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Un plan básico para la automatización de los impuestos transaccionales

Hoy en día, los profesionales de impuestos con licencia y su personal altamente capacitado deben ser expertos en software. Sin embargo, en cada etapa de nuestras relaciones con los clientes o empleadores, estamos inundados de herramientas y aplicaciones de software, y hoy en día, todavía hay preocupaciones sobre las aplicaciones basadas en la nube y el almacenamiento de datos remotos.

Los profesionales de la fiscalía están obligados a tener una comprensión firme de las soluciones de software que utilizan y recomiendan, así que no se sienta abandonado, incluso si no ha caído completamente en las soluciones basadas en la nube. Sin embargo, un área de cumplimiento fiscal en la que las aplicaciones basadas en la nube se están convirtiendo en la norma es el cumplimiento fiscal de las transacciones.

Un plan básico para la automatización de los impuestos transaccionales
Un plan básico para la automatización de los impuestos transaccionales

El cumplimiento de los impuestos basados en las transacciones (piense en el cálculo, la presentación de declaraciones y la remisión de los impuestos sobre las ventas, el uso y el valor añadido) siempre ha estado maduro para la automatización, debido al alto volumen y a las ventanas de tiempo restringidas que lo acompañan. Hoy en día, la automatización de los impuestos sobre las transacciones suele estar alojada en la nube.

Existen numerosos proveedores en el mercado de impuestos sobre las transacciones basadas en la nube. Aquí hay cuatro áreas clave que usted necesita saber cuando se trata de una solución de impuestos sobre las transacciones basadas en la nube:

1. Conectando con la nube. Cualquier solución fiscal transaccional basada en la nube requiere una conexión efectiva con su propio software de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta conexión es realmente doble: una conexión a Internet adecuada y fiable y un código de software que traduce los datos de su sistema de contabilidad o ERP a una solución basada en la nube. El establecimiento y mantenimiento de estas conexiones es una obligación tanto informática como de programación.

El nivel de integración entre un sistema de contabilidad/ERP y una solución basada en la nube varía, pero el resultado final es que cualquier solución fiscal transaccional basada en la nube no tiene valor a menos que reciba todos los elementos necesarios para todas las transacciones, siempre y a tiempo. Por lo tanto, sus clientes deben tener conexiones de datos y software flexibles, personalizables y fiables a la nube.

2. Configuración. Uno de los mejores argumentos para cualquier solución basada en la nube es que una sola aplicación de software puede ser utilizada por varios usuarios simultáneamente. Este modelo reduce los costos, elimina la necesidad de actualizaciones in situ y permite a los desarrolladores ampliar la lista de campanas y silbatos disponibles.

Sin embargo, dado que las soluciones basadas en la nube se desarrollan para atraer a una amplia gama de necesidades de los usuarios, éstos deben prestar una cuidadosa atención a su configuración. Establecer y mantener una configuración adecuada es una obligación de programación y una obligación de un profesional de la fiscalidad informado.

En un escenario fiscal transaccional, la identificación de productos individuales, ubicaciones, tipos de transacciones e incluso clientes específicos son fundamentales para un cálculo preciso. Al principio, una solución basada en la nube requiere una atención especial para identificar adecuadamente estos elementos y mapearlos en la nube.

Por ejemplo, en el ámbito del impuesto sobre las ventas, la tramitación de las direcciones apropiadas, los SKU específicos de los productos, las condiciones de envío, las obligaciones de nexo o la aplicación de exenciones basadas en el cliente son sólo algunos de los elementos necesarios para calcular el impuesto con precisión. Estos elementos son exclusivos de cada proveedor y deben traducirse o asignarse a una solución basada en la nube antes de que la solución pueda ser fiable.

3. Es hora de informar. Una solución fiscal transaccional basada en la nube debe hacer algo más que calcular los impuestos que se deben pagar por una transacción determinada. Estas soluciones deben proporcionar amplias capacidades de presentación de informes, muchas de las cuales son personalizables para requisitos específicos.

Naturalmente, el cálculo exacto de cada transacción es importante para el cumplimiento de los impuestos y, tal vez, la función más importante desde el punto de vista de los clientes minoristas de su cliente. Sin embargo, los informes periódicos utilizables son quizás el elemento más importante para los profesionales de los impuestos. Desarrollar, probar y producir informes efectivos es una obligación de los programadores y de los profesionales de impuestos informados.

La presentación de informes sobre los impuestos sobre las transacciones estatales y locales invoca muchos requisitos. La presentación de informes basados en la geografía y en períodos de tiempo discretos es quizá la más obvia, pero este tipo de informes también puede implicar tipos de productos o exenciones y clientes específicos. Incluso puede proporcionar datos críticos para las auditorías, tanto internas como (¡jack!) externas. Por último, una función de presentación de informes personalizable puede ser realmente útil para la automatización de la preparación de las declaraciones de impuestos sobre las ventas, o al menos ahorrar un tiempo valioso de los actuales procesos manuales.

4. Es hora de archivar. El cálculo está completo, las facturas se envían, y los informes son precisos y útiles, así que, ¿qué sigue? La presentación automática de declaraciones es un servicio ofrecido por más de un puñado de proveedores de impuestos de transacciones en la nube.

Este tipo de solución de archivo automatizado realmente cierra el círculo cuando un proveedor selecciona la información de los registros de un cliente y rellena los formularios apropiados. Sólo en los Estados Unidos, hay cientos de formularios y formatos únicos de declaración de impuestos sobre transacciones, y una solución de declaraciones basada en la nube puede automatizar esa obligación de preparación.

Bajo un modelo típico de solución fiscal transaccional basado en la nube, un cliente revisa periódicamente las transacciones alojadas en la nube. Una vez que el cliente se siente cómodo con los cálculos que se encuentran allí, se le pedirá que apruebe esas transacciones para incluirlas en los formularios apropiados. Incluso la conciliación necesaria para hacer estos juicios de aprobación puede automatizarse con el tiempo, a medida que el cliente se va sintiendo cada vez más seguro de que una solución basada en la nube está proporcionando información materialmente exacta. La remisión de los impuestos recaudados suele realizarse mediante una transferencia electrónica de fondos de la cuenta de un cliente a una autoridad fiscal, orquestada por la solución de devoluciones basada en la nube.

Gracias por llegar hasta aquí en nuestra vista de 30.000 pies de una solución de impuestos de transacciones automatizadas en acción. Hay varias otras consideraciones importantes, incluyendo la gestión de certificados de exención, las complejidades de la configuración adecuada, la compatibilidad con ERP y las limitaciones tecnológicas, sólo para nombrar algunas. Siempre es conveniente que los profesionales de la fiscalidad estén informados y formados. Sus clientes y su empleador definitivamente lo apreciarán.