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TIGTA dice que el IRS necesita mejorar la preparación para emergencias

Por Jason Bramwell

A medida que el IRS continúa recuperándose después del cierre del gobierno federal de dieciséis días, un nuevo informe publicado el 30 de octubre por el Inspector General del Tesoro para la Administración de Impuestos (TIGTA) concluyó que el IRS necesita mejorar ciertos aspectos de su programa de continuidad.

TIGTA dice que el IRS necesita mejorar la preparación para emergencias
TIGTA dice que el IRS necesita mejorar la preparación para emergencias

El informe del TIGTA, Se necesitan mejoras para garantizar la reanudación oportuna de los procesos comerciales críticos después de una emergencia , que se publicó el 24 de septiembre, una semana antes de que comenzara el cierre del gobierno, encontró que el IRS no siempre demostraba que su plan de capacidad de continuidad garantizaría la reanudación oportuna de los procesos comerciales críticos, como la recaudación de impuestos, la emisión de reembolsos y la respuesta a las consultas de los contribuyentes.

Desde que abrió sus puertas de nuevo el 17 de octubre, el IRS ha tenido que retrasar la temporada de presentación de impuestos de 2014 hasta dos semanas para poder preparar y probar los más de cincuenta sistemas necesarios para manejar el procesamiento de 150 millones de declaraciones de impuestos. La agencia también ha informado de una gran demanda de sus líneas telefónicas gratuitas, sitios de atención al público y otros servicios después de que terminara el cierre gubernamental de dieciséis días. El IRS recibió 400.000 piezas de correspondencia durante el cierre, además del millón de artículos que ya estaban siendo procesados antes de que la agencia tuviera que cerrar temporalmente sus puertas.

Según el informe, el TIGTA declaró que el IRS no cumplía con el requisito de informar anualmente al Departamento del Tesoro sobre el año fiscal 2012, certificando su plan de capacidad de continuidad. Además, los planes de continuidad de todo el sistema para cuatro de las veintidós unidades de negocio del IRS no estaban preparados para facilitar la reanudación de las operaciones críticas del IRS. Esas cuatro unidades incluían

  1. Oficina de preparación de la devolución: Responsable del registro, prueba e idoneidad de los preparadores de impuestos federales.
  2. Oficina de Servicios en Línea: Responsable de la entrega de estrategias, políticas e iniciativas para fortalecer la experiencia de los servicios en línea del IRS.
  3. Oficina del Programa de la Ley de Cuidado de la Salud: Responsable de aplicar las disposiciones fiscales de la legislación de la Ley de Atención Asequible.
  4. Oficina de Análisis de Cumplimiento: Responsable de las prioridades estratégicas de cumplimiento.

De las cuatro unidades de negocio seleccionadas, el TIGTA encontró que los planes de continuidad de dos de las unidades de negocio estaban incompletos.

“Específicamente, los planes de las divisiones de Grandes Empresas e Internacional (LB&I) y Entidades Exentas de Impuestos y de Gobierno (TE/GE) no incluían suficientes detalles y todos los elementos requeridos prescritos en la plantilla estándar del plan de continuidad del IRS”, decía el informe. “Por ejemplo, los dos planes de continuidad proporcionaron detalles limitados por encima del lenguaje preformateado contenido en la plantilla estándar en relación con sus funciones esenciales y los planes para reanudar sus operaciones comerciales. En ambos planes se indicaba que las condiciones de emergencia podían requerir el traslado del personal a un centro de continuidad; sin embargo, en los planes no se identificaban los centros de continuidad alternativos ni las comunicaciones de continuidad, que incluyen sistemas y capacidades de tecnología de la información para apoyar la conectividad entre los principales dirigentes gubernamentales”.

Además, el TIGTA descubrió que los dos planes no identificaban los registros vitales que necesitaban los empleados para desempeñar sus funciones ni documentaban los detalles clave y las estrategias de recuperación, así como la delegación de autoridades, que según el TIGTA son fundamentales para proporcionar la autoridad legal para que la dirección tome decisiones políticas clave durante una emergencia.

El TIGTA recomendó que David Grant, jefe de la Agencia de Servicios Compartidos del IRS, hiciera las siguientes ocho mejoras:

  1. Poner en práctica un proceso para garantizar que se cumpla el requisito de presentación de informes anuales al Departamento del Tesoro que certifique su plan de capacidad de continuidad.
  2. Asegurar que los planes de continuidad en todo el sistema se preparen inmediatamente para la Oficina de Preparación de la Devolución, la Oficina de Servicios en Línea, la Oficina del Programa de la Ley de Atención Asequible y la Oficina de Análisis de Cumplimiento.
  3. Asegurarse de que el modelo existente de plan de continuidad del IRS esté actualizado y sea utilizado por todas las unidades de negocios y oficinas locales.
  4. Identificar la capacitación apropiada que debe ser completada por el personal sobre el terreno responsable de las actividades de planificación de la continuidad y establecer un proceso de supervisión eficaz para garantizar que se complete la capacitación.
  5. Elaborar un plan que establezca las medidas y los plazos para la aplicación de una base de datos de trabajo centralizada para el seguimiento del plan de continuidad. La administración también debe velar por que todos los planes de continuidad vigentes se obtengan del personal de la dependencia comercial y se mantengan para su referencia inmediata.
  6. Elaborar y publicar procedimientos escritos que requieran el personal necesario para crear y actualizar los futuros planes de continuidad en el Centro de Mando del Conjunto de Herramientas (TSCC) cuando el sistema esté en pleno funcionamiento.
  7. Establecer un proceso para supervisar el programa de pruebas y ejercicios de continuidad para garantizar que se disponga de un número adecuado de ejercicios, de modo que el personal de continuidad de la dependencia comercial cumpla los requisitos de pruebas y ejercicios anuales.
  8. Establecer un proceso para vigilar las deficiencias identificadas durante los ejercicios de continuidad a fin de asegurar que las debilidades se aborden según corresponda.

En su respuesta al informe del TIGTA, Grant dijo que el IRS está de acuerdo con las ocho recomendaciones y desarrollará e implementará acciones correctivas para cada una de ellas.

“Nos comprometemos a asegurar que nuestro programa de continuidad permitirá al IRS reanudar el procesamiento de las funciones críticas de manera oportuna, en caso de una emergencia”, escribió.

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