La mayoría de las empresas de contabilidad experimentan un pánico de abril. Una vez que los impuestos son presentados, nos reagrupamos y dejamos que los negocios sigan su curso. De alguna manera, septiembre se acerca sigilosamente a muchas empresas año tras año, provocando una histeria que hace que abril parezca completamente cuerdo. Si esto es cierto para su empresa, puede ser el momento de reconsiderar su enfoque.
Percepciones de los clientes sobre el pánico de última hora
Abril es el mes que la mayoría de los contadores asocian con cargas de trabajo demencial, pero septiembre y octubre llegan fácilmente en un segundo plano. Todos hemos visto e incluso hemos sido parte de historias de horror sobre los meses de septiembre y octubre. Muchos contadores posponen el contacto con los clientes hasta las semanas inmediatamente anteriores a las fechas límite; algunos clientes exacerban el asunto. Se entrega el papeleo necesario hasta la hora undécima. Los contadores saben que las semanas previas al plazo de presentación de septiembre son intensas, pero los clientes no. El resultado es que su firma puede parecer desorganizada e incluso poco profesional, causando que sus clientes se pongan nerviosos si no maneja los negocios de septiembre mucho antes de la fecha límite.
Planeando para un septiembre racionalizado
Si estás cansado de trabajar 24 horas al día en las semanas previas a las fechas límite, hay algunas cosas que puedes hacer. Primero, involucra a tu equipo. Es probable que tengas juniors e internos que pueden hacer mucho trabajo de campo para ti. En segundo lugar, comienza tu crisis de septiembre temprano. Si te tomas en serio estos regresos en mayo, deberías estar casi listo para cuando las hojas giren. Por último, mantente organizado. Instituye una estructura de estilo de flujo de trabajo u otra estructura de tiempo que funcione para ti e insiste en que los demás la respeten. Muchas firmas de contadores públicos están instituyendo estas prácticas en todo el negocio y encuentran que aumentan la satisfacción del cliente mientras disminuyen el estrés de los empleados.
Cuando el cliente es el problema
Muchos contadores públicos tienen una buena razón para deslizarse justo antes de la fecha límite. Los clientes a menudo no devuelven las llamadas de forma expeditiva. Pueden demorarse en entregar la documentación y los recibos necesarios. Algunos clientes tienen que ser perseguidos casi como un fugitivo, lo que es suficiente para que muchos contadores públicos tomen sus casos menos en serio hasta que los plazos se acercan. .
Si tu problema es el cliente, es hora de tomar medidas enérgicas. Dale a los clientes plazos firmes para entregar el papeleo y darte la información necesaria para hacer tu trabajo. Muchos contadores públicos han entrenado a los clientes para que entreguen el papeleo en el último minuto, así que tendrás que entrenar a tus clientes para que hagan lo contrario. Esto le permitirá dar un excelente servicio a todos sus clientes sin una semana de locura antes de cada plazo.
Si sigues estas recomendaciones, el único crujido en tu caída debe ser el de las manzanas y el de las hojas crujientes bajo tus pies. No hay razón para dejar que cada década se convierta en una fuente de ansiedad y pánico para usted, sus compañeros de trabajo y sus clientes.