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Una carta abierta a los contratistas independientes

A mi querido contratista independiente,

Me gusta el trabajo que haces, por eso te contraté para que me prestes servicios. Sin embargo, con ese compromiso vienen ciertas responsabilidades de su parte, una de las cuales es enviarme una factura por sus servicios. 

Una carta abierta a los contratistas independientes
Una carta abierta a los contratistas independientes

¿Qué quiero decir cuando digo “Factura”? Bueno, aquí hay una simple definición de la palabra en el diccionario: 

“Factura: una lista de los bienes enviados o servicios prestados, con una declaración de la suma adeudada por éstos; una factura”.

¿Acabo de señalar lo obvio? Bueno, como contable profesional, admitiré que puedo ser propenso a ser quisquilloso. Pero dejando a un lado ese defecto de carácter, esto es lo que una factura de adulto debería incluir. 

Una factura real contiene todos los siguientes elementos:

  • Indica “Factura” o “Factura”, generalmente en la parte superior del documento
  • Número de factura
  • Fecha de la factura
  • Fecha de vencimiento; también puede especificar términos, como “Debido al recibo” o “Neto 30”
  • Especifica el nombre y la dirección de la empresa o persona que envía la factura (sección “De”) (eh, ese es su nombre y o el nombre de su empresa)
  • Especifica el nombre y la dirección de la empresa o persona a la que se factura (sección “Bill To”) (uh, ese es mi nombre, nombre de la empresa y dirección)
  • Número de horas trabajadas x Tasa por hora trabajada, según corresponda
  • Una breve descripción de los servicios que ha prestado y cuándo los ha prestado
  • Cualquier otro cargo que se facture, como el reembolso de gastos por kilometraje, suministros, etc.
  • Copias de los recibos de reembolso de gastos
  • Total debido, en algún lugar en una gran fuente en negrita

Ahora que sabe qué incluir en una factura, por favor, haga también lo siguiente: 

  • Envíeme su factura a tiempo, por ejemplo, a finales de mes, a los pocos días de empezar el nuevo mes, o cuando se completen las entregas especificadas. De hecho, ya hemos detallado cuándo me facturarán en nuestro Acuerdo de Servicio firmado, ¿verdad? 
  • No me envíes por correo electrónico algo de tu programa de control de tiempo, o de Excel, que parece una hoja de tiempos. Eres un IC, no un empleado. Un documento con aspecto de hoja de horas podría hacer que el IRS concluyera que has estado trabajando como Empleado, y entonces el IRS podría ir tras de mí por impuestos atrasados de nómina, multas, penalidades y más desagradables. ¡Su verdadera factura me protege!
  • Envíeme su factura como un .pdf, no como un documento de Word. ¿No te das cuenta de que puedo abrir o editar tu documento de Word, y cambiar el contenido a lo que quiera? Protégete, y envía un .pdf en su lugar.
  • Dime cómo puedo pagarte, como pedirme que te envíe un cheque, o que te dé la información de PayPal, o un enlace para pagar con tarjeta de crédito o ACH. 
  • No se sorprenda cuando le envíe un 1099 en enero del año que viene si le pagué más de 600 dólares en compensación no laboral este año, y no es una corporación. Y sí, esos gastos reembolsados se incluirán en el total del 1099.

Mi querido IC, por favor, recuerde que enviar una factura real le marca como un verdadero profesional. Si eres lo suficientemente hábil para ofrecer servicios a cambio de una compensación, deberías ser capaz de enviar una factura profesional por esos servicios. 

¡Gracias!

Comentarios finales

Como propietarios de pequeños negocios, muchos de nosotros, y nuestros clientes, trabajan con Contratistas Independientes (IC). En los Estados Unidos, hay muchas reglas respecto al trabajo con los CI, quién es un CI, 1099 para los CI, etc. He dejado de contar el número de veces que he tenido que aconsejar a mis clientes que rechacen la “factura” de un IC y que requieran una factura real en su lugar. Por favor, siéntase libre de compartir este mensaje con sus clientes y sus IC. ¡Y no me hagas hablar de los ICs que no saben lo que es un formulario W-9, o que se resisten a proporcionar uno! 

Recursos

Aquí está la definición del IRS de un contratista independiente.

Aquí está la página del IRS sobre “¿Contratista independiente o empleado?”

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.