Periódicamente, puede ser necesario rellenar los huecos en una hoja de cálculo de Excel. Una forma de hacerlo es rellenar manualmente cada celda, pero en este artículo, te mostraré tres alternativas. Primero usaré una fórmula, luego la función Buscar y Reemplazar de Excel y, por último, la función Ir a Especial, que a menudo se pasa por alto.
Digamos que tienes una hoja de cálculo que se parece a la Figura 1. Te gustaría reemplazar las celdas en blanco de las celdas B3, B6 y B7 con las palabras «Sin respuesta». Para ello, podrías añadir esta fórmula en la celda C2, y luego copiarla en la celda C7:
=IF(B2=»»,Sin respuesta»,B2)
En este caso, las dos comillas dobles determinan si la celda está en blanco. Si es así, la declaración SI devuelve las palabras Sin respuesta; de lo contrario, devuelve el contenido actual de la celda B2. A continuación, seleccione las celdas C2 a C7 y pulse Ctrl-C. Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda B2 y luego elige Pegado especial. Haz doble clic en Valores para reemplazar los valores originales. En este punto, puedes borrar las celdas C2 a la C7.
Figura 1: Puedes usar una sentencia IF para rellenar celdas en blanco.
Una versión más larga de esta fórmula tomaría esta forma:
=IF(ISBLANK(B2)»,Sin respuesta»,B2)
Como puedes ver, ISBLANK devuelve VERDADERO si una celda está en blanco, o FALSO si no lo está.
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Por supuesto, en este caso no es necesario usar una fórmula. Como se muestra en la Figura 2, puedes seleccionar las celdas B2 a B7, y luego pulsar Ctrl-H para mostrar el cuadro de diálogo Reemplazar. Deja en blanco el campo Buscar qué e ingresa las palabras Sin respuesta en el campo Reemplazar con, y luego haz clic en Reemplazar todo. Esto rellenará automáticamente las celdas en blanco con la palabra Sin respuesta.
Figura 2: Buscar y Reemplazar le permite llenar las celdas en blanco.
Una tercera forma de rellenar estas celdas en blanco es hacer clic una vez en la celda A1, y luego presionar Ctrl-A para seleccionar la lista. Presiona Ctrl-G para mostrar el cuadro de diálogo Ir a, y luego haz clic en el botón Especial. Haz doble clic en Espacios en blanco, lo que hará que sólo se seleccionen las celdas en blanco. Escriba las palabras Sin respuesta, y luego presione Ctrl-Enter. Al hacerlo, las palabras Sin respuesta aparecerán en todas las celdas seleccionadas a la vez, como se muestra en la Figura 3.
Figura 3: El comando Ir a Especial le permite seleccionar los espacios en blanco, mientras que Ctrl-Enter llena múltiples celdas.