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Solución de problemas cuando la función VLOOKUP de Excel devuelve #N/A

Las funciones de búsqueda como VLOOKUP pueden ser una bendición en Excel al mejorar la integridad y la eficiencia de las hojas de cálculo. He escrito sobre los fundamentos de VLOOKUP anteriormente, así que en este artículo, me centraré en la solución de problemas de VLOOKUP.

Voy a asumir que estás usando VLOOKUP para devolver una coincidencia exacta porque, por su naturaleza, las coincidencias aproximadas son menos propensas a mostrar el frustrante error #N/A.

Solución de problemas cuando la función VLOOKUP de Excel devuelve #N/A

La figura 1 ilustra una situación común con VLOOKUP. La fórmula de la celda B2 está construida correctamente, y podemos ver que la cuenta 40100 aparece dentro de la lista que estamos buscando. Sin embargo, VLOOKUP devuelve #N/A, lo que significa que tendremos que hacer algunas averiguaciones.

Figure 1

Figura 1: Las inconsistencias en los datos pueden hacer que VLOOKUP devuelva #N/A.

La celda A4 muestra una prueba que puedes hacer para confirmar si dos celdas son idénticas:

=A2=D2

Esta fórmula compara la celda A2 con la celda D2. Si ambas celdas son idénticas, entonces la fórmula devolverá VERDADERO, pero en este momento devuelve FALSO. En este punto, hay dos problemas probables:

  • La celda A2 o la celda D2 contiene un número almacenado como texto.
  • Si ambas celdas contienen números almacenados como texto, una u otra pueden tener espacios de arrastre después del número.

Determinemos primero si ambas celdas contienen números o no, como se muestra en las fórmulas de las celdas A7 y A10, las cuales utilizan la función de ISNUMBER. Como puedes suponer, la función ISNUMBER se utiliza para determinar si un valor en una celda es un número o no. La función devuelve VERDADERO para indicar un valor numérico o FALSO para indicar un valor no numérico. Debido a que la fórmula que hace referencia a la celda D2 devuelve FALSO, entonces los números de la columna D están siendo almacenados como texto.

Esta situación se produce comúnmente cuando se utilizan funciones de búsqueda como VLOOKUP para referenciar los datos exportados desde un programa de contabilidad u otra plataforma de software. Algunos programas están diseñados para almacenar ciertos números exportados a Excel como texto. Si simplemente ordenas o filtras los datos, es probable que no notes el matiz, que se aclara mucho con las funciones de búsqueda.

Afortunadamente, hay una solución fácil en este escenario, como se muestra en la Figura 2:

  1. Selecciona las celdas que contienen el número almacenado como texto.
  2. Elija el menú Datos .
  3. Haga clic en Texto a las columnas .
  4. Haga clic en Finalizar .

El asistente de Texto a Columnas tiene tres pantallas, pero en este contexto, no necesitamos hacer ninguna elección en el asistente. Simplemente lanzando el asistente y haciendo clic en “Finalizar” transforma instantáneamente los números almacenados como texto en valores numéricos. Como pueden ver a la derecha de la Figura 2, que VLOOKUP ahora devuelve un valor para la cuenta 40100 para el mes de marzo, la fórmula de comparación en la celda A4 devuelve VERDADERO para significar que las celdas son idénticas, y ambas funciones de ANUNCIADOR devuelven VERDADERO.

Figure 2

Figura 2: Texto a Columnas puede convertir instantáneamente el texto en valores numéricos.

Ahora volvamos nuestra atención a la figura 3, que también tiene un problema de VLOOKUP. En este caso, estamos buscando la palabra “Venta de productos” sin éxito. Una vez más la celda A5 compara las dos celdas, A2 y D2, y devuelve FALSO. Debido a que claramente ambas celdas contienen valores basados en texto, no necesitaremos usar la función ISTEXT, sino que usaremos la función LEN para determinar el número de caracteres en cada celda, como se muestra en las celdas A8 y A11, respectivamente. La celda A2 contiene 13 caracteres, mientras que la celda D2 tiene 17 caracteres.

A veces los espacios extraviados resultan de que los usuarios presionan inadvertidamente la barra espaciadora al introducir los datos, o a veces los programas de software añaden espacios extra al final de un campo de texto.

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La celda H2 muestra la función TRIM, que podemos usar para eliminar los espacios extraños. La función TRIM mantiene un espacio entre cada palabra, pero elimina cualquier otro espacio. En este caso, si copiáramos las celdas H2:H5 y utilizáramos el comando Paste Special de Excel para pegar como valores sobre las celdas D2 a D5, entonces VLOOKUP devolvería el valor que estamos buscando.

Otra alternativa al uso de la función TRIM para alterar los datos originales es incorporar un carácter comodín en VLOOKUP, como se muestra en la celda B3 de la Figura 3. En lugar de buscar simplemente el contenido de la celda A3, el argumento lookup_value en VLOOKUP es A3&”*”.

El ampersand sustituye a la función CONCATENAR de Excel que se utiliza a menudo para combinar textos. El asterisco debe ser encerrado entre comillas, pero en este caso, instruye a VLOOKUP para encontrar una coincidencia basada en una celda que comienza con el contenido de la celda A3. Tenga en cuenta que esto significa que ya no estamos viendo una coincidencia realmente exacta, pero si la única variación en sus datos son los espacios de seguimiento, entonces el carácter de comodín debería ayudarle a evitar la frustración.

Figure 3

Figura 3: La función TRIM o el carácter de comodín también puede utilizarse si VLOOKUP devuelve un error #N/A.

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