Saltar al contenido

Transponer los datos en hojas de trabajo de Excel

De vez en cuando, puede que encuentres datos que se presentan en filas, cuando en realidad necesitas que estén en columnas. O tal vez quieras voltear los datos en columnas a un formato de fila. Muchos usuarios no se dan cuenta de que Excel ofrece una forma fácil de realizar esta tarea con sólo un par de clics del ratón. Incluso puedes crear un atajo de teclado en Excel 2007 y posteriores. También hablaré de un par de matices frustrantes que puedes encontrar al transponer datos.

Supongamos que tienes una lista de compradores de coches y su información de vehículos presentada en dos filas como vemos en la figura 1. Nos gustaría transformar estos datos en una lista en forma de columna, como se muestra en la Figura 1, para poder usar la información para generar cartas a través de Mail Merge en Microsoft Word.

Transponer los datos en hojas de trabajo de Excel

Figura 1: Los datos presentados en filas pueden ser transpuestos a columnas.

Para ello, seleccione las celdas A1 a C3, y pulse Ctrl-C para copiar. A continuación, haz clic con el botón derecho del ratón en la celda E3 y elige Pegado especial. Haz clic en la casilla de verificación Transponer y luego en Aceptar, como se muestra en la figura 2.

Figura 2: Puedes transponer fácilmente los datos de las columnas a las filas, o viceversa.

Transformar los datos en filas es igual de simple. Selecciona los datos de las celdas E3 a F6, presiona Ctrl-C para copiar, y luego haz clic con el botón derecho del ratón en la celda de tu elección y usa Pegar Especial, Transponer.

Transponer datos en Excel 2010 y posteriores es aún más fácil gracias a un nuevo icono que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón en una celda, como se muestra en la Figura 3. El cuarto icono de la sección Opciones de pegado permite saltar el cuadro de diálogo Pegado especial. Como una ventaja adicional, si pasa el cursor sobre este icono por un momento, Excel le muestra una vista previa de cómo se verán los datos si los transpone.

Figura 3: Excel 2010 y posteriores ofrece un atajo de Transpose.

Si pasas mucho tiempo transponiendo datos, puedes crear un atajo de teclado en Excel 2007 y posteriores. Para ello, lleva a cabo estos pasos, como también se ilustra en la Figura 4:

  • Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha Inicio y elige Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Seleccione todos los comandos de la lista Elegir comandos de.
  • Desplácese hacia abajo y haga clic una vez en Pegar y Transponer, luego haga clic en Agregar, o simplemente haga doble clic en Pegar y Transponer.
  • Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Figura 4: Puedes añadir un icono de Transpose a tu Barra de Herramientas de Acceso Rápido en Excel 2007 y posteriores.

Su nuevo icono de Transponer tendrá una tecla de atajo basada en el orden en que el comando aparece en su Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Como se muestra en la Figura 5, ahora puedes pulsar Alt-4 para transponer datos. Tenga en cuenta que esta opción sólo está habilitada cuando tiene datos en el portapapeles.

Figura 5: Se puede acceder a los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido mediante atajos de teclado.

Hay tres peculiaridades a tener en cuenta con respecto a la transposición de datos:

1. No puede transponer al teclado datos que haya cortado, como con Ctrl-X o el comando Cortar. Sólo puede transponer datos que haya copiado al portapapeles como se describe anteriormente. (Gracias a Lewis por señalar esta omisión en la publicación original de este artículo).

2. No puedes transponer datos en el rango de células de las que has copiado.Si intentas hacerlo, Excel presentará el mensaje críptico que se muestra en la figura 6. Simplemente considera que el borde de la marquesina alrededor de las celdas que has copiado es una valla eléctrica que no debes tocar. Una vez que has transpuesto los datos, eres libre de cortar y pegar en una nueva posición.

Figura 6: Excel no permite que los datos se transpongan a las celdas de las que ha copiado los datos.

3. En muchos casos, las fórmulas se ajustarán automáticamente, pero en otros casos se les puede presentar una serie de #REF! Errores. En tales casos, usa el cuadro de diálogo Pegar especial y elige la opción Valores junto con la casilla Transponer, como se muestra en la Figura 7.

Figura 7: Elija los valores junto con Transponer si las fórmulas transpuestas resultan en errores #REF!

Lea más artículos de David Ringstrom.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .