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Usando la característica de multimoneda en QBO

Recientemente activé la función de multidivisas en el archivo de QuickBooks Online de un cliente y aún estoy aprendiendo a usarla. En este artículo, ofreceré algunas observaciones como nuevo usuario de esta función y cosas a considerar si cree que uno de sus clientes puede beneficiarse de la multidivisa.

Haz tus deberes

Usando la característica de multimoneda en QBO
Usando la característica de multimoneda en QBO

Lee los artículos y documentos de Intuit sobre la multidivisa antes de pulsar el interruptor. Las consideraciones incluyen:

  • Una vez que lo enciendes, no puede ser apagado.
  • Debe indicar una moneda local (USD, CAD, etc.) para el archivo QBO.
  • Si utiliza aplicaciones de terceros, investigue cómo podrían verse afectadas con la multimoneda habilitada.
  • Entienda que tiene que crear Clientes en cada moneda; más discusión sobre esto a continuación.
  • Comprender los detalles de la ganancia/pérdida de los tipos de cambio.

Nota: Este artículo asumirá que la moneda local del archivo QBO es el dólar americano, o USD.

Cosas que me gustan de la multimoneda

1. Crea facturas con los iconos de moneda adecuados. Mi cliente factura algunas de sus costumbres en Euros, algunas en Libras Esterlinas. Una vez que encendimos la multidivisa, las facturas de QBO ahora se muestran en Euros, en lugar del signo “$” en las facturas, o indica “GBP” y el signo “£” para Libras Esterlinas. Esto hace que la factura parezca más profesional y evita la confusión del cliente sobre en qué moneda se le está facturando.

2. Autocorrección en las cuentas por cobrar. Lo que quiero decir con esto es que si tu moneda es el USD, y creas una factura en, digamos, Euros, tu informe de deudores convertirá la moneda entre bastidores y mostrará la cantidad a pagar convertida en USD. Eso es útil.

3.Proporciona la contabilidad adecuada para las ganancias y pérdidas de los tipos de cambio. Cuando el tipo de cambio impacta en la cantidad recibida en USD, la diferencia (Ganancia o Pérdida) será calculada automáticamente y poblada en una nueva cuenta de Otros Gastos, la cual es creada automáticamente cuando se habilita la multidivisa, llamada “Ganancia o Pérdida de Tipo de Cambio”.

Cosas que no me enloquecen en la multimoneda

1. Doble problema: Los clientes. Si tu archivo tiene clientes globales que quieren que les factures en su moneda local, tienes que configurar un cliente para cada moneda. Por ejemplo: Global Industries (USD) y Global Industries (Euros) serían dos clientes diferentes.

Más tarde, esto impacta los informes. Si ejecutas un informe de “Ventas por cliente” para Industrias Globales, mostrará todas las ventas en tu moneda local – QB convierte las monedas recibidas a cantidades en USD. Eso es bueno.

Sin embargo, digamos que previamente le ha facturado a este cliente en Euros antes de activar la multidivisa. Tal vez usted creó una factura en un documento de Word, o envió la factura de QBO, con el signo “$” de USD, pero escribió en algún lugar de la factura una nota para que el cliente pagara en Euros.

Luego hizo una entrada manual para contabilizar la ganancia o pérdida del intercambio. Recuerde que a todos los clientes que ya estén en el archivo QBO cuando habilite la multidivisa se les asignará la moneda local, en este caso el USD. Ahora tendrá que crear un segundo registro de Cliente en Euros, para el mismo cliente.

2. Doble problema: Vendedores. La misma situación que arriba, pero para los vendedores.

3. Doble problema: Informar. Así que ahora puede tener dos registros de Clientes o dos de Proveedores, uno en la moneda nacional y otro en la extranjera. Ahora se puede poner difícil cuando se ejecutan los informes.

Si ejecutas, digamos, un informe de “Ganancias y Pérdidas por Cliente”, para ver la rentabilidad de Industrias Globales este año, puedes filtrar el informe y seleccionar tanto Industrias Globales (USD) como Industrias Globales (Euros), aunque estén en dos monedas diferentes, y el informe será en USD. Sin embargo, si ejecuta un informe de “Ventas por cliente”, obtendrá una cantidad de ingresos diferente, porque este informe incluye la cantidad de “Ganancia o pérdida por cambio de divisas” en el total de ventas (si fue una ganancia), mientras que el P&L mantiene la ganancia o pérdida por cambio de divisas como otro gasto – por lo que las cifras de ventas no coincidirán entre los dos informes.

4. La Ganancia o Pérdida de Intercambio no tiene Clase. Si utiliza el seguimiento de clases, he observado que las cantidades creadas automáticamente que van a la cuenta de Ganancia o Pérdida de Cambio Otros Gastos no tienen un campo de Clase. Por lo tanto, cualquier cantidad en esa cuenta aparecerá en la columna “No especificado” en un informe de Ganancias y Pérdidas por Clase. Esto es molesto, y espero que sea algo que Intuit pueda arreglar en un futuro.

5. Recibir pagos y hacer depósitos. Este mes tuvimos una situación nada rara cuando el banco extranjero que envió los fondos dedujo una tarifa de transacción por su servicio. Así que los fondos recibidos en el banco no coincidían con el pago recibido por la factura, con una diferencia de unos 300 dólares. Esto es lo que tuvimos que hacer:

1. Crear un Banco de Compensación en el Plan de Cuentas.

2. Reciba el pago completo de la factura, en la moneda de la factura.
3. Deposite el pago en el Banco de Compensación.
4. Escriba un cheque del Banco de Compensación para transferir fondos a la cuenta de la empresa de la siguiente manera:

Fila 1: Cantidad realmente recibida por las transacciones descargadas.

Fila 2: Importe de las tasas bancarias internacionales, como gasto de las tasas bancarias.
5. Coincide con la cantidad depositada en la alimentación del banco.
6. Verifique que el saldo de la cuenta del Banco de Compensación es ahora de $0.00.

7. Verifique que la Ganancia o Pérdida de Intercambio fue poblada automáticamente (paso opcional, sólo por diversión).

No encontré estas instrucciones en ninguna parte de las Guías Suplementarias de QBO o en otros artículos que leí sobre la multidivisa, así que ¡de nada!

Recursos

En su casillero de Pro Advisor

  • Curso de certificación avanzada de Quickbooks Online, Guía suplementaria, Módulo 3: Transacciones especiales y características avanzadas. Este tiene una buena explicación de algunas manipulaciones manuales que usted puede necesitar hacer con respecto a la ganancia o pérdida de la tasa de cambio y el balance general.

Curiosamente, no pude encontrar una Guía Complementaria de QBO 2017 que incluya una discusión sobre la multidivisa; sólo la encontré en la Guía Avanzada de QBO mencionada anteriormente. Si me equivoco, por favor, hágamelo saber.

Gratis en Internet

No hay muchos mensajes recientes sobre el tema de la multidivisión. Y si encuentras un artículo de Intuit, puede que esté desactualizado, así que presta atención a la fecha del artículo.

  • Video de Héctor García de agosto de 2015
  • QB Power Hour post de Héctor García, también con fecha de agosto de 2015
  • Accountex blog post por Esther Freidberg Karp usando Multicurrency and Time Tracking dated Jun 2016
  • Artículo de maniquíes de Elaine Marmel

Comentarios finales

La habilitación de la multidivisa es una gran característica si necesita que las facturas reflejen claramente la moneda de su cliente, no la moneda de su país. Después de ese paso, deje que el comprador tenga cuidado con el impacto que esta característica tiene en otras áreas de los libros.

Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®. Su compañía, FitBooksPro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.