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¿Un portátil robado cerrará su negocio?

Aquí hay tres maneras de protegerse y de proteger su práctica si le roban el portátil.

Esta semana uno de mis clientes me envió un mensaje de texto diciendo que le habían robado el portátil. Estaba comprensiblemente disgustada, y con un poco de pánico sobre cómo esta pérdida afectaría a su negocio. Esto me hizo pensar en cómo mi negocio se vería afectado si mi portátil se perdiera, fuera robado o se rompiera desde que cambié de una torre de ordenadores a un portátil hace unos dos años. Una pregunta clave que hay que hacerse es: “¿Estaré fuera del negocio durante unas horas, unos días o más si me roban el portátil?” Estos son los pasos que he tomado para protegerme de la pérdida. 

¿Un portátil robado cerrará su negocio?
¿Un portátil robado cerrará su negocio?

1.    Mover el correo electrónico a la nube

Uso OutlookMicrosoft Office 365. Ejecuto el programa completo de Outlook basado en el escritorio instalado en mi computadora local, pero en lugar de tener el archivo .pst (la columna vertebral de la base de datos de Outlook) almacenado en mi computadora portátil, es esencialmente alojado en la nube por Microsoft. Me gusta particularmente Office 365 por tres razones. Primero, puedo usar la versión completa de escritorio de Outlook, a la que ya estoy acostumbrado, no una extraña interfaz basada en la nube. Segundo, solía tener problemas con mi archivo .pst que era demasiado grande, o que se corrompía. Office 365 me permite tener un archivo .pst mucho más grande en la nube que el que puedo tener en mi computadora local. Tercero, Office 365 sincroniza mi correo electrónico, mis contactos y mi calendario con todos mis dispositivos, en tiempo real. Esto significa que cualquier correo electrónico que leo o respondo se sincroniza con mi teléfono y mi tableta, de modo que puedo retomar la conversación en cualquier lugar, y mi calendario y mis contactos también se sincronizan con todos los dispositivos. Otras opciones incluyen el uso de Gmail u otros programas de correo electrónico basados en la nube, de modo que si pierdes tu portátil, no pierdes el correo electrónico, el calendario y los contactos.

2.    Almacenar documentos en la nube

Seleccione un servicio de almacenamiento de documentos basado en la nube y utilícelo. Trate a su ordenador como un terminal tonto – un ordenador que consiste principalmente en un monitor y un ratón-teclado, con acceso a Internet, que aloja sus programas pero no sus documentos. Almacene todos los documentos de Word y Excel en la nube. Use aplicaciones basadas en la nube cuando sea práctico. Si utiliza programas que no están basados en la nube, asegúrese de hacer una copia de seguridad del archivo de datos básicos en la nube de manera consistente, para que nunca pierda más de un día de trabajo, o una semana de trabajo. Preste especial atención a los archivos de datos de escritorio de QuickBooks – siempre sugiero hacer una copia de seguridad (.qbb) después de cada sesión de trabajo, y luego almacenar inmediatamente esa copia de seguridad en la nube. 

3.    Usar una bóveda de contraseñas

Sé que todos hemos leído esto antes, pero es hora de ponernos serios: no es buena idea guardar todas las contraseñas en una hoja de cálculo de Excel o Word doc. Si te roban el portátil, todas tus contraseñas están disponibles en un lugar fácil para los estafadores. Puede optar por proteger su documento de Excel o Word con una contraseña, lo cual es mejor que nada, pero aún así no es tan seguro como el verdadero software de bóveda de contraseñas. Hay muchas bóvedas para contraseñas disponibles, algunas por una cuota, otras gratis; algunas almacenan sus datos en la nube, otras en su computadora local (no olvide hacer una copia de seguridad de su bóveda en su almacenamiento en la nube). El software de bóveda en sí tiene una contraseña, que debería ser su contraseña más fuerte (mayúscula, minúscula, numérica y otros caracteres). Me gusta usar una bóveda porque en la mayoría de los casos puedo arrastrar y soltar mis inicios de sesión directamente en el programa al que estoy accediendo, todo el tiempo usando una contraseña de 15-20 caracteres que nunca tengo que memorizar. Hágalo.

Conclusión

Estoy seguro de que ha llegado a la conclusión de que no hay nada nuevo aquí, ya lo ha oído todo antes. Tomar al menos algunos, si no todos, estos pasos le dará tranquilidad en caso de que su ordenador se dañe, se pierda o sea robado. Finalmente, si usted es dueño de una empresa o tiene personal, asegúrese de crear una política de computadoras portátiles (Google: política de computadoras portátiles para empleados) para proteger aún más su empresa.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online.