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Tiempo para un chequeo de impuestos estatales y locales

Esta temporada alta puede ser el momento perfecto para realizar un chequeo de impuestos estatales y locales para sus clientes.

Sé que esto es probablemente lo último que quieres hacer ahora mismo, pero dado el actual clima fiscal en los EE.UU., aconsejar proactivamente a tus clientes sobre asuntos fiscales estatales y locales debería ser una parte crítica de la gestión de su exposición fiscal, así como proporcionar un buen servicio al cliente. Abordar los tres puntos siguientes le ayudará a identificar las posibles responsabilidades o errores y le dará la oportunidad de minimizar o corregir estos asuntos antes de que se pueda causar más daño.

Tiempo para un chequeo de impuestos estatales y locales
Tiempo para un chequeo de impuestos estatales y locales

1. Nexus

Identificar dónde su cliente está “haciendo negocios” es el primer paso para evaluar sus responsabilidades de presentación de impuestos estatales y locales. El nexo es la mínima conexión o vínculo entre su cliente y un estado que busca gravarlos.

Históricamente, esta conexión se establecía mediante la presencia física (es decir, empleados, contratistas independientes o afiliados que solicitaban ventas o prestaban servicios; propiedad o arrendamiento de bienes personales reales o tangibles; almacenamiento de inventario en un almacén, etc.). El alcance de sus requisitos de presentación en un estado dependía en gran medida de la naturaleza de sus actividades comerciales dentro de esa jurisdicción.

Los tiempos han cambiado desde entonces y la presencia física ya no es necesaria para que muchas empresas vendan o comercialicen sus bienes y servicios. Muchos estados consideran ahora que tener una presencia económica dentro de sus fronteras es una conexión suficiente para permitirles gravar los ingresos.

Los estados también sostienen que los avances en la tecnología y el comercio electrónico han hecho que la norma de la presencia física sea obsoleta también a efectos de los impuestos sobre las ventas y el uso. Para propósitos de prorrateo, debe solicitar dólares de ventas, propiedades y nóminas para todos los estados, no sólo para aquellos estados en los que sus clientes actualmente presentan declaraciones.

Esta información es esencial para determinar si sus clientes están expuestos en otros estados. Tal vez sea necesario realizar un análisis más detallado para evaluar si estos elementos crean nexos basados en la presencia económica o en factores de reparto reglamentarios.

Un número cada vez mayor de estados está recurriendo a los impuestos sobre los ingresos brutos en lugar de los impuestos basados en los ingresos, ya que el umbral de nexo para estos impuestos es mínimo. A efectos del impuesto sobre las ventas y el uso, la presencia física sigue siendo la “ley del país” por el momento.

Sin embargo, los estados están haciendo todo lo posible para ampliar esta definición. Si sus clientes venden productos y servicios que generalmente se consideran gravables en muchos estados, usted debe determinar qué factores crean nexos para los impuestos sobre las ventas y el uso, y hacer preguntas a sus clientes sobre sus actividades comerciales en estos estados.

Si sus clientes están utilizando un facilitador de mercado como Amazon para vender sus productos, se deben hacer preguntas adicionales sobre estas ventas, especialmente si estos clientes están utilizando los servicios de Fulfillment by Amazon (FBA), y su inventario se almacena en los centros de cumplimiento de Amazon en todo el país.

2. Cumplimiento

Si sus clientes están presentando declaraciones de ingresos/franquicias estatales y locales, ingresos brutos, ventas y uso, impuestos sobre el consumo, licencias, nómina o impuestos sobre la propiedad en diversas jurisdicciones, debería considerar la posibilidad de evaluar la calidad y la coherencia de esas declaraciones, si se están preparando y presentando internamente. La mayoría de estas declaraciones tienen plazos de presentación periódicos (mensuales, trimestrales, etc.) y a menudo requieren una gran cantidad de datos de los sistemas de información financiera u otra información preparada por los empleados de su cliente. También debe preguntar:

  • ¿Quién es responsable de asegurar que estas declaraciones sean exactas o que se presenten y se paguen a tiempo? ¿Alguien concilia las cantidades que se informan con los libros y registros? ¿Cómo se resuelven las discrepancias o preguntas?
  • ¿Se están cobrando las tasas correctas del impuesto sobre las ventas en las ventas? ¿Están obteniendo ingresos o ganancias correctamente?
  • ¿Se registraron con el Secretario de Estado para hacer negocios? Si es así, se les puede exigir que presenten declaraciones de ingresos/franquicias.

Las autoridades tributarias del Estado no simpatizan con los contribuyentes cuya defensa por presentar una declaración incorrecta es que no conocían la ley o no entendían las instrucciones de presentación. Si su cliente está pagando regularmente grandes cuotas tributarias resultantes de auditorías o recibiendo notificaciones por declaraciones tardías o no presentadas o por errores de cálculo, todo ello indica que hay deficiencias en el proceso de cumplimiento que deben ser resueltas.

3. Preparación para la auditoría

Debe preparar a su cliente para el hecho inevitable de que, en algún momento, probablemente será auditado por las autoridades fiscales del Estado. Las auditorías pueden ser una herramienta eficaz para generar ingresos y mejorar el cumplimiento.

Las auditorías se realizan regularmente sobre el terreno por agentes que visitan las oficinas del cliente, pero a medida que más estados empiezan a utilizar la tecnología para examinar las declaraciones e identificar las discrepancias, los contribuyentes serán objeto de auditorías documentales sobre cuestiones específicas o se les pedirá que proporcionen documentación para justificar sus declaraciones. Las auditorías pueden ser difíciles y llevar mucho tiempo, pero pueden resolverse de manera eficiente siempre que se prepare a los clientes por adelantado y se asegure que están bien organizados y preparados para los auditores, sus solicitudes de información y sus preguntas.

La revisión de las declaraciones de impuestos que se presentaron durante el período de auditoría le ayudará a identificar posibles problemas y le servirá de guía para saber dónde debe concentrar su tiempo. Si el cliente ha tomado alguna posición agresiva en su declaración de impuestos, prepárese para defender esta posición y argumentar su caso. Además, no pierda la oportunidad de presentar posibles devoluciones o créditos para compensar cualquier impuesto que pueda ser evaluado.

Es imposible ser un experto en todas las áreas del derecho fiscal. Sepa cuándo es el momento de consultar a un tercero que se especialice en un área particular de impuestos, que sea más experto que usted o su cliente para resolver el asunto de la auditoría.

La utilización de un recurso más experimentado en estas circunstancias normalmente conducirá a un mejor resultado para su cliente. Revisar estos asuntos de impuestos estatales y locales con su cliente le dará la oportunidad de identificar los posibles problemas que deben ser abordados.

Es probable que algunos de estos asuntos requieran que dedique más tiempo a revisar las declaraciones de impuestos, a investigar las leyes fiscales de varios estados y a reunirse con su cliente. Sin embargo, investigar estos asuntos ahora, cuando tiene la atención de su cliente, puede conducir a oportunidades adicionales de servicio al cliente más adelante en el año.

Es en interés tanto suyo como de sus clientes que se investiguen y aborden las áreas de posible exposición, considerando las implicaciones financieras del incumplimiento. El riesgo de responsabilidad profesional al que se enfrentan los profesionales por no asesorar adecuadamente a sus clientes en materia de impuestos estatales y locales puede ser considerable si no se toman medidas para mitigar este riesgo.