¿Qué haces cuando el dueño de un negocio claramente no tiene idea de cómo manejar su pequeño negocio? ¡Esperemos que se las arregle para salir antes de que todo se derrumbe!
Mucho antes de convertirme en contador público, tomé un trabajo a tiempo parcial en un negocio de salud alternativa en Madison, Wisconsin. Estaba entre trabajos y necesitaba algo que me ayudara a salir adelante hasta que descubriera cuál sería el siguiente capítulo de mi vida. El dueño, a quien llamaré «Daniel», tenía dos negocios separados pero relacionados: una tienda donde vendía remedios de salud alternativa y libros, y una farmacia homeopática de venta por correo.
El negocio de la farmacia homeopática era una institución venerable, fundada en Chicago en 1912. Daniel compró el negocio a finales de los 70 y lo trasladó a un almacén en Madison.
En su momento de mayor esplendor, el negocio fabricaba y distribuía remedios homeopáticos en todo el país. En el momento en que me incorporé, la maquinaria se había vendido hace tiempo y lo que quedaba eran miles de frascos de galones de pastillas de apariencia idéntica y una biblioteca de libros de medicina encuadernados en cuero de principios de 1900.
Trabajé sobre todo en el almacén, donde preparaba los pedidos para enviarlos por correo. Mi anciano compañero de trabajo, Art, preparaba esos pedidos para su envío. Art había trabajado para la farmacia homeopática toda su vida laboral, desde su adolescencia.
Art pasó unas horas al día envolviendo cuidadosamente los pequeños frascos de cristal de las pastillas y embalándolas en pequeñas cajas para que las recogiera UPS. Según Art, algunas de las pastillas de esos frascos habían sido fabricadas más de 50 años antes, pero la naturaleza de esos remedios hizo que nunca perdieran potencia. La carga de trabajo de Art era bastante ligera, y una vez que los pedidos diarios salían por la puerta, se dormía en un sillón frente a un televisor.
Mi primer indicio de que algo era un poco impreciso con Daniel vino del amigo que me conectó con el trabajo. Me advirtió que a veces sus cheques rebotan, así que necesitaba asegurarme de tener suficiente dinero en mi cuenta para cubrir cualquier posible déficit. Y, siempre debería hacer el punto de recoger mi cheque en persona el día de pago. «Nunca confíes en él cuando diga ‘el cheque está en el correo’ porque no lo estará», advirtió.
La siguiente pista vino de Art. Se quejó de que sólo recibía el salario mínimo, pero yo recibía 2 dólares más por hora, aunque era un empleado nuevo.
Daniel le había dicho que era porque yo tenía una licenciatura en bioquímica, así que eso me hacía más valioso. No importaba que una educación de secundaria apenas se requiriera para cumplir con mis deberes laborales.
Lo único que hacía era llenar botellas de vidrio con pastillas y escribir los nombres de los remedios en las etiquetas. No tenía sentido para mí que a alguien que había pasado su vida trabajando para esta compañía sólo le pagaran el salario mínimo.
Otra pista vino de la forma caótica en que Daniel manejaba su negocio. Parecía que nunca pedía suministros hasta que estaba completamente fuera. Eso significaba que tenía que pagar extra por la entrega de la noche a la mañana. Parecía que se preocupaba de una crisis a otra.
También tenía una enorme lista de pedidos atrasados, lo que podría haber traído el tan necesitado dinero en efectivo al negocio. Sin embargo, la política de la compañía desde hace mucho tiempo era enviar primero y recoger el dinero después. Tenía pedidos para sus pagadores lentos. La siguiente pista muy clara fue cuando Hacienda llamó.
Una mañana, Daniel y yo estábamos en el almacén, donde estaba corriendo frenéticamente, tratando de hacer frente a la crisis diaria que había surgido. Un hombre con traje que llevaba un maletín llamó a la puerta.
«Buenos días. Soy del IRS y estoy aquí para examinar sus registros de nómina. Esta compañía tiene tres cuartos de atraso en la presentación de informes de impuestos de nómina y cuatro cuartos de atraso en el pago de impuestos de nómina. Nos hemos puesto en contacto con usted por correo varias veces, pero no hemos recibido ninguna respuesta.»
Daniel habló con el agente a través de la puerta entreabierta, pero no lo dejó entrar. Mientras escuchaba, le mintió al agente de Hacienda. «Lo siento, pero no hay ningún registro aquí. Todos los registros de mis negocios están en mi otra ubicación». Esto no era cierto, había un archivador a menos de 3 metros del agente de Hacienda con una mezcla de recibos y hojas de tiempo.
«Estoy en medio de la informatización de los registros de mi negocio», continuó Daniel. «Tendré esos informes archivados tan pronto como pueda.» Esa parte era dudosa, por decir lo menos.
Esto fue en 1989 y las computadoras recién se estaban introduciendo en las pequeñas empresas. Daniel tenía un modelo temprano de Macintosh en su tienda y me contó con orgullo cómo estaba en el proceso de informatización de su negocio.
Por lo que pude ver, sin embargo, todo lo que hizo con su Mac y Apple ImageWriter fue imprimir etiquetas para algunos de los remedios que hizo en la tienda. Mis cheques de pago estaban escritos a mano y estaban acompañados de un pequeño trozo de papel que mostraba sus cálculos de horas trabajadas a salario neto.
Afortunadamente, encontré un trabajo mejor pagado en la universidad y dejé a Daniel y Art para manejar los pedidos sin mí. Daniel aguantó unos cuantos años más, probablemente contando con la velocidad glacial de los procesos del IRS.
Más tarde oí que Hacienda había confiscado el negocio de pedidos por correo de Daniel y lo puso en el bloque de subasta. Con eso, el muy respetado negocio murió.
Algunas pistas para los despistados
Daniel no era muy diferente de muchos de los propietarios de pequeños negocios con los que trabajé años después como contador público. Aquí hay algunas cosas que le habrían ayudado a él (y a cualquiera de sus clientes que puedan sonar similares a Daniel):
- Requerir que los clientes paguen por adelantado sus pedidos . Además de acelerar el ciclo de efectivo, se habría ahorrado los 500 dólares que le pagaba a mi amigo cada mes por escribir y enviar facturas.
- Proyecciones de flujo de caja . Dándole a Daniel una idea del momento en que el dinero entra y sale le habría ayudado a planear los gastos como los depósitos de impuestos.
- Asumir la nómina . Daniel era un buen tipo, pero estaba muy metido en tratar de dirigir dos negocios. Dejar que otro se encargara del papeleo le habría ayudado a concentrarse en lo que era mejor y podría haber salvado su negocio.
- Encárgate de la contabilidad . La contabilidad se realizó un poco diferente en 1989 de lo que es hoy en día, pero tener un profesional que supervise sus ingresos y gastos podría haberle ayudado a evitar los problemas que le costaron su negocio.
- Tener una educación básica de negocios . Daniel era un apasionado de la salud natural. Pero, como muchos otros empresarios que siguen su pasión, no tenía ni idea de cómo dirigir un negocio.
Irónicamente, tal vez, Daniel tenía la reputación de ser un exitoso líder de negocios en Madison. Sin embargo, mi experiencia de trabajar para él lo pintó bajo una luz muy diferente, por decir lo menos. ¡Estoy contento de que ninguno de mis cheques de pago haya rebotado!