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Utilice las opciones avanzadas para exportar los informes de QuickBooks a Excel

Si usted es como la mayoría de los contadores, a menudo necesita exportar un informe de QuickBooks a Excel para hacer más análisis. El problema es que continuamente hacemos los mismos cambios en las hojas de trabajo exportadas en Excel. Borramos la Guía de Exportación de QuickBooks, eliminamos columnas adicionales, eliminamos el encabezado y agregamos etiquetas de filas. ¿Te suena familiar? ¿Hay alguna solución?

Considere las opciones avanzadas de Excel en QuickBooks. En este artículo te mostraré cómo ahorrar tiempo en tareas tediosas y repetitivas con sólo unos pocos clics. (Estas instrucciones son para las versiones de escritorio de QuickBooks-Enterprise, Premier y Pro).

Utilice las opciones avanzadas para exportar los informes de QuickBooks a Excel

Comienza ejecutando un informe en QuickBooks que quieras exportar a Excel. Haga clic en Excel y seleccione Crear nueva hoja de trabajo.

Figure 2

Figura 1. Aparece la ventana Enviar informe a Excel . Selecciona Avanzado.

Figure 3

Figura 2. Aparece la ventana Opciones avanzadas de Excel .

Aquí están las siete opciones clave, como se muestra arriba, y cómo puedes usarlas:

  1. Espacio entre columnas. ¿Cuántas veces has tenido que borrar las columnas extra en blanco en Excel? Sólo desmarca el cuadro junto a Espacio entre columnas y esas molestas columnas no aparecerán en tu hoja de cálculo de Excel.
  2. AutoFit . Esto permitirá que los anchos de columna en Excel muestren todos los datos.
  3. Congela los paneles. Esto mantiene los encabezados y etiquetas visibles en Excel. Una gran opción para trabajar con informes extensos.
  4. Auto contorno y auto filtrado. Esto es especialmente útil si quieres analizar y clasificar datos en QuickBooks. Auto Contorno le permite colapsar y expandir una sección del informe dentro de Excel. Autofiltrado le permite filtrar los datos dentro de Excel eligiendo de una lista desplegable en la parte superior de cada columna.
  5. Guía de exportación de QuickBooks. Desmarca esta casilla para que QuickBooks no añada la hoja de cálculo extra en Excel con pistas de exportación.
  6. Mostrar la opción de encabezamiento del informe. Me alegro de que esta función esté disponible. En el pasado, el encabezado del informe no era visible en Excel. Si eres como yo, probablemente exportaste un informe y pasaste unas horas editándolo. Luego le enviaste por correo electrónico a tu jefe el informe sólo para darte cuenta de que olvidaste cambiar el encabezado. Tu jefe está confundido y tú estás avergonzado. Haz clic en la opción para mostrar el encabezado del informe en el informe impreso y en la pantalla y nunca más tendrás ese problema.
  7. Repita las etiquetas de las filas en cada página. Esto configurará automáticamente las etiquetas de las filas en cada página cuando se imprima desde Excel. Es útil cuando tienes un informe de más de una página.

Haga clic en OK para confirmar sus selecciones.

He aquí un ejemplo de un informe que normalmente se exportaría de QuickBooks si no se cambian las características avanzadas de exportación.

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Figura 3. Informe sin las características avanzadas cambiadas.

En contraste, aquí hay un informe exportado de QuickBooks a Excel después de hacer algunos cambios en las características avanzadas de exportación.

Figure 5

Figura 4. Informe con características de exportación avanzadas personalizadas.

Lo mejor es que QuickBooks recuerda las opciones de Exportación Avanzada que ha configurado para no tener que seguir haciendo los mismos cambios una y otra vez.

La próxima vez que exporte de QuickBooks a Excel, recuerde usar las opciones de Exportación Avanzada. Verás lo fácil que es y te sorprenderás al momento de guardar.

Sobre el autor:

Veronica Wasek es una Asesora de QuickBooks Certificada Avanzada ProAdvisor, una CPA, una oradora pública, y miembro de la Red Nacional de Entrenadores/Escritores Intuitivos. Veronica es la fundadora de VM Wasek CPA, LLC, una firma centrada en QuickBooks que se especializa en la creación, capacitación, limpieza, consultoría y contabilidad de QuickBooks personalizados. El blog de Veronica, http://5MinuteBookkeeping.com, ofrece consejos, videos y tutoriales para que las pequeñas empresas puedan hacer su contabilidad en tan sólo cinco minutos al día usando QuickBooks Online.