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Sqrl es un “cazador-recolector digital” para empresas de contabilidad

En enero de 2013, los tres cofundadores de la empresa de contabilidad en línea Upsourced Accounting, con sede en Columbus (Ohio), se enfrentaron a un desafío que no es único entre muchos propietarios de pequeñas empresas: cómo ser más eficientes.

Lanzada por Ryan Watson , Ryan Baker , y Craig Baldwin en enero de 2012, la Contabilidad Subterránea realiza muchos de los mismos servicios que otras operaciones contables – contabilidad de gestión, nómina e impuestos – pero lo hace exclusivamente en la Nube. Pero incluso cuando los clientes y los ingresos comenzaron a llegar, el equipo seguía luchando con la forma de alcanzar el nivel de eficiencia y, como extensión, la rentabilidad que esperaban.

Sqrl es un “cazador-recolector digital” para empresas de contabilidad
Sqrl es un “cazador-recolector digital” para empresas de contabilidad

“El principal culpable eran las horas de e-mails de ida y vuelta que enviábamos a nuestros clientes, solicitando, siguiendo y reuniendo los documentos que necesitábamos para realizar su trabajo de contabilidad”, Watson, cofundador y director de Upsourced Accounting, dijo a AccountingWEB. “Estábamos perdiendo la mitad del día jugando al control de tráfico aéreo con nuestros clientes”.

Así pues, los tres antiguos contables decidieron crear una solución: una aplicación web diseñada para estructurar y simplificar la comunicación para los contables y otros profesionales del conocimiento. Ingresa Sqrl (se pronuncia “ardilla”), que el trío está pregonando como “cazador-recolector digital”.

Sqrl es un motor de solicitudes que automatiza y gestiona las comunicaciones y solicitudes de rutina, eliminando la necesidad de hacer un seguimiento con un cliente, según Watson.

Pero antes de que se escribiera una sola línea del código del Sqrl, el equipo se puso en contacto con unas cincuenta empresas de contabilidad para ver si estaban experimentando el mismo problema de ineficiencia que la Contabilidad Subterránea y qué soluciones estaban utilizando.

“Lo que nos llegó fue una reacción abrumadora que, sí, nuestros compañeros contables tenían de hecho nuestro mismo problema”, dijo Watson, que también es CEO de Sqrl. “Es más, todos pedían usar [nuestra solución] cuando hubiéramos terminado. En ese momento, Sqrl dejó de ser sólo una herramienta interna de nuestra empresa de contabilidad y se convirtió en un producto de amplia aplicación que finalmente comercializaríamos en la industria en general”.

Aproximadamente 200 empresas de contabilidad y servicios profesionales se inscribieron para utilizar la herramienta antes de que se lanzara públicamente el 29 de enero, dijo Watson. Desde que fue lanzada la semana pasada, otros 300 individuos y firmas han comenzado a adoptar e implementar la Sqrl, agregó.

Sqrl también ha recaudado recientemente 550.000 dólares en fondos iniciales, dirigidos por CincyTech, con sede en Cincinnati, así como por Hyde Park Venture Partners y Vine Street Ventures.

“Aumentar la financiación de la empresa es fundamental para nuestro éxito”, dijo Watson. “Proporciona a nuestro equipo el capital operativo para centrarse realmente en la fabricación de un producto sorprendente y divertido de usar sin tener que centrarse prematuramente en los ingresos”. Todos nuestros inversores son gente de producto, y saben, como nosotros, que nuestra prioridad número uno es entregar un producto asesino. Así que eso es lo que estamos haciendo”.

El director de CincyTech, Justin Thompson, dijo en una declaración escrita: “Creemos que el equipo ha creado una solución elocuente al problema [de la captura y archivo de documentos] y está bien capitalizado para probar su solución en el mercado”.

¿Pero cómo funciona el Sqrl?

Cómo funciona Sqrl

En las empresas de contabilidad, influir en el flujo de información de los clientes – cómo y cuándo entra – se llama gestionar “la puerta de entrada”, dijo John Venturella, presidente de los servicios de impuestos de la empresa de contadores públicos con sede en Ohio Clark Schaefer Hackett , que se encuentra entre los usuarios del piloto de Sqrl.

