A lo largo de los años, me han preguntado cómo usar condicionalmente los decimales con los números. En la primera parte de esta serie, utilicé un formato de números personalizado para lograrlo. Aunque la técnica es simple, también limita las pruebas que se pueden aplicar.
La segunda parte de esta serie utiliza la función MOD con formato condicional para mostrar los decimales sólo cuando un número incluye una cantidad fraccionaria. Esta vez explicaré cómo usar la función TRUNC en Excel para formatear condicionalmente los valores decimales para los porcentajes.
La función TRUNC elimina las partes fraccionarias de un número sin redondear. Por el contrario, la función INT también elimina las partes fraccionarias de un número, pero además redondea el número más pequeño.
No notarás esto con números mayores que cero, TRUNC e INT devolverán el mismo valor. Sin embargo, TRUNC e INT devolverán valores diferentes para los números que sean menores que cero, como se muestra en la Figura 1.
TRUNC e INT sólo funcionan con más de 1 o menos de -1, por lo que las fórmulas de la figura 1 se multiplican y dividen por 100 para permitir que la función realice el cálculo, y luego restauran las cantidades a valores decimales.
Figura 1: TRUNC e INT son similares pero devuelven resultados diferentes para los números negativos.
Nuestro objetivo será mostrar un número como el 0,87 como 87%, mientras que mostrar un número como el 0,8325 como 83,25%. Si usamos la sección de números en el menú de Inicio, obtenemos una opción de presentar ambos números como 87% y 83%, respectivamente, o 87.00% y 83.25%. Como en la parte 2 de esta serie, la respuesta se encuentra en la función de formato condicional de Excel.
Para probar esta técnica, cree una hoja de trabajo en blanco en Excel y luego, como se muestra en la Figura 2:
- Introduce un rango de valores decimales en las celdas A1:A4, como 0,87, 0,8325, 0,7252 y 0,91.
- Selecciona la celda o celdas que quieras formatear condicionalmente, en este caso la celda A1:A4.
- Elija Formato condicional en el menú Inicio.
- Elija una nueva regla.
Figura 2: El formato condicional permite aplicar el formato de las variables a las celdas de la hoja de trabajo.
Los pasos continúan en la Figura 3:
- Elija Usar una fórmula para determinar qué células formatear.
- Introduzca la siguiente fórmula:
=TRUNC(A1*100)=A1*100
Nota: Si haces clic en la celda A1 mientras escribes esta fórmula, Excel añadirá signos de dólar para que la referencia de la celda se convierta en $A$1. Si es así, pulsa la tecla F4 tres veces para eliminar la referencia absoluta. Si no lo hace, todas las celdas que seleccionó derivarán su formato basándose en la celda A1.
- Click the Format button.
- Elija el porcentaje.
- Ajuste el número de decimales a 0 (cero).
- Click OK para cerrar el cuadro de diálogo de Formato de Células.
- Click OK para cerrar el cuadro de diálogo de la nueva regla de formato.
Figura 3: La fórmula que se muestra evitará que los ceros arrastrados se muestren dentro de un porcentaje, por lo que .87 aparecerá como 87% en lugar de 87.00%.
A continuación, añada una segunda regla de formato condicional para mostrar dos decimales para todos los demás números. Selecciona las celdas A1:A4 si es necesario, y luego lleva a cabo los pasos anteriores con dos excepciones:
- Usa esta fórmula cuando llegues al paso 5
- Ajuste el número de decimales del paso 8 al nivel deseado, típicamente 1 o 2.
En este punto, asumiendo que especificó dos lugares decimales para la segunda regla, las celdas A1 a A4 deben mostrar 87%, 83,25%, 72,52% y 91%, respectivamente, como se muestra en la Figura 4. Observe que el Formato condicional sustituye al formato que puede aplicar a las celdas por medio de la sección de números del menú Inicio de Excel o del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Para eliminar el formato condicional, puede utilizar el comando Borrar formatos en el menú Inicio de Excel, o utilizar los pasos que se muestran en la Figura 4:
- Elija Formato condicional en el menú Inicio.
- Elija Reglas claras.
- Elija Reglas claras de toda la hoja, o si desea ser más selectivo, Reglas claras de las celdas seleccionadas.
Figura 4: El formato condicional puede ser fácilmente eliminado de una hoja de trabajo completa o sólo de las celdas seleccionadas.
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