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Trucos de menú de archivos que ahorran tiempo en Excel 2010/2013

Probablemente no quieras pensar en cuántas veces accedes al menú Archivo en Excel 2010 o 2013. Personalmente creo que Excel 2010 tiene la mejor disposición posible del menú Archivo, aparte de tener la vista previa de impresión injertada en él (pero eso se puede arreglar). Siento que hemos perdido terreno en Excel 2013 porque las acciones frecuentes como Abrir y Guardar archivos requieren clics adicionales del ratón que resultan en un desgaste adicional de las muñecas. En este artículo compartiré algunos trucos que puedes usar para recuperar una pequeña parte de tu día.

Los trucos que voy a compartir se relacionan principalmente con el Excel 2013, pero hay dos que son aplicables al Excel 2010 también. Primero, veamos cómo hemos perdido terreno en el Excel 2013 en comparación con el Excel 2010. La figura 1 muestra que se puede llegar al cuadro de diálogo Abrir con dos clics en el Excel 2010 (pasos A y B), pero la misma acción puede requerir hasta cuatro clics de ratón en el Excel 2013 (pasos 1 a 4).

Trucos de menú de archivos que ahorran tiempo en Excel 2010/2013
Trucos de menú de archivos que ahorran tiempo en Excel 2010/2013

Figura 1: Llegar al cuadro de diálogo Abrir en Excel 2013 puede tomar hasta cuatro clics de ratón!

Por supuesto, los usuarios expertos de Excel han confiado durante mucho tiempo en el atajo de teclado Ctrl-O para lanzar un cuadro de diálogo Abrir desde cualquier lugar de Excel. Esto funciona sin problemas en Excel 2010 y anteriores, pero de forma predeterminada en Excel 2013 al pulsar Ctrl-O no se muestra un cuadro de diálogo abierto. En su lugar, se abre el menú Archivo, desde el cual tendrás que navegar hasta el cuadro de diálogo Abrir. Puedes arreglar esto fácilmente, como se muestra en la Figura 2:

  • Excel 2013: Elija Archivo, Opciones, Guardar, haga clic en la casilla de verificación de No mostrar el backstage al abrir o guardar archivos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ahora podrás presionar Ctrl-S para guardar tus archivos directamente en Excel 2013 en lugar de que se te muestre el menú Archivo. Esta es una nueva “característica” del Excel 2013 que no está disponible en las versiones anteriores del Excel.

Figura 2: Desactive la casilla de verificación “No mostrar los bastidores al abrir o guardar archivos” para restaurar la funcionalidad típica de los atajos de teclado Ctrl-O y Ctrl-S.

Aunque me doy cuenta de que podría pulsar Ctrl-O para llegar a un cuadro de diálogo de Abrir, a veces tengo la mano en el ratón y por eso tiene sentido hacer clic en el menú Archivo. En Excel 2013, si estás trabajando en un nuevo libro de trabajo no guardado, verás el menú Abrir inmediatamente cuando hagas clic en Archivo. Sin embargo, debes seguir haciendo clic en Computadora y luego en Examinar para llegar a un cuadro de diálogo Abrir. Para evitar este proceso, haga doble clic en Computadora, como se muestra en la Figura 3, para llegar al cuadro de diálogo Abrir sin tener que hacer clic en el botón Examinar.

Por razones desconocidas, si estás trabajando en un documento que has guardado en Excel 2013, al hacer clic en Archivo no se muestra el menú Abrir, sino que se muestra la ficha Información. Para abrir otro documento, debe realizar un paso adicional de hacer clic en el comando Abrir antes de poder hacer doble clic en Equipo para llegar al cuadro de diálogo Abrir.

Figura 3: Haga doble clic en Computadora para ver el cuadro de diálogo Abrir.

Otro lugar en el que se puede hacer doble clic para guardar un paso tanto en Excel 2010 como en 2013 es en el envío de libros de trabajo por correo electrónico y en la creación de versiones PDF de un documento, como se muestra en la Figura 4.

  • Excel 2010: Elija Archivo, Guardar y Enviar, y luego haga doble clic en Enviar usando el correo electrónico para omitir el botón Enviar como archivo adjunto.
  • Excel 2013: Elija Archivo, Compartir y luego haga doble clic en Correo electrónico para omitir el botón Enviar como archivo adjunto.

Estos dos escenarios asumen que quieres enviar el documento por correo electrónico como un libro de trabajo de Excel. Necesitarás hacer clic en los botones de la derecha si tu objetivo es enviar como PDF, XPS o Fax por Internet.

Figura 4: Haga doble clic en el correo electrónico para saltar pulsando el botón Enviar como archivo adjunto.

De manera similar, se puede evitar el paso de guardar un documento como un archivo PDF, como se ilustra en la Figura 5:

  • Excel 2010: Elija Archivo, Guardar y Enviar, y luego haga doble clic en Crear documento PDF/XPS para omitir el botón Crear PDF/XPS.
  • Excel 2013: Elija Archivo, Exportar y luego haga doble clic en el botón Crear documento PDF/XPS para omitir el botón Crear PDF/XPS.

Figura 5: Haga doble clic en el botón Create PDF/XPS Document para saltar el botón Create PDF/XPS.

Por supuesto, mi método preferido para guardar una hoja de cálculo como un archivo PDF es elegir Archivo, Guardar como, hacer doble clic en el botón de la computadora, y luego elegir PDF de la lista de Tipo de Archivo, como se muestra en la Figura 6.

Figura 6: Sigue estos pasos para guardar una hoja de cálculo como un archivo PDF.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.