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Trucos para abrir y cerrar múltiples archivos de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

De vez en cuando puede encontrarse inmerso en un gran proyecto que involucra varios libros de trabajo de Excel relacionados. En tales casos puede ser tedioso abrir manualmente cada archivo de Excel cuando se necesita todo lo que está disponible a la vez. Excel tiene desde hace tiempo una útil característica que está oculta a simple vista: el comando Guardar espacio de trabajo. Este comando crea un archivo de marcadores con una extensión .XLW que puede utilizarse para abrir automáticamente un grupo de hojas de cálculo relacionadas. En este artículo explicaré la función Espacio de trabajo de Excel, así como la forma de cerrar todas las hojas de cálculo abiertas a la vez y dejar Excel abierto.

Trucos para abrir y cerrar múltiples archivos de Excel

Característica del espacio de trabajo

Un espacio de trabajo se compone de cualquier hoja de cálculo que esté abierta en el momento de emitir el comando Guardar espacio de trabajo:

  • Excel 2007: Elija Guardar espacio de trabajo en la sección Ventana de la cinta Ver.
  • Excel 2003 o anterior: Elija Guardar espacio de trabajo en el menú Archivo.

En cualquier caso, después de hacer la elección del menú, se le presenta un cuadro de diálogo tradicional de Guardar en el que puede elegir dónde guardar el archivo de su espacio de trabajo. Excel 2007 le pedirá que guarde cada archivo dentro del espacio de trabajo, mientras que Excel 2003 y anteriores no le pedirá que lo haga hasta que cierre un archivo individual dentro del espacio de trabajo.

Para reabrir su espacio de trabajo, puede elegir el archivo .XLW de la lista de archivos usados recientemente o abrir el archivo manualmente:

  • Excel 2007: Haz clic en el botón Office, elige Abrir y luego selecciona el archivo .XLW.
  • Excel 2003 o anterior: Elija Archivo, Abrir, y luego seleccione el archivo .XLW.

Puede refinar más su búsqueda en cualquier versión de Excel. Para ello, elija Espacios de trabajo (.XLW) de la lista de Archivos de tipo, como se muestra en la Figura 1.


Figura 1: Los Espacios de trabajo (archivos .XLW) se muestran en la lista de archivos disponibles cuando se emite el comando Abrir, pero también se puede filtrar la lista para mostrar sólo los archivos de los Espacios de trabajo.

Truco de Excel 2007: Haz clic en la chincheta junto a tu archivo .XLW para bloquear tu espacio de trabajo en la lista de archivos usados recientemente. Es posible que se desplace hacia abajo en la lista a medida que abras otras hojas de cálculo, pero no se desplazará fuera de la lista mientras su chincheta esté pulsada.


Figura 2: Haga clic en la chincheta para bloquear un espacio de trabajo en su lista de archivos de uso reciente de Excel 2007.

Cerrando todos los archivos a la vez

A veces durante el día necesitas limpiar las cubiertas de todos los archivos abiertos, pero deja el Excel abierto. Ciertamente puedes cerrar cada archivo individualmente, pero las versiones hasta e incluyendo Excel 2003 tenían una forma mucho más fácil de realizar esta tarea: mantener pulsado el comando Shift antes de hacer clic en el menú Archivo. Como se muestra en la Figura 3, el comando Cerrar cambia a Cerrar todo, lo que permite cerrar todos los libros de trabajo abiertos a la vez. Aunque el truco de la tecla Mayúsculas no funciona en Excel 2007, en realidad puede crear su propio acceso directo personalizado:

  • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta de Excel 2007 y, a continuación, elija Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Elija los comandos que no están en la cinta de la lista de comandos a elegir y luego agregue Cerrar todo a la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Opcionalmente, mueva el comando Cerrar todo a la parte superior de la lista de la barra de herramientas de acceso rápido, como se muestra en la Figura 4, y luego haga clic en Aceptar.

Si movió el comando Cerrar todo al principio de su lista, ahora puede presionar Alt-1 para emitir el comando Cerrar todo cuando quiera. Como se muestra en la Figura 5, el código de acceso directo para cada botón de la interfaz de Excel 2007 se revela cuando se presiona la tecla Alt.


Figura 3: Mantén pulsada la tecla shift antes de elegir el menú Archivo en Excel 2003 o anterior para mostrar el comando Cerrar todo.

Figura 4: Puedes agregar un comando Cerrar todo a tu Barra de Herramientas de Acceso Rápido de Excel 2007.

Figura 5: Las teclas de acceso directo para cada botón de la cinta de Excel 2007 aparecen al pulsar una vez la tecla Alt.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .