La simple tarea de mostrar los decimales a veces causa angustia a los usuarios de hojas de cálculo. Si tienes una lista de números grandes y pequeños, hay tensión entre redondear los números pequeños a valores enteros y hacer que los números grandes sean más difíciles de leer añadiendo dos ceros finales.
En este artículo, describiré cómo añadir decimales a petición mediante el uso de un formato de número personalizado. En la segunda parte de esta serie, demostraré una alternativa que utiliza la función MOD junto con la función de formato condicional de Excel.
La figura 1 muestra un informe de muestra con cifras de ventas. Las columnas C y D muestran ambas cantidades de moneda, por lo que se puede aplicar el mismo formato a todas las celdas de esas columnas. Sin embargo, en la columna A, en lugar de mostrar la cantidad en la celda A2 como 3.383,00, nos gustaría presentarla como 3.383, pero simultáneamente mostrar la cantidad en la celda A3 como 0,50.
Figura 1: Puedes mostrar condicionalmente los decimales mediante un formato de número personalizado.
Como se muestra en la figura 1, el enfoque más simple de nuestra tarea es crear un formato de número personalizado:
1.Seleccione las celdas a las que desea aplicar un formato de número condicional.
2. Presione Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas. En Excel 2007 y posteriores, puede hacer clic en el botón Número de la pestaña Inicio, como se muestra en la Figura 1. O, en Excel 2003 y Excel para Mac, elige Formato y luego Celdas.
3. 3. Elija Personalizar en la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.
4. Introduzca el siguiente código de formato en el campo Tipo:[>=1]#,##0;[
5. 6. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
6. Como muestra la figura 1, ahora los números inferiores a 1 se mostrarán con dos decimales. Sin embargo, como suele ocurrir en Excel, este sencillo enfoque puede producir un efecto secundario involuntario. Si cambias el valor de la celda A2 a 3383,75, Excel mostrará 3.384 en lugar de 3.383,75. (En la segunda parte de esta serie daré una solución a esto por medio de la función de formato condicional de Excel y la función MOD de Excel).
Cualquier discusión sobre formatos de números personalizados, como el que se muestra en la figura 1, puede profundizarse rápidamente, por lo que sólo puedo ofrecer la más breve de las explicaciones en este artículo. En este caso, he creado un formato de número condicional que prueba dos condiciones diferentes:
- [>=1] – Esta prueba determina si el número en la celda es mayor o igual a 1. Si es así, entonces Excel formatea el número para mostrar comas según sea necesario para miles, millones, y así sucesivamente, sin decimales.
- [
En los formatos de números personalizados, # indica los marcadores de posición que se utilizarán cuando sea necesario, mientras que 0 indica que se mostrará un número real o un marcador de posición de cero. Las pruebas condicionales como las que hemos usado se colocan entre corchetes, y cada conjunto de condiciones está separado por un punto y coma. La Figura 2 muestra cómo puede aplicar el formato de número personalizado que ha creado a otras celdas de la hoja de trabajo o eliminarlo de la lista cuando ya no lo necesite.
Tenga en cuenta que los formatos de números personalizados como el que se muestra en la Figura 1 sólo se aplican a un libro de trabajo determinado, por lo que tendrá que crear los formatos de nuevo si necesita esta funcionalidad en otras hojas de cálculo también.
Figura 2: Puedes aplicar fácilmente formatos de números personalizados que crees de nuevo en el futuro.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .