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ZenPayroll añade contratistas a su servicio de nóminas en la nube

Por Jason Bramwell

Cuando ZenPayroll Inc., con sede en San Francisco, se lanzó en diciembre de 2012, su misión era llevar el poder del software moderno a la industria de la nómina a través de un servicio basado en la nube que es simple, fácil de usar, completo y accesible 24/7 desde cualquier computadora o dispositivo móvil.

ZenPayroll añade contratistas a su servicio de nóminas en la nube
ZenPayroll añade contratistas a su servicio de nóminas en la nube

“Gran parte de la industria de la nómina de hoy en día todavía se hace manualmente. Es por eso que algunas pequeñas empresas cada año son multadas por olvidar presentar el formulario 1099, reportar los salarios incorrectamente, o cometer errores de presentación con el gobierno”, Joshua Reeves, CEO y cofundador de ZenPayroll , dijo a AccountingWEB. “Al repensar fundamentalmente cómo funciona la nómina con un enfoque en la experiencia del usuario, somos capaces de entregar una nómina encantadora a través de una automatización que es fácil de usar, segura y que ahorra tiempo y dinero a las empresas”.

Después de recaudar 6,1 millones de dólares y recibir el respaldo de los directores generales de empresas como Yelp, Yammer y Dropbox, ZenPayroll se centró inicialmente en proporcionar a las empresas su servicio de nóminas basado en la nube para pagar a los empleados a tiempo completo. Sin embargo, el 12 de junio, la compañía lanzó el apoyo a los pagos de los contratistas.

Según la Oficina de Contabilidad del Gobierno de los Estados Unidos, casi 43 millones de trabajadores, o aproximadamente un tercio de la fuerza laboral de los Estados Unidos, son contratistas independientes. Proporcionar apoyo para los pagos a los contratistas fue uno de los servicios más solicitados que ZenPayroll recibió en los últimos meses, según Reeves.

“Encontramos que mucha gente, incluyéndonos a nosotros mismos con compañías anteriores que hemos dirigido, terminan haciendo cheques o usando PayPal u otros diversos mecanismos de pago para pagar a los contratistas. Ellos rastrean la cantidad pagada, cuando fue pagada, y a quién se le pagó en hojas de cálculo o en otros tipos de sistemas”, dijo Reeves. “Cualquier dueño de negocio que utilice ZenPayroll puede agregar contratistas a su sistema existente y, de manera muy similar al pago a sus empleados de tiempo completo, el pago del contratista es depositado directamente en la cuenta [del contratista]. En lugar de pagar a los empleados y a los contratistas por separado, todo se hace a través de un sistema. Todos esos datos se centralizan, y las empresas pueden ver en un solo lugar cuánto y cuándo pagaron a los contratistas”.

Cómo funciona

Inscribirse para usar ZenPayroll lleva unos diez o quince minutos, dijo Reeves. El servicio de nómina pide información específica al usuario, y esa información se introduce una sola vez.

Las compañías deben proporcionar a ZenPayroll el número de cuenta bancaria del contratista y el número de ruta para que el pago del contratista sea depositado directamente. Cuando un contratista está programado para ser pagado, el empleador hace clic en un botón de “pagar al contratista” en el panel de control del servicio. Se le pregunta al empleador cuánto debe pagar al contratista y, una vez ingresado ese monto, el contratista pronto recibe su pago.

Una vez que se añade un contratista al sistema, el empleador también puede registrar los pagos anteriores realizados al contratista antes de utilizar el servicio.

ZenPayroll mantiene la seguridad del banco, dijo Reeves. Los datos están completamente encriptados en reposo y en tránsito usando una encriptación de 256-bit secure sockets layer (SSL). La compañía emplea un firewall de última generación y tecnología de respaldo, y los datos residen en centros de datos de alta seguridad y acceso controlado.

“Pasamos todo el año pasado construyendo la plataforma para asegurarnos de que aprovechamos la seguridad de los bancos porque es una tarea muy crítica para los negocios. Siempre tiene que funcionar correctamente”, dijo. “Hemos hecho que decenas de millones de dólares pasen por este sistema, y a los clientes les encanta. Ellos twitean sobre ello y han validado nuestra creencia de que la nómina puede ser encantadora.

