En los últimos días, los buzones de entrada se han inundado de correos electrónicos de todo tipo de organizaciones sobre las políticas que se están llevando a cabo debido al brote de COVID-19. Hace unos momentos, uno recibido del Contralor de Texas diciendo a los contribuyentes «Les recomendamos encarecidamente que utilicen nuestras herramientas en línea, tutoriales y otros recursos para los servicios de impuestos y establezcan un acceso a la cuenta las 24 horas del día, los 7 días de la semana».
El estado de California, mientras tanto, hace unos días ya amplió su plazo fiscal para los contribuyentes, y es probable que otros estados le sigan. Los cambios están llegando a cada minuto. Entonces, ¿qué estás haciendo para atender las preocupaciones de los clientes?
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Como asesores de confianza de nuestros clientes, debemos ser proactivos, no reactivos. No hay nada seguro en la vida excepto la muerte y los impuestos, como dicen. No dice que uno deba desafiar a la muerte para hacer sus impuestos.
Aquí hay algunos consejos clave para agacharse y estar seguro durante estos tiempos inciertos (si no lo ha hecho ya):
- Instituir una política de trabajo desde casa para todo el personal
- Saber que todo lo que hacemos se puede hacer virtualmente
- Comunicarse con sus clientes, registrarse y asegurarles su compromiso
- Cambie inmediatamente todas las citas en persona por reuniones virtuales o llamadas telefónicas
Esperemos que ya hayas probado tu práctica en el futuro, lo que puedas hacer en la nube debe hacerse. Como una empresa basada en la nube, mi propia práctica ya está en marcha, con poco o ningún tiempo de inactividad y un medio para hacer toda la comunicación y el intercambio de documentos de forma remota.
Herramientas y consejos para conseguir que los impuestos se declaren a tiempo
– Los intercambios de archivos en línea ayudarán a los clientes a hacerle llegar esos documentos de la forma más segura posible, sin transmisión de virus coronarios. Si tiene uno que se integra con su software de impuestos, esto también ayudará a su flujo de trabajo. Sea cual sea el que utilice, asegúrese de que funcionará en un navegador móvil para que sus clientes puedan tomar fotos de sus documentos y subirlos desde su banco telefónico.
– Las herramientas de colaboración en línea para usted y su equipo, como los equipos de Microsoft o Slack harán que el mandato de la FMH sea mucho más fácil. Estas aplicaciones también rastrean y mantienen tu trabajo en un solo lugar para que todos se beneficien.
– Planificar con antelación es siempre una buena política, y en esta situación, es crítico. Mira el rastro de auditoría de tu declaración de impuestos hasta ahora y lo que viene, toma decisiones y actúa apropiadamente. Por ejemplo, si se está pasando a las reuniones virtuales o a las reuniones telefónicas, contacte a todos los que están en el calendario en las próximas 3-4 semanas y haga la transición ahora.
– Haga borradores de varias respuestas y correos electrónicos que se necesitarán durante este tiempo para comunicarse con sus clientes. Estarán listos para el envío proactivo.
– Trate a todos sus clientes como clientes de larga distancia y los impuestos serán archivados a tiempo. Incluso si no estás en la nube, todavía está el buen y anticuado servicio postal de EE.UU. para recibir información sensible de forma segura. ¡Y todavía hay tiempo también! No confíe en que los clientes encripten y protejan con contraseña los documentos antes de que se los envíen por correo electrónico.
Un mensaje a los compañeros de profesión
Soy un agente inscrito en California. Cuando escuchamos por primera vez el anuncio del Gobernador Newsom, a finales del 12 de marzo, de que todas las reuniones de más de 250 personas iban a ser pospuestas o canceladas, parecía un poco surrealista. Las escuelas estaban cerradas al día siguiente y, para el viernes por la mañana, ya habíamos decidido manejar las reuniones de los clientes de manera diferente.
A los miembros del equipo local se les dijo que trabajaran desde casa esa misma noche. El miembro de nuestro equipo subcontratado recibió el mandato de su gobierno, como todos en su país, en la madrugada del 16 de marzo, fecha límite de presentación de impuestos para trabajar desde casa. El único tiempo de inactividad hasta ahora ha sido su viaje de vuelta a casa, arrancar y entrar, en total una hora y media.
Todas las devoluciones que tenían que presentarse subieron según lo previsto, los únicos retrasos no se debieron a COVID-19, sino a los clientes que decidieron ocuparse de su contabilidad de 2019 en enero. Hasta ahora, anticipamos para la fecha límite del 15 de abril, un aumento en las citas y las declaraciones de impuestos sabiendo que eso podría cambiar cualquier día. La gente tiene más tiempo en sus manos ahora mismo y hemos tenido más gente que adelanta las citas que cancela y espera a que esto termine.
Cuando enviamos correos electrónicos a nuestros clientes asegurándoles que sus impuestos se presentarían a tiempo y notificándoles la suspensión de las citas en la oficina, para lo que no estábamos preparados era para la respuesta que no era en absoluto un retroceso. También se incluyó un enlace a un formulario Microsoft de tres preguntas, con la opción de virtual, teléfono o extensión y aplazamiento. A la hora de ese correo electrónico, el 100 por ciento lo había rellenado con un solo cliente pidiendo una extensión y aplazamiento de su cita.
Mis Cientificos estan mostrando un alivio y un afán de avanzar, a pesar del brote. Hay preocupación por los negocios que servimos. Mientras que nosotros, como profesionales de impuestos y contabilidad, tenemos un negocio a prueba de crisis y futuro (salvo que internet falle), muchos de nuestros clientes no.
Este es el momento de llegar a nuestros clientes de negocios y ser un apoyo y guía para ellos para sobrellevar estos tiempos. Si nuestros clientes conocen sus finanzas actuales, pueden tomar mejores decisiones por ahora, la próxima semana y los próximos meses. Esto será crítico para su supervivencia. Educarlos en las formas en que la tecnología puede trabajar para ellos y protegerlos durante un tiempo de aislamiento forzado.
Mi esperanza de todo esto es que a mis clientes (y espero que a los suyos) les gusten las reuniones virtuales y que continúen así en futuras temporadas de impuestos y otras reuniones. Es mucho más fácil manejar un día de conferencia en la web que un día de visitas en la oficina.
También espero que esto aumente mi tasa de adopción del sistema sin papel. El papel está sucio, especialmente cuando pasa por muchas manos.
Con la ciudad de San Francisco a punto de entrar en un encierro, la fatalidad y el pesimismo en las noticias sobre otra recesión, las decisiones y acciones rápidas que tomamos temprano están dando sus frutos ahora mismo.
Ser una empresa del futuro nos permitió ser ágiles y hacer planes de acción proactivos, en lugar de reactivos. Si aún no has tomado la decisión – ¡El momento es ahora!
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