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Trabajando de forma más inteligente para aumentar los ingresos de su empresa

Si se pregunta a los propietarios de las empresas de contabilidad cuáles son sus objetivos para 2016, probablemente responderán: “generar más ingresos”. Pero es mucho más fácil decirlo que hacerlo.

Como propietario puede preguntarse: ¿Cómo voy a lograr esto? ¿Diversificaremos nuestros servicios, clientes o alcance geográfico? ¿Vamos a racionalizar las operaciones? Si le sirve de consuelo, la mayoría de las empresas se enfrentan a las mismas preguntas.

Trabajando de forma más inteligente para aumentar los ingresos de su empresa
Trabajando de forma más inteligente para aumentar los ingresos de su empresa

Un desafío operacional en particular se deriva del mantenimiento de procesos altamente manuales comandados por servicios de cuentas por pagar como el pago de facturas. Si la naturaleza manual de estos procesos consume una cantidad significativa de tiempo e impide la generación de ingresos en su empresa, la racionalización de los mismos debería ser una prioridad.

La exploración de cómo trabajar de forma más inteligente debería comenzar con un examen metódico para ver dónde se podría mejorar cada proceso. Es simplemente una cuestión de examinar las tareas y ver cómo sistematizar las diversas prácticas en procesos uniformes.

Una mejor manera

Uno de sus objetivos puede ser aplicar la tecnología para racionalizar algunas de esas tareas y crear beneficios. Por ejemplo, piense en un miembro del equipo que recibe una solicitud de último minuto de un cliente para enviar 50 cheques para firmas.

En un entorno sin papeles, el miembro del equipo tendría que imprimir cheques y enviarlos al cliente para que los firme y los devuelva. El miembro del equipo trabajaría diligentemente para cumplir con la solicitud, pero el proceso en sí mismo la haría más lenta. Aquí es donde trabajar de forma más inteligente puede tener un gran impacto: la tecnología, junto con los procesos inteligentes, ofrecerá resultados más eficientes.

Cuatro formas de fomentar la sistematización

Los contadores se centran en prestar el mejor servicio a sus clientes y en mejorar continuamente los procesos. Si bien el cambio nunca es fácil, hay pasos que se pueden dar para comprender el impacto, promover los beneficios y establecer expectativas en torno a la adopción de procesos y tecnología

Los sistemas y procesos unificados ofrecen una mejor plataforma para lograr esas eficiencias. En el caso de una empresa con múltiples ubicaciones, un centro de operaciones central le permite recomendar e implementar alternativas más eficientes en toda la organización.

Los pasos para promulgar nuevos procesos y tecnología deben incluir lo siguiente:

  1. Análisis de procesos oficina por oficina : Para cada lugar, analizar cómo se realizan actualmente los procesos y capturar esa información. Para que el nuevo proceso sea fácil de entender, comparta una guía de instrucciones sobre cómo recibir, procesar y completar una transacción. Este documento refuerza los nuevos procesos con los clientes y educa a los nuevos empleados.
  2. Dirigir de arriba a abajo: Es probable que cada una de sus oficinas tenga un líder que pueda liderar el proceso y trabajar con el equipo local para adoptar la tecnología y lograr procesos más eficientes.
  3. Comunicarse constantemente : Será necesario reforzar la importancia y los beneficios de la sistematización de estas normas durante las reuniones anuales, trimestrales y de toda la empresa y a través de otros medios de comunicación como los boletines de noticias de la empresa.
  4. Asegurar que la política apoye la adopción : Más allá de la comunicación, la estrategia más amplia necesita reforzar su objetivo para una práctica más efectiva. Sería ineficaz, por ejemplo, racionalizar los procesos en torno a cinco tecnologías diferentes. El hecho de tener una sola solución posiciona a la empresa para crear una relación sólida y aprovechar sus proveedores de tecnología.

Conclusión

La sistematización de los procesos y la tecnología desempeña un papel fundamental para ayudar a su empresa a trabajar de manera más eficiente y aumentar los ingresos. Los sistemas tecnológicamente avanzados impulsarán la realización e impactarán positivamente en el crecimiento de su empresa.