Una forma más fácil de abrir archivos CSV en Excel

Es probable que hayas encontrado muchos archivos de valores separados por comas (CSV) a lo largo de los años. Estos pueden ser a menudo la pesadilla de la existencia de un usuario de Excel, ya que Excel trata de ser «útil» de tal manera que a menudo se convierte en «anti-ayuda». En este artículo te mostraré una alternativa al tradicional Archivo , Abrir comando que te permitirá afirmar mucho más control sobre el manejo de archivos CSV en Excel.

Debería encontrar que este enfoque elimina la mayoría, si no todas, sus frustraciones relacionadas con la visualización y edición de tales archivos en Microsoft Excel.Un típico archivo de valores separados por comas se muestra en la Figura 1.

Si usamos la aplicación Bloc de notas de Windows para ver el archivo, podemos ver que cada campo está separado por una coma. Esto sirve como un formato universal en el que muchos programas de software se basan para importar y/o exportar datos.

Figura 1: Un archivo delimitado por comas mostrado en el Bloc de Notas.

Típicamente, los usuarios tratan de abrir tales archivos por medio del menú Archivo de Excel:

• Excel 2016: Elija Archivo , Abrir , y luego Navegar .
• Excel 2013: Elija Archivo , Abrir , y luego haga doble clic Ordenador (alternativamente, haga clic una vez en el ordenador, y luego haga clic en Examinar).
• Excel 2010: Elija Archivo , y luego Abrir .
• Excel 2007: Haz clic en el botón redondo Office en la esquina superior izquierda de Excel y luego elige Abrir .

Una vez que hayas entrado en el cuadro de diálogo Abrir de Excel, como se muestra en la Figura 2, el siguiente paso es cambiar el tipo de archivo a Archivos de texto . Este cuadro de diálogo tiene como valor predeterminado All Excel Files , lo que significa que no se verá ningún archivo CSV hasta que se cambie el tipo de archivo. A continuación, puede hacer doble clic en el archivo que desee para abrirlo.

Como se muestra en la figura 2, Excel generalmente elimina los ceros iniciales de los números dentro del archivo de texto. Esto por sí solo es suficiente para enloquecer a la mayoría de los usuarios, quienes luego se esfuerzan mucho por restaurar los ceros de nuevo mediante una simple reescritura o utilizando fórmulas como la función de hoja de trabajo TEXT de Excel. En general, normalmente es mejor evitar el uso del menú Archivo de Excel para abrir archivos basados en texto. La alternativa reside en el menú Data de Excel .

Figura 2: Muchas consecuencias inesperadas surgen cuando se abren los archivos CSV a través del menú Archivo de Excel.

Como se muestra en la Figura 3, el comando Desde el texto le permitirá tener mucho más control sobre sus archivos de texto:

1. Elija Datos .
2. Elija del texto .
3. Haga doble clic en su archivo desde la ventana Importar archivo de texto que aparece. Observa que muestra automáticamente tus archivos CSV, por lo que no es necesario cambiar el tipo de archivo.
4. En este punto aparece el Text Import Wizard . Este asistente asume que su archivo está delimitado, lo que significa que hay un separador entre cada campo, así que haga clic en Siguiente en la primera pantalla.
5. Excel asume que todos los archivos de texto están delimitados por tabulaciones, así que en esta pantalla haz clic en Coma . La ventana Vista previa de datos mostrará ahora sus datos en columnas, tal como aparecerán dentro de la hoja de trabajo. Generalmente puedes dejar la pestaña delimitada activada, sólo he experimentado una instancia en mi carrera en la que importaba si ambas casillas de verificación estaban seleccionadas al mismo tiempo.
6. Haz clic en Siguiente para avanzar a la siguiente pantalla del asistente.
7. Esta pantalla le permite afirmar el control sobre el tratamiento de sus datos. Haga clic en cualquier columna que contenga números con ceros a la izquierda.
8. Elija Texto para indicar que Excel debe tratar esta columna como texto. Esto evitará que Excel elimine «útilmente» sus ceros iniciales. Repita el procedimiento según sea necesario para cualquier columna adicional.
9. Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente .

Figura 3: El comando Desde el texto lanza un Asistente de importación de texto .

1. Como se muestra en la Figura 4, en este punto aparecerá un aviso Import Data , dentro del cual harás clic en Properties .
2. Dentro del cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos , puede automatizar varios aspectos relacionados con su archivo de texto. Por ejemplo, la opción Prompt for File Name o Refresh le permite elegir si desea o no elegir un archivo CSV diferente cada vez que abra el libro de trabajo de Excel. La configuración del asistente que hayas elegido se aplicará a cada archivo CSV. Desmarca esta casilla de verificación si guardas sobre el mismo archivo CSV cada vez que exportas desde tu otro programa de software, o deja la casilla marcada si deseas tener la opción de seleccionar un archivo diferente cada vez.
3. Marque la casilla de verificación Refrescar datos al abrir el archivo para que cada vez que abra este libro de trabajo Excel extraiga automáticamente su archivo CSV.
4. Si tiende a añadir fórmulas de ayuda a los archivos CSV que abre, elija Fill Down Formulas in Columns Adjacent to Data . Excel copiará o eliminará entonces las fórmulas que añada a la derecha de los datos del archivo CSV a medida que el número de filas aumente o disminuya.
5. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades del intervalo de datos externos .
6. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Importar datos .

Figura 4: El cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos permite automatizar, y por lo tanto simplificar, el acceso a los archivos CSV.

En este punto, guarda tu libro de trabajo de Excel de la manera habitual. En el futuro encontrarás que lanzar archivos CSV es mucho más fácil. Todavía eres libre de guardar estos datos en el formato CSV si es necesario, como se ilustra en la Figura 5:

1. Elija Archivo .
2. Elija Guardar como . En Excel 2013 y posteriores, es posible que tengas que hacer clic en el botón Examinar o hacer doble clic en Computadora.
3. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como cambie el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas) (*.csv) . La forma más fácil de hacer esta selección es escribir la letra C una vez dentro de ese campo.
4. Asigne el nombre de archivo que desee.
5. Haga clic en Guardar .
6. Haga clic en Sí si un aviso le advierte sobre una posible pérdida de datos. Excel se pone nervioso cuando intentamos guardar archivos en formatos que no son de libros de trabajo.

Figura 5: El cuadro de diálogo Guardar como permite guardar los datos en el formato CSV.