Periódicamente, puedes encontrar números en Excel que no puedes sumar o usar aritméticamente. Una causa común para esto son los números formateados como texto. A menudo, los informes exportados desde otros programas, como un paquete de contabilidad, estarán formateados como texto o pueden contener espacios incrustados.
En este artículo, describiré tres formas de convertir los números que aparecen atrapados bajo el cristal en un formato utilizable.
Primero, hay un par de maneras de determinar si sus números están formateados como texto. Selecciona uno o más de los valores sospechosos y luego entra:
- Excel 2007 y posteriores o Excel:Mac 2011: Determine si la palabra Texto aparece en la pestaña Inicio, como se muestra en la Figura 1.
- Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Celdas, y luego determine si la pestaña Número está configurada como Texto.
Figura 1: El formato de texto impide utilizar los números con funciones matemáticas.
El formato de texto en una celda muestra el contenido de una celda de la hoja de trabajo en lugar de su resultado. Así, si introduce una fórmula en una celda con formato de texto, la fórmula subyacente aparecerá en la celda de la hoja de cálculo en lugar del resultado.
Sin embargo, el formato de texto no es la única forma de almacenar valores como texto. Si mira de cerca dentro de una celda de la hoja de trabajo, puede ver que un valor numérico está precedido por una sola cita. Este es otro medio para mostrar el contenido de una celda en lugar del resultado.
Puedes determinar categóricamente si un número se almacena como texto mediante la función de hoja de trabajo ISTEXT. Por ejemplo, si la celda A1 contiene un valor que usted cree que puede ser almacenado como texto, escriba esta fórmula en una celda en blanco cercana:
=ISTEXT(A1)
La función ISTEXT devolverá VERDADERO si el valor de la celda A1 está siendo almacenado como texto, o FALSO si no lo está.
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Ahora que sabemos cómo determinar si un número se almacena como texto, veamos tres formas de convertir una o más celdas en valores numéricos:
Una aproximación es usar la función =VALOR, como se muestra en la figura 2. Si la celda a la que se hace referencia con la fórmula VALOR puede convertirse en un valor numérico, se verá el número correspondiente. De lo contrario, verás un error #VALOR!, que significa que la celda referenciada contiene letras u otros contenidos no numéricos. Entonces puedes copiar la fórmula del VALOR según sea necesario para convertir valores adicionales a números. Tenga en cuenta que luego necesitará copiar estas fórmulas al portapapeles, y luego usar Pegado Especial, Valores para preservar los resultados numéricos. Puedes elegir reemplazar el conjunto original de números con los resultados de las fórmulas VALORES, después de lo cual puedes borrar las fórmulas VALORES de la hoja de cálculo.
Figura 2: Puedes usar la función VALOR para convertir los números almacenados como texto en valores utilizables.
Un enfoque algo más simple implica el uso del comando Pegar Especial, Multiplicar. En cualquier versión de Excel, introduce el número 1 en una celda en blanco y luego copia ese valor al portapapeles. A continuación, seleccione el rango de valores almacenados como texto, haga clic con el botón derecho del ratón y elija Pegado especial, Multiplicar y, a continuación, Aceptar. Entonces podrá borrar el 1 de la celda de la hoja de trabajo.
Figura 3: También puedes convertir los números almacenados como texto en valores multiplicando las celdas por 1.
Sin embargo, la forma más fácil de convertir un rango de valores a texto, involucra el uso de la función de Texto a Columnas. En cualquier versión de Excel, seleccione el rango de celdas que contienen números almacenados como texto, luego elija Datos, Texto a Columnas, y luego haga clic en Finalizar. No seleccione ninguna opción dentro de Texto a columnas; simplemente inicie el asistente y luego haga clic en Finalizar, como se muestra en la Figura 4. Los números basados en texto serán números utilizables en Excel.
Figura 4: El asistente de Texto a Columnas es la forma más fácil de convertir los números almacenados como texto en valores.
Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .