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Técnicas poco conocidas para abrir archivos de Excel

Todo usuario de Excel sabe cómo abrir una hoja de cálculo: Haz clic en Archivo (o en el botón de Office caprichoso en Excel 2007), elige el comando Abrir, selecciona un archivo y luego haz clic en el botón Abrir. En este artículo, explicaré varias técnicas ocultas que pueden darte más control sobre hojas de cálculo desconocidas.

Antes de llegar a los detalles de las características ocultas, primero haz doble clic en la barra de título del cuadro de diálogo Abrir en Excel. Esto expande la ventana para que puedas ver más archivos sin tener que desplazarte de un lado a otro. Simplemente haz doble clic de nuevo en él para restaurarlo a su tamaño tradicional.

Técnicas poco conocidas para abrir archivos de Excel

A continuación, haga clic una vez en un archivo y luego haga clic en la flecha del borde derecho del botón Abrir, como se muestra en la Figura 1. La mayoría de los usuarios nunca se dan cuenta de que aquí existe un menú que contiene opciones que pueden variar según su versión de Excel:

Figura 1: Muchos usuarios pasan por alto el submenú dentro del botón Abrir.

Abrir: Esta es la misma función que la de hacer clic en el botón Abrir, por lo que elegirlo simplemente añadiría clics extra de ratón a tu tarea.

Abrir sólo para lectura: Esto abre tu archivo en un estado de sólo lectura, para que no puedas guardar accidentalmente sobre el original. Es una gran opción para tener en cuenta cuando quieras ver un documento pero no necesariamente crear una nueva copia o guardar tu trabajo.

Abrir como copia: Esto crea una copia de su documento en la misma carpeta que el original, pero precede a Copy(x) antes del nombre del archivo. A diferencia de la opción de sólo lectura, puedes guardar los cambios en este documento.

Abrir en el navegador: Esta opción está disponible cuando haces clic una vez en un archivo HTML dentro del cuadro de diálogo Abrir de Excel. El archivo que selecciones aparecerá en tu navegador predeterminado.

Abierto en Vista Protegida: Excel 2010 y posteriores ofrecen una función de Vista Protegida, que puedes usar para abrir documentos desconocidos en un modo de caja de arena. En la Vista protegida no puedes realizar ningún cambio, y las conexiones de datos o macros se desactivan hasta que haces clic en el botón Habilitar edición que se muestra en la Figura 2. Si cierras esta barra de herramientas accidentalmente, también puedes elegir Archivo, Información y luego liberar la Vista Protegida en caso de que necesites editar el documento.

Figura 2: La vista protegida permite abrir con seguridad hojas de cálculo desconocidas.

Abrir y reparar: Disponible en todas las versiones de Excel, este comando oculto puede permitirte abrir libros de trabajo que Excel reporta como corruptos.

A menos que necesites una de estas características especiales, te recomiendo que hagas doble clic en el nombre de un archivo y saltes el botón Abrir.

Hay otro truco que debe ser realizado fuera del cuadro de diálogo Abrir de Excel. Como se muestra en la Figura 3, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo de Excel dentro de una ventana del Explorador de Windows y luego elegir Imprimir. Windows iniciará Excel si es necesario, imprimirá una copia y luego cerrará el documento, y cerrará Excel si no estaba abierto previamente. Esta es una técnica muy útil para obtener una impresión al salir de la puerta de una reunión.

Figura 3: Puedes imprimir rápidamente un documento de Excel desde una ventana del Explorador de Windows.