Seamos sinceros, la mayoría de los contables preferirían no tener que pensar en la gestión de los gastos de viajes y entretenimiento (T&E), y cuando el proceso de T&E de su cliente no está definido o carece de la tecnología y las herramientas para realizar el trabajo, puede ser una fuente continua de frustración para los empleados, los contables y los administradores de la empresa por igual.
Por cuarto año consecutivo, recogimos y analizamos datos de más de 500 directores financieros, controladores y profesionales de la contabilidad fuera de la base de clientes de Certify. Organizaciones de todos los tamaños también están representadas en los datos: 27 por ciento de pequeñas empresas (menos de 100 empleados); 49 por ciento de medianas empresas (101 a 999); y 24 por ciento de empresas comerciales (más de 1.000).
A continuación se exponen tres puntos clave sobre el estado actual de la gestión de los gastos y las consecuencias para los contables y los departamentos de finanzas responsables de las prácticas de presentación de informes de supervisión y evaluación en los años venideros.
1. La empresa se vuelve hacia la automatización
El desglose de los sistemas de gestión de gastos que se utilizan hoy en día es similar a lo que hemos visto en encuestas anteriores: 35 por ciento basado en la web, 50 por ciento manual y 15 por ciento usando un ERP. Manual se define como lápiz y papel, hojas de cálculo de Excel y soluciones propias, y hay un notable aumento en el número de empresas que utilizan estos sistemas en los años anteriores. Sin embargo, una tendencia más reveladora se encuentra cuando observamos los sistemas de información por tamaño de la empresa. En la encuesta de 2016, el 70% de las pequeñas empresas utilizan algún tipo de sistema manual, en comparación con sólo el 26% de las empresas. Para las empresas medianas, es una división 50/50, de manual a automatización. Por lo tanto, a medida que el recuento de empleados impulsa un aumento en la complejidad de los informes de gastos, las tendencias muestran que las organizaciones más grandes tienen más probabilidades de hacer la inversión en una solución automatizada para la escala y la simplicidad.
Sin embargo, en el caso de las pequeñas empresas, no está claro qué grado de barrera puede suponer la inversión para la adopción, dado el precio por usuario que ofrecen la mayoría de los proveedores de software basado en la nube. El reto para estas empresas probablemente se deba más a la falta de conocimiento, tanto de las limitaciones de sus sistemas actuales como de los beneficios y oportunidades de mejora con la automatización.
2. Los beneficios reales superan las expectativas
El tamaño es ciertamente un factor, pero lo que en última instancia impulsa el cambio a un sistema de gestión de gastos basado en la web es una combinación única de deseos, necesidades y presiones organizativas. Para el informe de tendencias de 2016, comparamos los beneficios esperados o deseados de las compañías que planean cambiar de sistema con los beneficios reales de los que ya han hecho el cambio. Lo que encontramos fue que los beneficios reales de usar un sistema automatizado eran mayores que las expectativas en cada categoría medida.
Por ejemplo, sólo el 7 por ciento de las empresas esperaban un reembolso más rápido como resultado del cambio, mientras que el 39 por ciento con un nuevo sistema en marcha observó una mejora en los tiempos de reembolso de los empleados. Mientras que el reembolso presenta una notable diferencia entre la expectativa y la realidad, las tendencias generales aquí muestran cómo las compañías se están beneficiando de la automatización en más formas de lo que pensaban inicialmente.
3. Time to ROI is Improving
En la encuesta de 2015, el 56 por ciento de todas las empresas que cambiaron de sistema pudieron lograr el pleno retorno de la inversión en un año o menos. Hoy en día, el número de compañías que logran un retorno completo de la inversión en el mismo período de tiempo es del 74 por ciento. Cuando analizamos el retorno de la inversión en el plazo de dos años, el 92 por ciento de todas las compañías pudieron lograr el retorno completo en la última encuesta, frente al 80 por ciento del informe de 2015. ¿Qué está impulsando la aceleración? Las tecnologías mejoradas que agilizan la implementación y simplifican la adopción por parte de los usuarios son las que probablemente tengan el mayor impacto en el tiempo de retorno de la inversión. Independientemente de los factores que contribuyan, las compañías que planean realizar mejoras en los programas de administración de gastos deben confiar en su capacidad de asegurar rápidamente un retorno de tiempo, esfuerzo y capital.
En general, dado que T&E representa actualmente entre el 10 y el 12% del presupuesto anual total de la mayoría de las organizaciones, los sistemas utilizados para gestionar los informes de gastos desempeñarán un papel cada vez más importante en el bienestar financiero general de la empresa en los años venideros.
Para obtener información adicional, puede acceder al informe de Tendencias de Gestión de Gastos de 2016 aquí.