Si los impuestos sobre la nómina no se remiten al IRS a tiempo, un responsable puede ser considerado personalmente responsable de la cantidad total del impuesto no pagado; esencialmente, tendrá que pagar al IRS de su propio bolsillo. Esta dura «penalidad del fondo fiduciario» es frecuentemente disputada en los tribunales.
En un nuevo caso, Hartman, DC-MI, 7/26/17, el IRS impuso la pena a un copropietario que ni siquiera era el que se encargaba de los deberes de la nómina. Brevemente, la multa del fondo fiduciario puede aplicarse a cualquiera que sea responsable de recaudar o pagar los impuestos de la nómina y que intencionalmente no lo haga.
El IRS tiene una visión amplia de quién está incluido en la definición de un responsable y qué constituye un «fallo intencionado». Por ejemplo, la sanción puede imponerse a un propietario que sabía o debería haber sabido del impuesto no pagado.
El contribuyente del nuevo caso era dueño del 50% de una empresa de herramientas y diseño y era el director general. El otro 50% propietario actuó como director de operaciones hasta que el contribuyente lo despidió. Ambos dueños tenían la autoridad para acceder al dinero de la compañía y firmar cheques por él.
Normalmente, el contribuyente firmaba los cheques de los empleados, mientras que el director de operaciones preparaba los depósitos de impuestos de la nómina. Hasta diciembre de 2003, la empresa utilizó un proveedor de servicios de nómina de terceros para procesar sus cheques de pago.
Pero el proveedor de servicios de nómina se echó atrás después de que la compañía experimentara dificultades financieras. Aunque el contribuyente sabía que su empresa no pagaría sus impuestos sobre la nómina a tiempo en diciembre de 2003, preveía que podrían resolver el déficit a principios de 2004. En ese momento, la empresa utilizaba un sistema de software interno para gestionar los asuntos relacionados con la nómina de sueldos, basado en la recomendación del Director de Operaciones.
El contribuyente sostuvo que el director de operaciones era la única persona encargada de pagar los impuestos de la compañía. Afirmó que no se enteró de que los impuestos sobre la nómina no se pagaban hasta julio de 2004 cuando pasó por el escritorio del COO. Esto precipitó una reunión con el IRS para discutir el déficit.
A pesar de los esfuerzos por apuntalar sus pasivos, la empresa siguió sin cumplir los plazos para la remisión de impuestos. En otra reunión con el IRS, el contribuyente protestó que el software de contabilidad interno indicaba que los cheques de impuestos sobre la nómina se estaban recortando.
Finalmente, el contribuyente despidió al director de operaciones por problemas de rendimiento, pero siguió confiando en él para pagar los impuestos de la nómina! Basándose en estos hechos, el tribunal de distrito determinó que el contribuyente era responsable y que voluntariamente no había pagado los impuestos sobre la nómina.
Tenía completa autoridad para hacer los depósitos con el IRS. Además, exhibió un desprecio temerario en relación con la responsabilidad fiscal.
Incluso cuando se dio cuenta del fracaso, no hizo nada al respecto. De hecho, siguió confiando en el director de operaciones para pagar los impuestos de la nómina. Por lo tanto, el tribunal dictaminó que el contribuyente es personalmente responsable.
Sus clientes deben asegurarse de que los impuestos sobre la nómina se pagan a tiempo a través de un sistema de cheques y saldos. En el mejor de los casos, la persona a la que se le asigne esta responsabilidad debería tener apoyo de respaldo y estar sujeta a supervisión. Si está involucrada en los procedimientos, tome las medidas necesarias para protegerse contra la penalización del fondo fiduciario.