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Todo lo que necesitas saber sobre los nombres de los rangos de Excel

Casi desde el principio de los tiempos, según la medición de AccountingWEB, los consejos de Excel han sido populares tanto en los sitios de AccountingWEB de EE.UU. como del Reino Unido. Y de todos los innumerables consejos de Excel que se han publicado a ambos lados del Atlántico, ninguno ha sido más leído y virtualmente escuchado que los de nombres de rangos. Aquí están las últimas preguntas y respuestas sobre los nombres de las gamas de Excel que salen de nuestro sitio en el Reino Unido, con enlaces a más de nuestros destacados consejos sobre nombres de gamas de Excel en la parte inferior.

Introducción

Todo lo que necesitas saber sobre los nombres de los rangos de Excel
Todo lo que necesitas saber sobre los nombres de los rangos de Excel

Es posible asignar un nombre a una celda o bloque de celdas de Excel e incluso directamente a una fórmula de Excel. Los nombres pueden utilizarse para facilitar la navegación y la selección y pueden utilizarse en lugar de referencias de celdas para facilitar la comprensión de las fórmulas. Hasta la versión de 2007, las herramientas propias de Excel para gestionar los nombres eran bastante mínimas, aunque existen complementos de terceros. Excel 2007 introdujo la nueva función de gestión de nombres que proporcionó un conjunto de herramientas básicas para la gestión de nombres.

¿Cuál es la forma más rápida de asignar un nombre de rango a una célula o bloque de células?

Los nombres pueden ser creados usando la opción Fórmulas, Nombres Definidos, Definir Nombre (menú de Excel 2003: Insertar,-Nombre- Definir). Sin embargo, una forma más rápida de asignar un nombre simple a la celda o bloque de celdas actualmente seleccionado es hacer clic en el Cuadro de Nombre a la izquierda de la Barra de Fórmulas y escribir el nombre. Es importante pulsar Intro después de escribir el nombre – si sólo haces clic en otro lugar, el nombre no se guardará.

Si tienes un bloque de celdas con etiquetas de filas y columnas, entonces puedes usar la opción Fórmulas, Nombres Definidos, Crear a partir de la selección (menú de Excel 2003: Insertar Nombre-Crear) para crear un conjunto completo de nombres de una sola vez. Sólo tienes que seleccionar todo el bloque, incluyendo las etiquetas de filas y columnas y elegir la opción Crear. Podrás especificar qué filas y columnas utilizar para crear los nombres de las otras filas y columnas. Si las etiquetas de las celdas contienen espacios, éstos serán reemplazados por caracteres de subrayado y si contienen texto que comienza con un número, serán precedidos por un subrayado.

¿Puedo escribir cualquier cosa como nombre de rango?

Los nombres de rango no pueden incluir espacios y aunque pueden incluir números, no deben empezar con un número. Un nombre de rango no puede ser una referencia de celda. Esto puede sonar obvio, pero debido al dramático aumento en el número de columnas en Excel 2007/10 es bastante fácil intentar introducir accidentalmente una referencia de celda – por ejemplo en Excel 2007 Sal1 o Pur1 son ambas referencias de celda, aunque serían nombres de rango perfectamente válidos en Excel 2003.

¿Cómo incluyo un nombre de rango en una fórmula?

Si sabes el nombre que quieres usar, puedes escribirlo donde sea necesario en la fórmula. Sin embargo, también se pueden seleccionar nombres de las listas de nombres disponibles.

En Excel 2007/10, cuando empiece a escribir un nombre o una función en una fórmula, Excel le pedirá una lista de elementos coincidentes. El nombre puede seleccionarse de la lista haciendo doble clic o, utilizando el teclado, seleccionando con las teclas del cursor y luego pulsando Tab (no Intro o Retorno que aceptará su fórmula a medio completar).

También puedes usar la opción $0027Usar en la Fórmula$0027 en el grupo de Nombres Definidos de la cinta Fórmulas.

Alternativamente, en todas las versiones recientes de Excel se puede utilizar el atajo de teclado F3 para mostrar una lista de nombres en cualquier punto mientras se introduce una fórmula.

