A veces en Excel puede encontrarse una situación en la que cada celda contiene múltiples líneas de datos. No es una tarea enorme escribir manualmente unos pocos registros, pero ¿qué pasa si tienes docenas o cientos de registros en este formato? En este artículo explicaré algunas técnicas simples que pueden hacer el trabajo rápido de transformar estos datos en columnas.
El primer paso del proceso es utilizar la función SUSTITUIR para reemplazar el carácter de línea nueva que no se imprime por otro carácter. Debes usar una fórmula, porque la función Buscar y reemplazar de Excel no te permite reemplazar caracteres que no se imprimen, como las nuevas líneas. En caso de necesidad, puedes usar Word para realizar tales reemplazos, pero es fácil usar la función SUSTITUIR.
La función de SUSTITUCIÓN tiene cuatro argumentos:
- texto – En este caso, el texto será una celda que contiene caracteres de nueva línea
- texto_antiguo – La función CHAR de Excel puede generar el carácter de nueva línea no imprimible
- new_text – Me gusta usar el símbolo | (a menudo llamado símbolo de la pipa) como un identificador único en lugar del carácter de la nueva línea. Este símbolo suele aparecer encima de la tecla en su teclado.
- instance_num – Este es un argumento opcional que omitiré en este caso porque quiero reemplazar todos los caracteres de la nueva línea con el símbolo de la pipa. Si pongo un número aquí, sólo se reemplazará esa cantidad de caracteres de la nueva línea.
La función CHAR de Excel sólo tiene un único argumento en el que se indica el número del personaje que se quiere devolver. Los caracteres de la nueva línea son el número 10, así que usaré CHAR(10) para indicar una nueva línea. Aquí hay un gráfico de todos los símbolos de caracteres .
Ahora estoy listo para introducir la fórmula en la celda B1. Haz clic en la celda B1, y luego doble clic en la Manija de Relleno en la esquina inferior derecha de la celda para copiar la fórmula a través de la celda B5. La función SUSTITUIR toma los datos de su pantalla original en varias filas y los coloca en una sola fila, con un símbolo | entre los datos que estaban en cada fila.
Ahora selecciona las celdas B1 a B5, y luego presiona Ctrl-C para copiar el rango al portapapeles. Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda B1, elige Pegado especial y luego Valores. Deja seleccionadas las celdas B1 a B5, y elige Datos, y luego Texto a Columnas.
Elija Delimitado y, a continuación, haga clic en Siguiente. A continuación, elija Otro e introduzca el símbolo |. Puedes desactivar la casilla de verificación de Pestaña o dejarla pulsada, lo cual no tendrá ningún efecto si tus datos no contienen caracteres de pestaña. Haz clic en Finalizar para completar los pasos del asistente. Los datos se transforman ahora en columnas