“La puerta principal es primordial para la eficiencia”, añadió. “La forma tradicional de que un profesional de la contabilidad responda a la información que llega es seguir manualmente la llegada de cada artículo, y luego hacer un seguimiento repetido con el cliente para medir cómo y cuándo llegará el resto. Cuidar de la puerta de entrada lleva mucho tiempo y es ineficiente”.

Sqrl maneja eficientemente la puerta de entrada permitiendo a los usuarios crear, rastrear, auto-recuerda y reunir solicitudes de información de clientes y grupos de personas, dijo Watson.

“Piense en ello como un PBC en línea, totalmente automatizado (proporcionado por el cliente) u organizador de impuestos”, añadió. “Un usuario se conectaría y crearía una solicitud de información de su cliente. La solicitud se envía a un cliente o clientes, especifica una fecha de vencimiento específica, y esboza una serie de elementos específicos necesarios, como filas en un formulario web”.

Una vez que se envía la solicitud, el cliente recibe un “correo electrónico amistoso y bien formateado”, según Watson. Con un solo clic, el cliente puede abrir una ventana segura del navegador con una lista de preguntas de su contador.

“En esa ventana, el cliente puede responder a las preguntas y arrastrar y soltar archivos para cada artículo”, dijo. “Si el cliente sólo responde algunas de las preguntas o no abre la solicitud en absoluto, el sistema enviará un recordatorio amistoso en unos días. Y sólo cuando el cliente proporciona una respuesta para cada artículo de la solicitud, el contador recibe una notificación amistosa de que todos sus artículos están completos.

“La Sqrl reemplaza el correo electrónico de diez puntos o el masivo PBC de Excel que se intercambiaba por correo electrónico y automatiza el rastreo, la recolección y el recordatorio”, señaló Watson. “Horas reales, valiosas, que de otra manera serían facturadas por todos – desde el personal hasta el socio – se gastan enterradas en correos electrónicos para reunir documentos e información para realizar el trabajo. Devolvemos a los contables ese tiempo”.

Añadió que otras soluciones de portal también albergan datos y archivos en la Nube, pero no resuelven el problema de llevar esa información del cliente al portal.

“Ahí es donde vemos el verdadero punto de dolor para los contadores, y es ese proceso que Sqrl resuelve específicamente”, dijo Watson.

¿Qué es lo próximo para Sqrl?

Planes para el futuro

El enfoque inicial del mercado de la Sqrl son las pequeñas empresas de contabilidad regionales, con planes futuros para ampliar la herramienta para el mercado de servicios profesionales más amplio, incluyendo asesores financieros, abogados y agencias digitales.

El conjunto de características iniciales de Sqrl, que abarca su funcionalidad principal, se ofrecerá a los usuarios de forma gratuita, dijo Watson. Sin embargo, el equipo planea desplegar un conjunto de tres características premium en los próximos meses. Esas características incluirán lo siguiente:

  • Equipo/colaboración: “Esto dará a los usuarios la posibilidad de crear una organización, invitar a otros miembros de su organización a Sqrl y comenzar a colaborar con múltiples usuarios en proyectos específicos”, dijo Watson. “Así, por ejemplo, un gerente de auditoría podría crear un proyecto para un compromiso de auditoría dándole visibilidad a todas las solicitudes pendientes y reunidas a través de ese compromiso”.
  • Etiqueta blanca: “Muy pronto comenzaremos a ofrecer a nuestros usuarios la posibilidad de personalizar la experiencia a sus clientes cargando su propio logotipo y personalizando el aspecto y el sonido de las notificaciones de correo electrónico para sus clientes”, dijo.
  • Perfiles de seguridad avanzados: “Empezaremos a proporcionar a nuestros usuarios la opción de asegurar solicitudes enteras, artículos específicos o archivos dentro de una solicitud con niveles avanzados de autenticación, como la autenticación multifactorial”, dijo Watson.

Aunque los creadores de Sqrl no tienen ningún objetivo financiero o de clientes para el 2014, Watson dijo que su objetivo principal es “continuar construyendo un producto verdaderamente asombroso que resuelva este problema real para nuestros usuarios”.

“Alcanzar ese objetivo, por defecto, permitirá alcanzar cualquier cliente u objetivo financiero que podamos esperar alcanzar”, concluyó.