¿Cómo puedo gestionar mis nombres de rango?

Para revisar o editar un nombre existente en Excel 2003 o antes es necesario utilizar la secuencia de menú Insertar Nombre-Definir y seleccionar el nombre a editar de la lista. Luego puede borrarlo o cambiar a qué se refiere en el cuadro “Se refiere a:”. En Fórmulas de Excel 2007/10, Nombres Definidos, el Administrador de Nombres presenta una lista de nombres en uso junto con información sobre su Alcance. Nuevamente se puede seleccionar un nombre y luego cambiar el “Refiere a:” o usar el botón Editar:

Seleccionar y navegar usando nombres

El Cuadro de Nombres también proporciona una forma rápida de seleccionar las celdas a las que se refiere un nombre. Al hacer clic en el desplegable del Cuadro de Nombres se mostrará la lista completa de nombres de celdas del libro de trabajo y al hacer clic en cualquiera de ellas se establecerá la selección con ese nombre.

¿Puedo usar el mismo nombre de rango en diferentes hojas?

Por defecto, un nombre se aplicará a todo el libro de trabajo y debe ser único dentro del libro de trabajo. Sin embargo, es posible restringir el “alcance” que un nombre se aplica a una hoja en particular. En Excel 2007/10 el cuadro de diálogo Definir nombre y el Administrador de nombres muestran el Alcance y en el caso del cuadro de diálogo Definir nombre permiten establecerlo en el libro de trabajo o elegir una hoja en particular. Si el alcance de un nombre está restringido a una hoja, entonces el mismo nombre puede ser configurado para otras hojas o para el libro de trabajo en su conjunto. Si utiliza el mismo nombre para el nombre del ámbito del libro de trabajo que para el ámbito de la hoja de trabajo, entonces en la misma hoja, con sólo introducir el nombre se referirá al nombre del ámbito de la hoja de trabajo. En cualquier otra hoja el nombre se referirá al nombre global – para referirse a la hoja, debe incluir la referencia de la hoja:

=Sheet1!MySheetName

En Excel 2003 y antes, para restringir el alcance de un nombre a una hoja, se debe incluir el nombre de la hoja como se ha indicado anteriormente como parte del nombre cuando se crea.

¿Cómo asigno una fórmula a un nombre de rango sin usar ninguna celda y por qué asignaría una fórmula directamente a un nombre de rango?

Aunque los nombres se utilizan más comúnmente para referirse a las celdas o bloques de celdas de Excel, un nombre puede referirse directamente a una fórmula de Excel. Para ello, deberá utilizar el cuadro de diálogo Definir Nombre e introducir la fórmula en el cuadro “Se refiere a”.

Es una buena idea asegurarse de que la fórmula funciona correctamente en una celda antes de copiarla a la caja de referencias.

Podría utilizar esta técnica para facilitar la inclusión del resultado de una fórmula que quiera utilizar frecuentemente en su libro de trabajo. Por ejemplo, la pantalla de arriba muestra una fórmula que devolverá una versión formateada de la fecha de fin de mes anterior.

En algunos casos, el uso de un nombre que se refiera directamente a una fórmula es la única manera de lograr lo que se quiere. Por ejemplo, si necesita enlazar una serie de gráficos a un bloque de celdas que se expande dinámicamente a medida que agrega más datos, puede crear un nombre de rango que utilice las funciones OFFSET() y COUNTA() en una fórmula y luego usarla como fuente de datos para la serie de gráficos. Excel no aceptará que la propia fórmula se utilice directamente como fuente de datos.

Aunque esta técnica puede ser muy útil en algunas situaciones, sería una buena idea incluir detalles de todos esos nombres en la documentación de la hoja de cálculo. Es posible que no todo el mundo sepa que los nombres pueden referirse a otra cosa que no sean celdas, lo que podría causar confusión cuando no puedan encontrar el nombre en la lista del Cuadro de Nombres, aunque aparecerá en la pantalla de Administrador de Nombres o Definir Nombre.