Saltar al contenido

Superar un matiz de la característica de subtotal de Excel

Por David Ringstrom, CPA

Muchos usuarios confían en la función de subtotal de Excel para insertar instantáneamente totales, promedios, recuentos u otras estadísticas en una lista. Como verás, la característica es fácil de usar – hasta que quieras copiar o dar formato sólo a las filas de totales. En este artículo, explicaré el matiz para que tengas el control total de esta función.

Superar un matiz de la característica de subtotal de Excel

La figura 1 muestra un típico conjunto de datos para su uso con la función de subtotal. Podemos usar la característica de Subtotal para insertar un total después de cada producto así como un gran total en la parte inferior. Como beneficio adicional, podremos expandir y colapsar nuestra lista mediante los botones que aparecerán a la izquierda. Para hacerlo:

  1. Seleccione cualquier celda de su lista.
  2. Elija el comando Subtotal en la pestaña Datos en Excel 2007 y posteriores, o el menú Datos en Excel 2003 y anteriores.
  3. Seleccione el campo Casos vendidos y luego haga clic en Aceptar.

Figura 1: Utilice la función de subtotal para automatizar la inserción de totales dentro de una lista de datos.

La figura 2 muestra los subtotales recién insertados, junto con los controles de contorno en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Si hace clic en el botón 1, la lista se reducirá hasta sólo las filas de totales, como se muestra en la Figura 3.

Figura 2: La función Subtotal insertó un total después de cada cambio en la columna Producto.

Figura 3: Haga clic en el botón 1 para colapsar la lista hasta sólo las filas totales.

Haz clic en la celda A1 y luego presiona Ctrl-A para seleccionar el bloque de datos contiguo. Presiona Ctrl-C para copiar, y luego en una nueva hoja de trabajo, presiona la tecla Enter para pegar tus datos. En este punto se revela el matiz antes mencionado. Uno pensaría que Excel copiaría y pegaría sólo las filas visibles que contienen los totales, pero en cambio, Excel incluye todas las filas, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4: Aunque pensábamos que sólo copiábamos las filas totales, Excel pegó todas las filas.

Del mismo modo, cualquier formato que aplique afectaría también a las filas ocultas. Aquí está cómo hacerse cargo de la situación:

  1. Como se muestra en la Figura 5, seleccione las celdas que desea copiar o formatear.
  2. Presione Ctrl-G para mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga clic en el botón Especial.
  3. Haga doble clic en “Sólo células visibles”.

Figura 5: Utilice el comando Ir a Especial para seleccionar sólo las filas visibles para copiar o dar formato.

En este punto, puedes copiar o formatear sólo las filas totales. También puedes acceder al comando Ir a especial de otras maneras:

  • En cualquier versión de Excel, presione F5 en lugar de Ctrl-G.
  • En Excel 2007 y posteriores, elige el comando Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio y luego elige Ir a Especial.
  • En Excel 2003 y anteriores, seleccione Editar, Ir a y luego haga clic en el botón Especial.

N.B.: No es necesario utilizar el comando Ir a Especial con listas filtradas (el comando Filtro en Excel 2007 y posteriores, o el comando Autofiltro en Excel 2003 y anteriores). Sólo las filas visibles se ven afectadas cuando copias o das formato a las listas filtradas, pero con la función de Subtotal, el paso extra de Sólo Celdas Visibles te ayudará a mantenerte cuerdo.

Lea más artículos de David Ringstrom.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .