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¿Tiene que apestar el informe de gastos? ¿Tiene que apestar el informe de gastos?

Déjame empezar diciendo que me encanta mi trabajo. Trabajo con empresas de todo el país ayudándolas a entender mejor sus números a través de la contabilidad y los servicios de consultoría de gestión. Colaboramos con ellos, los entrenamos, y nos conectamos con ellos en los negocios y en lo social. Pero, por alguna razón, todo eso se va por la ventana una vez que empezamos a hablar de la declaración de gastos.

Me convierto instantáneamente en el regañón de la compañía o en la niñera. Ese es el último tipo de relación que quiero con mis clientes, pero parece un mal necesario. ¿Por qué, puede preguntarse? Porque tengo que asegurarme de que toda la información necesaria está presente, tiene sentido, y que la gente no se está aprovechando del negocio de una sola vez.

¿Tiene que apestar el informe de gastos? ¿Tiene que apestar el informe de gastos?
¿Tiene que apestar el informe de gastos? ¿Tiene que apestar el informe de gastos?

Esta es una instantánea de mi vida como contador cuando se trata de tratar con los informes de gastos de los clientes. Hazme saber, también, si esto suena como tú:

Paso 1: Recibir el informe de gastos “completado” del empleado.

La mayoría de los empleados odian los informes de gastos tanto como los contables, así que tiendo a enviar recordatorios por correo electrónico a los clientes y a sus empleados para asegurarse de que recibimos sus informes completos. Cuando finalmente consigo uno, abro un informe de gastos de 20 y pico de páginas en formato PDF.

La primera página es un resumen de todos los gastos. Las siguientes 19 páginas son copias de los recibos dispuestos en todas las diferentes posiciones de las páginas. Sé muy bien que voy a terminar enviando a este empleado preguntas sobre el informe, así que empiezo un borrador del correo electrónico. Los empleados tienden a odiar que se les pregunte sobre sus gastos, así que este proceso nunca es fácil aunque tengo las mejores intenciones.

Paso 2: ¿Está el apoyo para cada gasto?

Empiezo por asegurarme de que tengo todos los recibos que figuran en el informe de gastos. No quiero imprimir las 20 páginas, así que trato de hacerlo en mi visor de PDF. Tengo que dar la vuelta por todo el lugar. Resalto los números en la página de resumen una vez que veo los recibos.

Faltan algunos recibos. Algunas de las copias tienen o bien la parte superior del recibo con el nombre y la fecha o la parte inferior del recibo con la cantidad cortada. Añade estas notas al borrador del correo electrónico al empleado.

Paso 3: ¿El apoyo tiene sentido para los gastos?

Aquí es donde mi mente empieza a entrar en el “OMG”! “¡¿En serio?!” y “Me rindo”. Los contadores realmente llegan a ver el funcionamiento interno de las empresas cuando se trata de revisar los informes de gastos. Vemos los viajes de golf, las tiendas de cigarros, los enormes gastos de marketing, y similares.

Ahora, una buena cantidad de estos gastos son legítimos, pero el cerebro hace cosas raras, especialmente cuando estás hasta la rodilla en los detalles. Trato de no juzgar, pero lo que necesito hacer es asegurarme de que estos son gastos de negocios razonables y que el negocio está bien con estos. ¿Cómo hago esto? Hago preguntas abiertas a los empleados como: “¿Puede explicar el viaje de golf en la fecha X y su propósito de negocio?”

Paso 4: ¿Todo el apoyo se suma?

Así que, he revisado todos los artículos de la línea y he comparado los recibos, excepto por esos pocos valores atípicos. Ahora introduzco el informe como una factura en el sistema de contabilidad. Me gusta proporcionar a mis clientes el detalle de las transacciones, así que hago esto línea por línea. Esto es lo gracioso que sucede con muchos de esos informes de gastos de Excel. Después de introducir cada línea, el total no coincide con la página de resumen. Otra cosa con la que tengo que volver al empleado porque el total podría estar fuera de lugar por unos pocos cientos de dólares y se van a volver locos cuando no se les reembolse lo que esperaban.

En resumen, mi respuesta por correo electrónico al cliente termina siendo algo así (de nuevo, avísame si te suena):

  • “No veo los recibos de los siguientes gastos, ¿puede proporcionarlos?”
  • “Los recibos de estos gastos fueron cortados, ¿puede volver a escanearlos y enviármelos?”
  • “¿Me puede dar más detalles sobre el viaje de golf que tuvo en la cita X y su propósito de negocios?”
  • “¿Para qué fue la compra de tecnología de 3.000 dólares? Sólo dice “material de oficina”.
  • “Parece que hubo un error de adición en su página de resumen. El total de las líneas está fuera de $200 del total que aparece en la hoja. ¿Hay algo que me falta?”

Puedo entender completamente desde la perspectiva del empleado que esto es un total “dolor en el culo” correo electrónico para responder. Ya pasaron una hora o más reuniendo toda esta información y ¿por qué “contabilidad” los está cuestionando ahora? Desafortunadamente, ¡ese es mi trabajo! Sí, ¡sólo llámame el fastidio de la compañía!

¿Cómo pueden los contadores mejorar la declaración de gastos?

Una vez que empiezo a ver que mi tiempo se consume más y más con estas conversaciones detalladas y no tan divertidas, entonces empiezo a buscar maneras de hacer la vida más fácil para todos nosotros. Aquí es donde entran en juego diferentes tecnologías y sistemas, como una de las muchas aplicaciones de informe de gastos del mercado. A menudo son gratuitas o baratas y quitan mucho sudor y estrés de estas tareas a menudo molestas, pero útiles.

De acuerdo, todavía tengo que hacer de canguro y regañar de vez en cuando, pero [usando aplicaciones de informes de gastos] hace que el proceso sea más rápido y me devuelve toda la diversión del trabajo de asesoramiento y consultoría.

Entonces, ¿qué le molesta a tu mascota sobre el informe de gastos? ¿Cómo lidias con ser el fastidio de la compañía? ¿Cuáles son las mejores prácticas que tienes para mejorar los informes de gastos?

Sobre el autor:

Cathy Iconis, CPA y QuickBooks ProAdvisor, es CEO y directora de finanzas de clientes del Grupo Iconis, una empresa virtual de CFO, contabilidad y consultoría de negocios.