar todas las celdas a la vez.
  6. Los números cambiarán cada vez que presione F9, lo que recalcula la hoja de trabajo, o cuando edite cualquier celda dentro de la hoja de trabajo. Para congelar los números pulsa Ctrl-C.
  7. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda B2.
  8. Haga clic en el icono Pegar valores en Excel 2010 y posteriores. En Excel 2007 elija Pegar especial y luego haga doble clic en Valores.
  9. En este punto los números aleatorios son asignados permanentemente. Debido a su naturaleza volátil los números pueden cambiar una vez más cuando se pegan como valores.
  10. Haga clic en el comando Deshacer o presione Ctrl-Z para restaurar las fórmulas para que no tenga que volver a crearlas.

Figura 1: La función RANDBETWEEN asigna números aleatorios dentro de una hoja de cálculo.

Trabajar con números aleatorios puede parecer como intentar dar un blanco en movimiento, pero podemos usar una tabla pivotante en Excel para obtener un descanso de la acción, como se muestra en la Figura 2:

  1. Haz clic en cualquier celda de la lista de empleados.
  2. Activar el menú Insertar de Excel.
  3. Haga clic en el comando Tabla.
  4. Haga clic en Aceptar para convertir la lista en una tabla.
  5. Haz clic en Resumir con Tabla Pivotante en el menú Diseño.
  6. Haga clic en OK para crear la tabla pivotante.
  7. Haga clic en la casilla de verificación Empleado en la lista de campos de la Tabla Pivotante.
  8. Haga clic en la casilla de verificación Aleatorio en la lista de campos de la Tabla Pivotante.

Figura 2: Una tabla pivotante permite congelar números aleatorios manteniendo las fórmulas intactas.

A diferencia de las fórmulas de las hojas de trabajo, los resultados dentro de una tabla pivotante sólo cambian cuando se actualiza la tabla pivotante. Por lo tanto, esto nos permite “congelar” nuestros números aleatorios hasta que deseemos asignarlos de nuevo. La figura 3 muestra cómo elegir un grupo de 5 empleados de la lista, así como cómo elegir otro grupo aleatorio de 5 en cualquier momento:

  1. Haz clic en el botón Filtro en el campo Etiquetas de filas.
  2. Elija los filtros de valor.
  3. Elegí el Top 10.
  4. Establezca el número de empleados que desea ver, como 5.
  5. Haz clic en OK.
  6. La tabla pivotante ahora muestra los 5 empleados que tenían asignados los números aleatorios más altos.
  7. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla giratoria.
  8. Elija Refrescar.
  9. La tabla pivotante muestra un nuevo conjunto aleatorio de 5 empleados.

Figura 3: El filtro Top 10 dentro de una tabla pivote seleccionará automáticamente un conjunto aleatorio de empleados cada vez que refresque la tabla pivote.

Dado que usamos la característica de la Tabla con nuestra lista, en adelante puedes simplemente añadir nuevos nombres al final de la lista de empleados. La característica de la Tabla copiará automáticamente la fórmula de RANDBETWEEN hacia abajo. Cuando haga clic con el botón derecho y refresque la tabla pivote, cualquier nuevo empleado será incluido en el pool aleatorio.