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Trucos de transformación de texto en Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

Los datos llegan a su escritorio desde múltiples fuentes, y en muchos casos no están en el formato que usted necesita. Por ejemplo, un usuario puede haber dejado el BLOQUEADOR DE MAYÚSCULAS encendido mientras escribía una serie de direcciones. O ha exportado datos de un programa que rellena campos con espacios al principio o al final. Afortunadamente, no hay necesidad de volver a escribir la lista. Excel ofrece cuatro funciones fáciles de usar que pueden transformar rápidamente los datos en el formato que necesitas.

Trucos de transformación de texto en Excel

SUPERIOR – Como se muestra en la figura 1, esta función transforma el texto en todo mayúsculas, por lo que la frase Old McDonald$0027s Farm se convierte en OLD MCDONALD$0027S FARM. Esta función sólo tiene un argumento, por lo que simplemente se escribe =SUPER(x), donde x es una celda que contiene el texto que se desea convertir.

MÁS BAJO – Esta función transforma el texto en todas las letras minúsculas, así que la vieja granja de McDonald$0027s se convierte en la vieja granja de McDonald$0027s. Al igual que con la función SUPERIOR, simplemente se utiliza la forma =Bajo(x), donde x es una celda que se desea convertir a minúsculas.

PROPIO – Esta función pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra, por lo que la frase “Old Mcdonald$0027s Farm” se convierte en “Old Mcdonald$0027s Farm”. Esta función toma la misma forma que las otras funciones: =PROPIO(x), donde x es la celda a convertir. Sin embargo, como se puede ver en la Figura 1, APROPIADA puede presentar problemas en algunos casos:

  • La primera D en McDonald$0027s no se escribe con mayúscula.
  • La S en McDonald$0027s se escribe en mayúsculas – además de poner en mayúsculas la primera letra de una palabra, PROPIO también pone en mayúsculas la siguiente letra después de un apóstrofe o una sola cita.
  • Otros elementos que hay que buscar son las siglas o iniciales, donde ABC COMPANY se convertiría en Abc Company o BOB$0027S TV SERVICE se convertiría en Bob$0027s TV Service

Tendrás que resolver manualmente problemas como que la ABC o la TV se conviertan en Abc y Tv, pero puedes usar la función Reemplazar de Excel para resolver otros problemas, como explicaré en un momento.

TRIM – A veces heredarás datos que tienen espacios extraños al principio, en medio o al final de la cadena, como “La vieja granja de McDonald$0027s”. En estos casos puedes usar la función TRIM para eliminar todos los espacios extraños – la función mantiene automáticamente un espacio entre cada palabra. La función toma la forma =TRIM(x) donde x es una celda de referencia.

Figura 1: Estas cuatro funciones pueden transformar rápidamente el texto sin necesidad de volver a escribirlo.


Consejo de experto : A veces es útil tener un espacio en blanco que el comienzo de ciertas palabras, como se muestra en la Figura 2. En lugar de introducir manualmente espacios al principio de las celdas A3 a A5, intente esto en su lugar:

  1. Presiona Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  2. Haga clic en la pestaña de Alineación, y establezca el campo de sangría en 1 o 2.
  3. Haga clic en OK y su texto se sangrará automáticamente, como se muestra en la Figura 3.
  4. Puedes eliminar todas las sangrías en cualquier momento cambiando la sangría a 0.

Figura 2 : Utilice el ajuste de sangría para mover el texto a la derecha sin utilizar la barra espaciadora.


Figura 3 : Poner el nivel de sangría en 1 o 2 para crear una ligera sangría.

Convertir fórmulas en valores

Típicamente, cuando se usan estas funciones se tienen datos en una columna, como la columna A de la figura 1. Introducirás la fórmula en la columna B, y luego la copiarás a lo largo de tu lista. Presto, tu lista se transforma, pero no te apresures y borra la columna A todavía. Primero debes copiar las fórmulas de la columna B al portapapeles, y luego usar el comando Pegar especial para convertir las fórmulas en valores:

  1. Copia las fórmulas al portapapeles.
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la primera celda que hayas copiado y luego elige Pegado especial.
  3. Como se muestra en la Figura 4, puede hacer doble clic en la palabra Valores, o hacer clic una vez en Valores y luego en Aceptar.

En este punto puede eliminar los datos de la columna A, porque los datos convertidos están en la columna B como texto en lugar de fórmulas que se refieren a la columna A. Si se olvida de convertir las fórmulas de la columna B en valores antes de eliminar la columna A, entonces terminará con una serie de errores #REF! Simplemente presione Ctrl-Z para deshacer la eliminación de la columna, y luego lleve a cabo el comando Pegar valores especiales.

Figura 4 : El comando Pegar valores especiales convierte las fórmulas en texto.


UNA LIMPIEZA APROPIADA

Una vez convertidas las fórmulas en valores, puedes usar la función Reemplazar para resolver problemas como esa molesta $0027S$0027 de McDonald$0027s. Para ello, presiona Ctrl-H para mostrar el cuadro de diálogo Reemplazar. Como se muestra en la Figura 5, introduce $0027S en el campo Buscar, y $0027s en el campo Reemplazar con. Repita este proceso para cualquier otro asunto, como reemplazar Mcd con McDonald$0027s, Tv con TV, y así sucesivamente.
Figura 5 : Use el comando Reemplazar para limpiar rápidamente los problemas de mayúsculas que introduce PROPIO.

Sobre el autor:

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