Los autónomos y otras personas que viajan por motivos de negocios pueden deducir los gastos reales de su coche. Sus artículos deducibles incluyen gasolina, aceite, neumáticos, reparaciones, etiquetas de licencia, cuotas de registro, seguro, alquiler de garaje, pagos de arrendamiento, cuotas de estacionamiento, peajes y depreciación.
Como alternativa a la cancelación de los gastos reales, pueden reclamar una tasa de kilometraje estándar que se ajusta anualmente para reflejar la inflación. Mientras que el gas es un factor importante en la cifra opcional, el IRS también considera otros elementos, como el seguro y el precio de los vehículos nuevos. (Para ser claros, la agencia define «coches» para incluir furgonetas, camionetas y camiones de reparto).
La ventaja de la tasa opcional es que elimina la carga adicional de rastrear los costos reales; sólo es necesario llevar registros de los kilómetros recorridos en el año en cuestión. La tarifa estándar es de 53,5 centavos por milla para 2017, por debajo de los 54 centavos para 2016.
La tasa de kilometraje es un punto de referencia utilizado por los gobiernos federales y estatales y muchos empleadores para reembolsar a los empleados por su kilometraje. Los empleados pueden deducir los gastos reales que excedan los reembolsos.
Además de reclamar los gastos reales o la asignación de kilometraje, recuerde tomar una deducción separada para las tarifas de estacionamiento, así como los peajes de puentes, túneles y autopistas que paga mientras está de viaje de negocios.
Un ejemplo de conducción de negocios: Para 2016, Doris conduce 10.000 millas y paga 200 dólares por estacionamiento y peajes. Su deducción permitida es de 5.600 dólares (5.400 dólares [10.000 x 54], más 200 dólares).
Los auditores de la agencia a menudo cuestionan los gastos del coche. Aceptan deducciones de la tarifa estándar sólo cuando hay registros adecuados que corroboran los kilómetros recorridos. Para estar seguros, lleva un diario de la guantera u otros registros que indiquen por qué y cuán lejos fuiste y qué pagaste por el estacionamiento y el peaje. Las entradas de los diarios son más persuasivas cuando se hacen cerca de cuando ocurren los viajes, no cuando se acercan los plazos de presentación.
Los auditores también son implacables si no se respetan los límites de velocidad. Tiran las deducciones por las multas de tráfico.
El Wall Street Journal del 15 de febrero de 2015, cita el ejemplo de un contador que «tuvo que reconstruir los registros utilizando una agenda y los mapas de Google tres años después del hecho para ayudar a un representante farmacéutico a apoyar una deducción de 50.000 dólares que había reclamado en la Lista C».
Kilometraje para la atención médica. Las reglas de cancelación son menos generosas para las personas que necesitan atención médica y conducen hacia y desde los médicos, clínicas, hospitales y similares, o cuando se mudan por razones relacionadas con el trabajo y utilizan sus coches para transportarse a sí mismos, a los miembros de sus hogares o a sus pertenencias. Pueden deducir los costos reales de la gasolina y el petróleo o una tarifa estándar. Para 2017, son 17 centavos, por debajo de los 19 centavos de 2016. Los peajes y las tarifas de estacionamiento también están permitidas.
Millaje y otros gastos de caridad. Esas reglas son muy poco exigentes para las personas que utilizan sus coches para prestar servicios a organizaciones caritativas que cumplan los requisitos, como escuelas e instituciones religiosas. Pueden deducir los costos reales de gas o petróleo o una tarifa estándar. Son 14 centavos para 2016 y 2017, una tasa fijada permanentemente por la ley.
A menudo se pasan por alto otros gastos de beneficencia no reembolsados. Los artículos que pueden ser cancelados van desde llamadas telefónicas para el equipo de debate de la escuela secundaria local hasta la limpieza en seco del uniforme de un maestro scout.
Feliz año nuevo. Mis mejores deseos a mis lectores para un feliz año nuevo. Como alguien que mantiene a sus acreedores a raya sólo porque tiene cierto talento para desmitificar el Código de Rentas Internas, sería negligente en el cumplimiento de mis obligaciones con ustedes si no tuviera en cuenta que el «año» incluye, pero no se limita a, todos los años naturales, fiscales y sujetos a impuestos.*
*Consistente con la oscuridad de Joycean de la Sección 441 del Código, «año fiscal» incluye los años fiscales regulares y cortos, así como los años fiscales que tienen 366 días.
Artículos adicionales . Un recordatorio para los contables que agradecerían consejos sobre cómo alertar a los clientes sobre las tácticas que recortan los impuestos para este año e incluso dan una ventaja para el próximo: Profundizar en el archivo de mis artículos (más de 160 y contando).
Manténgase competitivo con sus colegas contadores que recurren a los artículos cuando, por ejemplo, mantienen correspondencia con los clientes o quieren mostrarles cómo esquivar ágilmente los escollos y a la vez capitalizar las oportunidades de disminuir, retrasar o profundizar en los pagos de cantidades considerables que, de otro modo, engrosarían las arcas del IRS.
También tenga en cuenta los artículos cuando se esfuerce por construir el reconocimiento de su nombre, un objetivo que sólo se puede alcanzar eligiendo e implementando estrategias que lo diferencien de la competencia feroz. Use los artículos para preparar charlas para el público, como dueños de negocios, inversores y jubilados.