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Tres estrategias irreverentes de gestión del tiempo para la era digital

Por Brett Owens

Pasar más rápido por la lista de tareas pendientes no es de lo que se trata la gestión del tiempo, al menos ya no. Después de todo, esto es la era digital, ¡bebé!

Tres estrategias irreverentes de gestión del tiempo para la era digital
Tres estrategias irreverentes de gestión del tiempo para la era digital

Tiene una supercomputadora de mano en su bolsillo, un aluvión ininterrumpido de interrupciones, y se espera de usted más de lo que se esperaba de tres profesionales de la contabilidad hace apenas veinte años.

En lugar de gestionar nuestra actual asignación de tiempo como si fuera finita, necesitamos encontrar formas de hacer nuestra parte de tiempo más grande, preferiblemente en un múltiplo de dos o más. Olvida la modesta noción de simplemente hacer las cosas. Necesitamos hacerlo mejor, y podemos hacerlo si empleamos algunas estrategias “radicales”.

Estrategia 1: Concentrarse intensamente en el elemento más importante

Lo que realmente necesitas hacer es mirar todo en tu lista, elegir la cosa más importante , y luego trabajar en ella, ininterrumpidamente, hasta que esté completa.

La parte ininterrumpida es la más difícil, con diferencia. Aunque es fácil y tentador revisar el correo electrónico, contestar el teléfono, responder a un mensaje instantáneo o hacer clic en un sitio web, si puedes eliminar las interrupciones, aumentarás significativamente tu productividad y podrás trabajar las mismas horas o incluso menos.

No, no estás exprimiendo treinta horas en un día de veinticuatro horas. En vez de eso, te aseguras de que pasen dos cosas:

En primer lugar, estás trabajando en la tarea más importante que tienes a mano – no la más urgente o la más fácil – la más importante. No confundas esto con apagar el fuego más grande – las emergencias son una cosa, hacer tu tarea más importante es otra. La mayoría de las veces – si incluso tenemos el tiempo – nos abrimos paso a través de nuestras listas de tareas sin cuestionar si hace la diferencia si completamos la mayoría de las tareas o no. La triste verdad es esta: No importa. La regla 80/20 nos dice que el 80 por ciento de nuestros resultados vendrán del 20 por ciento de nuestra aportación. Al elegir la tarea más importante en la que trabajar, nos aseguramos de que esta acción esté dentro del 20 por ciento crítico.

Segundo, al concentrar el 100 por ciento de nuestras energías en el elemento más importante, lo lograremos mucho más rápido de lo que lo hubiéramos hecho si nos hubiéramos dejado distraer por las interrupciones, o peor aún, si hubiéramos tratado de hacer varias tareas y completar dos o tres elementos a la vez.

Las interrupciones son el verdadero asesino. Es increíble lo rápido que puedes hacer algo, si es lo único que haces.

Estrategia 2: Automatizar todo – y quiero decir Todo

Todo lo que se hace manualmente en tu oficina o cuando trabajas a distancia debe ser revisado a fondo. Estamos en la víspera del 2012. ¡Por fin, el software está empezando a funcionar!

El sucio secreto que pocos proveedores de la industria del software quieren que sepas es que los índices de adopción – y hablo de índices de adopción en cualquier cosa – son en realidad bastante lúgubres. Creo que es así porque la mayoría del software empresarial ha sido tradicionalmente bastante complejo, requiriendo mucha adopción, capacitación y discusión por parte del usuario. ¿El resultado? En última instancia, optamos por una solución simple como Word, Excel y quizás QuickBooks para gestionar una práctica.

Si has descartado el software durante años, y créeme, no estás solo, ahora es un buen momento para echar un vistazo. Aquí hay algunos procesos comerciales clave que puede automatizar fácilmente para ayudar a ampliar su tiempo productivo disponible:

Contabilidad: QuickBooks Online es una buena alternativa a QuickBooks de escritorio. Con QuickBooks Online, puede acceder a las cuentas de sus clientes directamente sin necesidad de enviar archivos de ida y vuelta. Si está dispuesto a considerar alternativas al universo de QuickBooks en su totalidad, puede comenzar su búsqueda con el advenedizo Xero, un programa de contabilidad en línea.

