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Tiempo y facturación – Ilumine a su equipo sobre la entrada de tiempo

Bienvenido a la serie de AccountingWEB “Posibilidades de gestión de empresas de CPA” por Rita Keller , consultora de gestión de empresas de CPA. Puedes ver todos sus artículos aquí.

Si eres una empresa de precios de valor, no hagas caso. Bien por ti, y apuesto a que tienes muchos miembros del equipo felices. También imagino que tienes gerentes bien entrenados que los asesoran y guían en los compromisos con los clientes.

Tiempo y facturación – Ilumine a su equipo sobre la entrada de tiempo
Tiempo y facturación – Ilumine a su equipo sobre la entrada de tiempo

Si no eres una empresa de precios de valor, como la mayoría de las empresas con las que hablo y trabajo, apuesto a que te preguntan: “¿Cómo entramos en nuestro tiempo para viajar a la ubicación de un cliente? ¿Se puede cobrar o no?”

En una pregunta sobre el Foro de debate de la Asociación de Administración Contable se abordó esta cuestión, y se dieron diversas respuestas a la pregunta sobre cómo manejar el tiempo de viaje.

Para tu información, esto es lo que recomiendo:

  • Los miembros del equipo registran el tiempo que excede su viaje normal si van al sitio de un cliente directamente desde su casa.
  • El código de tiempo utilizado es la mitad de la tasa de facturación normal. Esto permite que el miembro del equipo tenga un tiempo facturable.
  • El kilometraje también se cobra al cliente.
  • Si sale de la oficina para ir al sitio del cliente, el miembro del equipo registra su tiempo y kilometraje desde la oficina hasta el sitio del cliente.
  • Dígaselo a los miembros de su equipo: No tomen una decisión de facturación cuando registren su tiempo, el registro exacto del tiempo es una prioridad.
  • Todo el tiempo relacionado con un cliente debe ser registrado. Cada miembro del equipo debe preguntarse: “¿Haría yo esta tarea si NO tuviéramos este cliente?” Si la respuesta es “no”, entonces es tiempo cobrable.

No confundas el tiempo facturable con el tiempo facturable. Todo el tiempo facturable debe ser registrado – no significa que todo será facturado.

Considere la posibilidad de organizar una sesión de entrenamiento a tiempo a principios de enero, sólo para refrescar a las personas con experiencia y para ayudar a iluminar a las personas nuevas. Es importante comunicar el “modo FIRM” y no dejarlo a merced de los caprichos de los individuos. El primer paso es poner a todos los socios en la misma página.

Sobre el autor:

Rita Keller es una consultora de gestión de empresas de CPA conocida a nivel nacional, conferenciante, autora, mentora y bloguera. Tiene más de treinta años de experiencia práctica en la gestión de empresas de contadores públicos, marketing, tecnología y operaciones administrativas.