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Xerocon: Cómo navegar por el ecosistema de la aplicación

Si trabajas en cualquier sistema de contabilidad, lo más probable es que empieces a sentirte un poco abrumado por todas las aplicaciones de terceros que dicen trabajar con ellos.

Digo “afirmación” porque la realidad es que la integración puede ser una cosa subjetiva; no todo lo que hay ahí fuera funciona necesariamente como se anuncia con tu sistema central u otras aplicaciones en un ecosistema. Esto no siempre es así, pero es bastante común que se necesiten soluciones alternativas o aprendizaje adicional para trabajar con la aplicación de terceros de tu elección.

Xerocon: Cómo navegar por el ecosistema de la aplicación
Xerocon: Cómo navegar por el ecosistema de la aplicación

La educación o las prácticas óptimas mencionadas suelen proceder de personas como Cristina Garza, que se encarga de dos prácticas contables, ambas de servicios de nómina y contabilidad. También es integradora de la nube y evalúa regularmente las necesidades de los clientes y examina el software y las aplicaciones en su nombre. Garza ha estado haciendo esto por seis años y actualmente tiene media docena de empleados y más de 150 clientes.

AccountingWEB le hizo recientemente algunas preguntas puntuales sobre los ecosistemas de aplicaciones de terceros, los problemas comunes de integración y cómo los profesionales de la contabilidad pueden navegar adecuadamente por el mercado, o ayudar a sus clientes a hacerlo.

AW: Parece que más que nunca hay un mercado masivo de aplicaciones de terceros. ¿Cómo aconsejar lo mejor?

Garza: Para nosotros empezaremos con las críticas.GetApp es muy bueno en eso. Miramos los rankings, miramos los mercados de aplicaciones, y vemos lo que dice la gente. Además, miraremos las necesidades del negocio. Necesitas saber las necesidades antes de poder asesorar, así que hacemos mucha diligencia primero. Además, no queremos que el software sea demasiado robusto. Hacemos preguntas importantes, como “¿Todo su personal tiene teléfonos inteligentes?” o “¿Cómo se registran en el trabajo todos los días?” y eso ayuda a comenzar en lugar de sólo decir, “Necesito una aplicación de seguimiento del tiempo”. Bien, aquí están los cinco primeros”.

AW: ¿Qué tipos de aplicaciones pueden ser más beneficiosas para que una empresa las considere?

Garza: Al adoptar el software, hay que mirar las necesidades internas: su software de contabilidad, su gestión de documentos a continuación, y luego ver lo que se prefiere y funciona con un sistema de contabilidad central o tiene un buen ecosistema. Sé que dependemos en gran medida de las herramientas de gestión de proyectos; utilizamos nuestro sistema actual como CRM (gestión de las relaciones con los clientes). Si trabajas con una tonelada de clientes y no tienes el sistema adecuado, se va a poner muy pesado muy rápido. Tiene que ser visual y fácil de usar. Quiero saber los puntos de contacto con un cliente, y quiero saber dónde están los proyectos.

AW: ¿Cuál es el problema más común que se plantea al integrar una aplicación de terceros con un programa o plataforma existente?

Garza: El problema más común es que el cliente no entiende realmente cómo funciona la integración. Puede que lean o se les hayan dicho las cosas de una manera, pero la realidad es otra. Haremos un gráfico sobre cómo se sincronizan las cosas y pondremos a todos en la misma página para que sepan qué esperar del software específico. Tienes que hacerlo de esa manera al principio del proceso.Es esencial tener a las personas adecuadas que entiendan cómo funciona o se supone que funciona la integración. Si trabajas con un cliente y no prestas atención, pueden surgir problemas, por lo que la forma en que funcionen las cosas un día puede no ser la adecuada. También tienes que hablar con la compañía de software.Quieren oír hablar de los problemas o de las cosas que deben cambiarse.

AW: ¿Cuáles son los “métodos alternativos” más comunes que escuchas que utilizan y explican los contadores?

Garza: Usamos Zapier para automatizar el proceso de integración, también Cloudpipes y OneSaas. Si la aplicación está lo suficientemente madura, normalmente hay integraciones naturales, pero podemos empujar la información hacia atrás y hacia delante en estas herramientas hasta que la aplicación o el editor haga el cambio. De lo contrario, se termina creando facturas en diferentes carpetas o programas, a veces incluso usando papel y otro software. También deberías ver cómo se produce la integración. Las cosas pueden ocurrir y romperse, y puede que no siempre necesites una solución. Simplemente llama a un socio tecnológico o al proveedor, también.

AW: ¿Cuánta “confianza” o seguridad hay en las aplicaciones recomendadas por los vendedores (es decir, en sus tiendas de aplicaciones o en su ecosistema)?

Garza: En mi experiencia, normalmente hay una tonelada de investigación y los desarrolladores tienen tiempo para arreglar los problemas. Además, normalmente hay revisiones de usuarios reales, no chistes ahí. Creo que TrustRadius también es muy bueno, y si conozco a algún colega que use un software, eso también es útil y honesto. No puedes tomarlo por la fe o la apariencia en una tienda de aplicaciones.

Cristina Garza hablará en una sesión titulada “ Ecosistema: Herramientas para la práctica” donde hablará más específicamente sobre el aumento de la productividad con herramientas diseñadas para una práctica escalable a la próxima conferencia de Xerocon SF 2016 del 15 al 17 de agosto.