Tiempo y facturación: Nuestro amigo Dustin Wheeler, CPA, de Wallace Neumann & Verville, LLP, acaba de escribir sobre un dulce encuentro de tiempo y facturación entre mi amada Chrometa y nuestro socio FreshBooks. Echa un vistazo al fácil flujo de trabajo de Wheeler.

Gestión del proyecto: Utilizamos dos productos para la gestión de proyectos. Primero, WorkFlowy es una gran aplicación gratuita para mantener una lista de viñetas que puedes compartir con tus colegas. Es esencialmente una pizarra en una página web, que a menudo es todo lo que necesitas para una buena gestión de proyectos. Para más colaboración, como el seguimiento de hitos y el intercambio de archivos, echa un vistazo a Basecamp, la aplicación de gestión de proyectos más popular para las pequeñas empresas.

Comercialización por correo electrónico: Soy un gran fan de enviar un boletín mensual por correo electrónico. Creo que es la mayor actividad de marketing de apalancamiento que puedes hacer. Más apalancamiento nos da más tiempo. Si eres nuevo en el mercadeo por correo electrónico, las herramientas más fáciles para empezar, en mi experiencia, son MailChimp y Constant Contact. Ambas facilitan la importación de sus contactos existentes y la puesta en marcha. Te recomiendo encarecidamente que pongas esto en la parte superior de tu lista de tareas de marketing.

Estrategia 3 : Deshazte (de la mayoría) de tus esfuerzos en los medios sociales

Si crees que esta idea es controvertida, probablemente necesites para leer esto. ¿Estás obteniendo algo de tus esfuerzos en los medios sociales, o simplemente te sientes ocupado?

No confundir el esfuerzo con la eficacia. Si no estás rastreando nuevos clientes a Twitter, Facebook y LinkedIn, tal vez sea hora de volver a marcar o de recortar el tiempo que dedicas a los medios sociales.

Hablo por experiencia. En Chrometa, no usamos los medios sociales como una herramienta de generación de plomo porque descubrimos que no funciona! Creo que los medios sociales son una gran manera de interactuar con los clientes y colegas y de entablar una conversación. Está bien como un enfriador de agua virtual, pero es un gran sumidero en términos de desarrollo de negocios.

El resultado final

¿Recuerdas cuando la subcontratación estaba de moda? Bueno, los ordenadores han recorrido un largo camino, superando a los humanos en una amplia gama de tareas. Esto es algo muy bueno para el profesional emprendedor. Puede dirigir una fuerza de trabajo mucho más grande que la actual por el bajo precio mensual de la mayoría de las ofertas de software.

Ya sea que considere la subcontratación como parte de sus planes para el 2012, el resultado final es simple. Eliminar las interrupciones, automatizar el trabajo y reducir el consumo de medios sociales debería ayudarle a aumentar su tiempo productivo total y, además, hacer que su trabajo sea más divertido y satisfactorio.

Da pasos de bebé. Si sólo tienes el ancho de banda para adoptar una de las tres estrategias de ahorro de tiempo de este artículo, entonces ve por una y ataca las otras en sucesión. Hazte una lista de objetivos y apégate a ella.

Sobre el autor:

Brett Owens es CEO y cofundador de Chrometa , un proveedor de software de gestión del tiempo con sede en Sacramento, California, que registra e informa con precisión sobre cómo pasas tu tiempo. Anteriormente comercializado sólo para la comunidad jurídica, Chrometa se está ramificando hacia las perspectivas de contabilidad. Las ganancias incluyen la capacidad de descubrir el tiempo facturable anteriormente no documentado, el ahorro de tiempo en la conciliación de la facturación y la mejora de la productividad personal. Brett también es blogger y fundador de ContraryInvesting . com , así como un colaborador habitual de dos importantes sitios de medios de comunicación financieros, SeekingAlpha . com y Minyanville .