“Si lo piensas, los bloques de construcción subyacentes de la nómina son dos de los bloques de construcción más sorprendentes posibles”, continuó Reeves. “Dos de los momentos más felices del mes para los empleados o contratistas es cuando se les paga – para los contratistas, incluso pueden recibir más de dos veces al mes. Para el empleador, es la forma de recompensar a sus empleados o contratistas por todo el trabajo que han hecho.”

Otra característica del servicio es que crea automáticamente el formulario 1099 del contratista para fines de declaración de impuestos. Las empresas deben presentar el Formulario 1099 al IRS a fin de año para cualquier contratista que haya recibido más de $600 en salarios del empleador.

“Debido a que todos esos datos ya están almacenados en el sistema, el 1099 se imprime automáticamente. Lo enviamos al IRS, que es lo que hacemos para todas las declaraciones de impuestos, a través de eFax o e-file. Luego seguimos adelante y enviamos una copia al contratista”, dijo Reeves.

Los empleados y contratistas también reciben una cuenta de por vida en ZenPayroll, en la que pueden acceder al sitio web y ver su cuenta.

“Pueden cambiar el depósito directo, pueden revisar su historial de pagos y pueden ver el 1099 que creamos para ellos y de dónde vinieron esos datos”, dijo.

El precio del servicio es el mismo para los empleados y los contratistas. Una empresa paga 25 dólares al mes y 4 dólares al mes por cada empleado y contratista a tiempo completo. Cuando una compañía pasa de diez empleados y contratistas, la tarifa baja a $2 por cada persona adicional.

“La compañía obtiene un uso ilimitado, así que si quiere pagar a un contratista seis veces al mes, lo único que nos importa es cuánta gente tiene en el sistema”, dijo. “No hay cuotas adicionales o recargos, nada al final del año, y nada trimestralmente. Es sólo ese simple precio mensual”.

ZenPayroll para Contadores

Otro servicio que ofrece ZenPayroll, ZenPayroll para Contadores, fue lanzado en abril y permite a los contadores independientes, a los tenedores de libros independientes y a otros proveedores de servicios de back-office administrar las necesidades de nómina de múltiples compañías desde un tablero en línea.

“Estamos muy entusiasmados con la idea de dotar a esos individuos de un software moderno y ayudarles a construir sus negocios de servicios con más fuerza y éxito”, dijo Reeves. “Con el lanzamiento de los pagos a contratistas, estamos permitiendo a estos contables independientes y tenedores de libros ayudar a sus clientes a gestionar los contratistas”.

Anelya Grant, fundadora y contadora senior de AgAccounting , que proporciona servicios de contabilidad, teneduría de libros, corporativos y de impuestos a pequeñas y medianas empresas, dijo a AccountingWEB que su empresa ha utilizado ZenPayroll desde octubre de 2012.

“Es el mejor software de nóminas del mercado en este momento”, dijo. “Hace que hacer la nómina de pago sea mucho más fácil. En primer lugar, se encargan de archivar todos los documentos de impuestos de nómina estatales y federales. En segundo lugar, puedes añadir gente a la nómina y olvidarte de ella. Tienen una opción para la nómina automática, que hace depósitos directos automáticamente. Sólo tienes que configurar la nómina y todo es deliciosamente fácil.”

El servicio de nómina basado en la nube de ZenPayroll sólo está disponible actualmente en California, pero la expansión a nivel nacional es una de las principales prioridades de la compañía, dijo Reeves.

“Añadiremos apoyo para Florida, Nueva York y Texas el próximo mes, y estaremos en todo el país a finales de año. Nos expandiremos a Canadá el año que viene”, concluyó. “Sin embargo, los contratistas pueden ser localizados en todo el país. Por ejemplo, una empresa en California puede pagar a sus contratistas que viven en cualquier lugar de los Estados Unidos”.

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