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Visualización condicional de los decimales en Excel: Parte 2

Por David Ringstrom, CPA

En la primera parte de esta serie mostré cómo usar un formato de número personalizado para mostrar condicionalmente los decimales. Aunque la técnica es simple, la desventaja es que puede no funcionar en todas las situaciones. Por ejemplo, los formatos de números mostrados en la Parte 1 mostrarían 0,75 con dos decimales, pero redondearían 4.200,75 hasta 4.201, ya que 4.200,75 es mayor que 1. En este artículo, describiré cómo usar la función de formato condicional de Excel para manejar casi todas las situaciones imaginables.

Visualización condicional de los decimales en Excel: Parte 2

La función de formato condicional de Excel está disponible en la pestaña Inicio de Excel 2007 y posteriores para Windows, así como en Excel 2011 para Mac, o en el menú Formato de Excel 2003 y anteriores. Puede establecer hasta 64 niveles de Formato condicional en Excel 2007 y posteriores, o 3 niveles en Excel 2003 y anteriores.

El formato condicional ofrece una asombrosa gama de capacidades, pero hoy me centraré en una técnica específica en la que usaremos la función MOD para identificar cuándo debe aplicarse nuestro formato condicional. La función MOD toma esta forma:

=MOD(número,divisor)

Según la documentación de ayuda de Excel, la función MOD “devuelve el resto después de que un número sea dividido por un divisor”. Dicho de otra manera, MOD devuelve la cantidad a la derecha del decimal. Por ejemplo, en este caso, MOD devolvería cero porque dos se divide por igual en cuatro:

=MOD(4,2)

A la inversa, esta fórmula daría un 0,5 porque dos no se dividen en tres por igual:

=MOD(3,2)

Dado que MOD devuelve cero o una cantidad, podemos usarlo para mostrar condicionalmente los decimales. Simplemente dividiremos la cantidad en una celda por 1. Si la celda contiene un número entero, MOD devolverá cero, de lo contrario devolverá la porción decimal del valor de la celda. De esta manera, condicionalmente daremos formato a las celdas sin decimales o con dos decimales.

Figura 1: Se pueden visualizar condicionalmente los decimales mediante la función MOD.

Para aplicar el formato condicional, introduzca los números en las celdas A1 a A3, como se muestra en la figura 1, y luego lleve a cabo estos pasos:

1. Seleccione la celda o celdas que desea formatear condicionalmente.

2. Acceda a la función de formato condicional:

  • Excel 2007 y posteriores: Elija Inicio, Formato condicional, Nueva regla, y luego utilice una fórmula para determinar qué celdas formatear.
  • Excel 2003 y anteriores: Elija Formato y luego Formato condicional.
  • Excel 2011 para Mac: En la pestaña Inicio, elige Formato condicional y luego Nueva regla, o elige Formato y luego Formato condicional en el menú y luego haz clic en el signo más. Cuando aparezca la ventana Nueva regla de formato, elija Clásico en la Lista de estilos y luego especifique Usar una fórmula para determinar las celdas a formatear.

3.Introduzca la siguiente fórmula:

=MOD(A1,1)=0

4. Haga clic en el botón Formato, haga clic en la pestaña Número, elija 0 decimales, seleccione Usar separador de 1000 (,) y luego haga clic en Aceptar dos veces.

5. Añade la segunda condición:

  • Excel 2007 y posteriores, Excel 2011 para Mac: Repita los pasos 2 a 4, pero esta vez utilice la fórmula =MOD(A1,1)<>0 para el paso 3 y especifique dos decimales en el paso 4.
  • Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Formato condicional y luego haga clic en Añadir. Especifique =MOD(A1,1)<>0 para la Condición 2, y luego realice el paso 4, pero especifique dos decimales.

Una vez aplicado, se puede eliminar fácilmente el formato condicional:

  • Excel 2007 y posteriores: Selecciona una o más celdas, y luego elige Inicio, Formato condicional, y haz una selección en el menú Reglas claras.
  • Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Formato condicional, Borrar, y luego elimine cualquier condición no deseada.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .