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Tribunal Fiscal: Los pasos en falso de un productor de cine son una señal para registrar correctamente los gastos de T&E.

El IRS impone duros requisitos de registro a los contribuyentes que reclaman deducciones por gastos de viaje y entretenimiento (T&E). A menudo, las deducciones son negadas en los tribunales por registros deficientes o faltantes.

En un nuevo caso, Cristo TC Memo 2017-239, 11/29/17 , un productor cinematográfico no pudo probar los gastos de alojamiento y comida por permanecer en las casas de su ex esposa y su tía mientras estaba fuera por negocios, pero el Tribunal Fiscal le permitió deducir una cantidad basada en el subsidio “per diem” del gobierno.

Tribunal Fiscal: Los pasos en falso de un productor de cine son una señal para registrar correctamente los gastos de T&E.
Tribunal Fiscal: Los pasos en falso de un productor de cine son una señal para registrar correctamente los gastos de T&E.

En general, si viaja fuera de casa por negocios, puede deducir los gastos de su viaje de negocios, incluyendo el alojamiento y el 50 por ciento del costo de las comidas, dentro de ciertos límites. Sin embargo, para calificar para las deducciones de T&E bajo las estrictas reglas de mantenimiento de registros del IRS, un contribuyente debe justificar lo siguiente:

  • El monto del gasto;
  • La hora y el lugar del viaje, la comida, el entretenimiento o el uso de la propiedad;
  • El propósito comercial del gasto; y
  • En el caso de comidas y entretenimiento, la relación comercial con el contribuyente de las personas entretenidas.

Si los gastos no están debidamente justificados, la deducción puede ser denegada.

Sin embargo, un atajo de registro puede venir al rescate de un contribuyente. Utilizando las tarifas especiales establecidas para los viajes de los empleados del gobierno, un empleador puede reembolsar a los empleados libres de impuestos con arreglo a las normas simplificadas de mantenimiento de registros. Estas tasas diarias se ajustan anualmente. Para 2018, las tarifas para zonas específicas de alto costo en los Estados Unidos continentales es de 284 dólares (a partir de 282 dólares), que consiste en 216 dólares para el alojamiento y 68 dólares para las comidas y gastos accesorios (M&IE). Las dietas para todos los demás lugares son de 191 dólares (a partir de 189 dólares), que consisten en 134 dólares por el alojamiento y 57 dólares por las comidas y los gastos imprevistos (M&IE).

En este último caso, el contribuyente formó Desperado, una compañía de producción de películas, en 2002. Participó en la obtención de financiación, la producción y el desarrollo preliminar de una película originalmente titulada “Caminando sobre el agua”, que se estrenó en 2007 como “The Deep Below”. Durante 2002, el contribuyente pasó mucho tiempo viajando para el negocio de producción de películas de Desperado.

A lo largo de la producción de “Caminando sobre el agua”, el contribuyente intentó atenerse a un presupuesto. Evitó los gastos de hotel quedándose con su ex-mujer mientras trabajaba en Phoenix, Arizona, y Aspen, Colorado, y con su tía mientras trabajaba en Tulsa, Oklahoma y Dallas, Texas. El contribuyente compró comestibles y artículos de limpieza a cambio de su hospitalidad.

En total, el contribuyente se quedó con su ex-mujer durante 167 noches y 21 noches en casa de su tía en 2002. Afirmó haber gastado más de 4.400 dólares y que se le debería permitir deducir esta cantidad en lugar del alojamiento. El contribuyente también argumentó que tiene derecho a una deducción por M&IE de más de 8.300 dólares usando la tasa de dietas en vigor para 2002.

Sin embargo, el contribuyente no pudo justificar adecuadamente los gastos de T&E. A pesar de la ausencia de recibos de los comestibles y suministros de la casa, sus relaciones con sus anfitriones y su consumo admitido de algunos de los comestibles, el IRS determinó que debía limitarse a una deducción del 50 por ciento de esa cantidad por día. Después de revisar los hechos, el Tribunal Fiscal estuvo de acuerdo con el análisis del IRS.

Lección a aprender: No hay sustituto para el registro detallado de los gastos de T&E. Asegúrate de que tus clientes cumplan con el requisito de la ley de impuestos.