Por Erin Cheever
Comunicación. Una palabra tan simple. ¿Pero es realmente tan simple? Con todos los tipos de comunicación que se usan hoy en día en el mundo de los negocios no podría ser más compleja. Tantas reglas de comunicación. Tantos tipos de comunicación. Desde la comunicación no verbal hasta la palabra escrita de la comunicación, la lista es interminable, difícil de seguir, y cada proyecto o situación considera un plan de comunicación particular a seguir. ¿Cómo es tu plan de comunicación? ¿Cuáles son las reglas por las que vives? ¿Qué debe suceder, o no suceder, para no sólo hacer que tu proyecto funcione realmente, sino para que tenga éxito?
En este artículo cubriré las cinco reglas de comunicación con las que vivo cuando comienzo un proyecto y lo que lo impulsa a lo largo de todo el proceso.
La palabra escrita en la comunicación
Mientras que la mitad de su comunicación será oral, la otra mitad se expresará a través de palabras escritas, como correos electrónicos, hojas de cálculo o informes. Al estructurar sus formas de comunicación escrita, hay varios elementos diferentes que deben entrar en juego para asegurarse de que su mensaje sea claro y conciso.
Primero, debes decidir qué tipo de comunicación escrita es la mejor para la situación y decidir quién es tu público. ¿Necesitarás enviar un simple correo electrónico? ¿La situación requiere la elaboración de un informe detallado? ¿Hablarás con el dueño de la empresa o con el personal de TI? Dependiendo de su audiencia y la estructura de su documento, su mensaje y el tono variarán.
En segundo lugar, es muy importante dividir el texto para que sea escaneable y fácil de leer. Quieres que tu destinatario sea capaz de elegir la información clave con sólo escanear el documento.
Tercero, repasar tus habilidades gramaticales antes de empezar la comunicación escrita con alguien te beneficiará a largo plazo. Proporcionando a tus clientes una escritura probada y libre de errores puedes estar seguro de que verán tu profesionalidad en el proyecto. Si la corrección de pruebas y la revisión gramatical no son tu fuerte, asegúrate de tener a alguien con quien trabajes que pueda ayudarte a asegurarte de que la información que envías está planificada, organizada y, lo que es más importante, sin errores.
La escucha es la clave
La mayoría de las personas se consideran buenos oyentes, pero en realidad, la mayoría no lo son. Claro, escuchan lo que dices, pero ¿realmente toman la información que sale de tu boca? ¿Entienden lo que intentas decirles? Escuchar en el mundo de la comunicación es tan importante como la parte de hablar. En algunas situaciones, es la parte más importante. Debes entender y recibir los mensajes que te llegan tanto como la información y los mensajes que estás enviando. Intenta escuchar activamente lo que tus clientes quieren. Involúcrate con sus necesidades y entiende sus deseos para el proyecto en cuestión. Despeja tu mente de todos los demás pensamientos y preocupaciones y sabe cuándo callarte y no interrumpir. Siga su plan de escucha activa y muestre a sus clientes que ellos y sus proyectos están en la cima de su lista de prioridades.
La planificación es esencial
Un plan. ¿Debemos tener siempre un plan cuando empezamos un proyecto? No, pero si quieres llevar tu proyecto al siguiente nivel y celebrarlo con champán al final, entonces sí, siempre debes tener un plan. Un plan no siempre tiene que ser un plan estratégico o de negocios detallado (aunque debería serlo al principio del proyecto), pero siempre tienes que hacerte estas preguntas: ¿Quién necesita qué, qué necesita, cuándo lo necesita? ¿Cuánto detalle o falta de detalle debo proporcionar? ¿Puede ser un simple correo electrónico, o debo enviar una hoja de cálculo o un informe junto con él? ¿Con qué tipo de persona estoy hablando? ¿Cuáles son mis obstáculos? ¿Cuáles son mis desafíos? Afronta el quién, el qué, el dónde, el cuándo, el por qué y el cómo y verás el valor de la planificación antes de que tomes medidas en tu proyecto.
Identificando sus barreras
Hay tantos obstáculos y barreras, ya sean basados en la personalidad, en la cultura o en la política, que hay que superar y reconocer cuando te preparas para comunicarte con alguien. Darse cuenta de que no todos requieren la misma cantidad o incluso el mismo tipo de información le ayudará a saber cómo elaborar mejor su mensaje y obtener las respuestas que necesita. En Boomer Consulting nuestro conocimiento de Kolbe y el uso de Kolbe A para determinar los estilos de comunicación nos ha ayudado a saber cómo podríamos cambiar nuestros métodos de comunicación dependiendo de con quién estamos hablando. Hemos determinado que si puedes aprender a cambiar tu plan de comunicación y adaptarlo a cada uno de tus clientes en base a sus estilos de aprendizaje, puedes cambiar la forma en que se juega.
Golpeando alrededor del arbusto
Esta regla es simple y es algo que tu madre debería haberte dicho cuando eras niño. Sé clara. Sé conciso. Sé directa. Sé sincera y di lo que quieres decir. Punto.
Cada uno tiene su propio conjunto de reglas y listas de control a seguir para ofrecer una gran comunicación. Identifica tu propio plan de comunicación personal y observa cómo puedes mejorar tus habilidades de comunicación y desarrollar los pasos que debes dar para llevar tus proyectos más allá de lo que podrías haber imaginado.
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Sobre el autor:
Como gerente de proyectos de Boomer Consulting Inc., Erin Cheever planifica, organiza, asegura y administra los recursos para las muchas áreas de servicio y programas de la empresa. Además de proporcionar asistencia y comunicación constante con clientes y patrocinadores, sirve como enlace para eventos.