A estas alturas, muchos contables se están cansando de oír el término «nube» y prefieren hablar sólo de «trabajo», pero trasladar funciones vitales de empresas y clientes al mundo de las nubes sigue implicando una planificación adecuada.
Dado que la tendencia general entre los profesionales de la contabilidad, en lo que respecta a la nube, es más sobre el «qué» y el «cómo» que sobre el «por qué», es necesario que primero veamos lo que de hecho funciona para otros profesionales que realizan casi todo lo que hacen en la nube.
Amanda Aguillard, contadora pública, directora de Aguillard Accounting LLC, realiza servicios de contabilidad y consultoría. La pequeña empresa se centra en el trabajo de contabilidad y teneduría de libros para más de 50 clientes, pero tiene una pequeña práctica fiscal y se ha centrado más en la creación de «ecosistemas» para las pequeñas empresas, trabajando con complementos de terceros, capacitación, documentación, sistemas y procesos para sus clientes. Como muchos contadores públicos, salió del mundo de las grandes empresas – en su caso una carrera en Deloitte – y dejó, en última instancia, de trabajar de manera diferente a como lo había hecho hasta entonces.
AccountingWEB habló recientemente con Aguillard sobre la creación de una práctica basada en la nube, y cómo otras empresas pueden tomar medidas prácticas para hacerlo, así como la forma en que ella abordó sus propias preguntas a lo largo del camino.
AW: ¿Cuáles fueron sus principales preocupaciones/consideraciones al trasladar las funciones de la empresa y del cliente a la nube?
Aguillard: Construí esta práctica en la nube desde el primer día. Sabía que lo más importante era la flexibilidad, la geografía y el tiempo. Necesitaba poder trabajar desde casa a veces, por ejemplo si mis hijos estaban enfermos o si yo estaba de viaje. Necesitaba ser capaz de hacer un trabajo facturable y no sólo revisar el correo electrónico. Cuando empecé, (la nube) era más sobre el almacenamiento de datos y la seguridad, muy reactiva. Necesitaba funcionar allí y no sólo almacenar cosas. Por lo tanto, necesitaba almacenamiento de documentos, pero también necesitaba un paquete de contabilidad para que la empresa trabajara con los clientes y una forma de comunicarse con el personal fuera de la oficina y hacer un seguimiento de mi trabajo facturable. También tenía que investigar qué complementos basados en el navegador funcionaban con los sistemas que teníamos. Tengo una contadora en Filipinas, y no está en nuestra zona horaria nunca, así que teníamos que tener herramientas para trabajar con ella también. La primera vez que elegimos (aplicaciones en la nube), a veces no funcionaban y hay que estar preparado para eso y dispuesto a intentarlo. Realmente hay muy poca barrera para entrar o salir con algunas de estas aplicaciones.
AW: Cuando se trata de la configuración, ¿cuáles son los primeros pasos que una empresa debe dar antes de comenzar el trabajo?
Aguillard: Tuvimos que poner el bolígrafo en el papel y escribirlo, y averiguar lo que necesitábamos específicamente. Si te estás convirtiendo de una empresa de «columnas de mármol», averigua qué sistemas tienes ahora y qué obtienes de ellos, luego busca un equivalente en la nube. Puede que no sea exacto, pero también puedes encontrar algo que haga tres cosas a la única cosa que uno hizo.
Encuentra un consultor que te guíe también, pero ve a conferencias técnicas o seminarios web dirigidos a contables. Fui a una conferencia de tecnología de CPA en Louisiana y vi aplicaciones de las que nunca había oído hablar, me senté en las sesiones, y alguien con conocimientos sobre ello me lo explicó todo. En este momento, hay muchos más expertos ahora, también. Pregúntele a otros contadores con ideas afines. Pregúntales qué les gusta de los informes, la integración… lo que necesites. Puedes hacer una búsqueda en Google; seguro que ayuda, pero quién sabe qué va a surgir y puede ser abrumador.
AW: ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para investigar a los vendedores con los que trabaja?
Aguillard: Definitivamente haz tus deberes, averigua cuáles son sus políticas de seguridad, y luego averigua cómo entra la información en el producto, cuáles son las integraciones, y cuán detalladas son (por ejemplo, si tienes un cliente minorista, cómo se ven los sistemas como Square, Clover, u otros sistemas de punto de venta en el sistema de contabilidad que tengo). Además, averigua cómo sacas la información, qué tipos de archivos utilizan y cuáles son sus políticas de recepción de archivos, especialmente si pasas del servicio.
AW: ¿Hay algo en este momento que no tenga sentido tener trabajando en la nube?
Aguillard: Ejecutamos todo excepto los impuestos en un navegador.Lo hacemos en una conexión Citrix, que no es exactamente la nube, pero nos permite trabajar remotamente en el producto completo. El software de impuestos es tan pesado y no hay muchos paquetes de impuestos basados en navegadores que hagan todo lo que necesito hacer, todavía.
Amanda Aguillard hablará en una sesión titulada Dominio del producto: estrategias de establecimiento donde discutirá las mejores prácticas para establecer su firma y clientes en Xero en la próxima conferencia de Xerocon SF 2016 del 15 al 17 de agosto.