Históricamente todos los usuarios de Excel operaban en el mismo campo de juego, y si eres suscriptor de Office 365, tu versión de Excel está ganando nuevas características a veces mensuales que no están disponibles para los usuarios que tienen licencias perpetuas para Microsoft Excel.
Durante décadas, las empresas de software convencieron a los usuarios para que compraran actualizaciones periódicas. Muchos usuarios lo harían, pero otros tomarían el enfoque de «no está roto, así que no voy a arreglarlo». A medida que pasa el tiempo, el número de opciones de software que tenemos es cada vez más pequeño y más grande: más pequeño en el frente del escritorio, más grande en el frente de «hay una aplicación para eso».
La consolidación en el frente del software de contabilidad nos ha dejado sólo un puñado de opciones. Google Sheets está tratando de darle a Excel una carrera por su dinero, pero muchos de nosotros no podemos llevar a cabo nuestro trabajo diario sin usar Excel. Alquilar el software por medio de suscripciones, en lugar de compras únicas que nos permitieron mantener una versión dada con un agarre de muerte, es la nueva normalidad.
Si estás usando Excel 2013 o antes, entonces tienes paridad con todos los demás que usan la misma versión de Excel. Esto significa que los usuarios de Excel 2013 en particular pueden usar Slicers con tablas pivotantes y tablas, filtrar las tablas pivotantes con la función Timeline, y evitar la entrada de datos repetitiva con el Flash Fill de Excel.
Excel 2016 tiene todo esto y más, como la función Tell Me que elimina el enfoque de búsqueda de huevos de Pascua de recorrer los menús de Excel para encontrar esa característica o función que fue tan útil hace unos meses pero que desde entonces se le ha olvidado. Cuando se lanzó por primera vez el Excel 2016, una actualización posterior del software añadió seis nuevos tipos de gráficos: Mapa de árboles, Cascada, Pareto, Histograma, Caja y Bigote, y Estallido del Sol. Estos gráficos funcionan en cualquier versión de Excel 2016, pero no se pueden ver en Excel 2013 o anteriores. Estamos acostumbrados a que estas nuevas características no sean compatibles con las anteriores.
Lo que es nuevo es que desde entonces, Microsoft comenzó a utilizar otras nuevas características disponibles basadas en la forma en que uno elige pagar por Excel. El término «slipstream» significa añadir nuevas características o introducir correcciones de errores en un programa de software después de su lanzamiento inicial.
El Slipstreaming se utiliza ampliamente entre aplicaciones para dispositivos móviles y paquetes basados en la nube. Ingresa en QuickBooks Online, por ejemplo, y puede que un día te encuentres con una interfaz de usuario totalmente nueva. El eufemismo de Microsoft para la corrección de errores o la mejora de las características de su software se conocía como paquetes de servicio. El número de paquetes de servicios para Microsoft Office se ha reducido de tres para Office 2007, dos en Office 2010, uno en Office 2013 y hasta ahora ninguno para Office 2016.
El modelo de paquete de servicios parece haber sido sustituido por actualizaciones de software que se producen con una frecuencia mensual y que añaden nuevas características a Excel y a las demás aplicaciones de Office 2016. Esto puede ser una ventaja para aquellos de nosotros que prosperamos viviendo a la vanguardia de Excel.
Ya no tenemos que esperar tres años entre las grandes revisiones de nuestra herramienta de negocios favorita. Sin embargo, esto tiene un costo, ya que cada vez es más fácil utilizar las características de su versión de Excel 2016 que resultarán en ignominiosas indicaciones del tipo «su versión de Excel no es compatible con esto», como se muestra en la Figura 1. Si intenta compartir un gráfico de embudo con alguien que no usa una versión de Excel 2016 basada en una suscripción, recibirá este mensaje:
Figura 1: Un gráfico de embudo en una versión de suscripción de Excel 2016, y lo que aparecerá en todas las demás versiones de Excel.
Muchas de las mejoras del programa Excel 2016 se centran en el creciente conjunto de funciones de inteligencia empresarial de Microsoft, a saber, Get and Transform (née PowerQuery). Sin embargo, las principales caracterÃsticas también se ven afectadas. Por ejemplo, los suscriptores de Office 365 pueden aprovechar estas nuevas funciones de hoja de cálculo: TEXTJOIN, CONCAT, IFS, SWITCH, MAXIFS y MINIFS.
Si abre una hoja de cálculo que utiliza estas funciones en una versión con licencia perpetua de Microsoft Excel 2016 o en una versión anterior de Excel, aparecerá #NOMBRE? en las celdas afectadas en lugar de esa nueva e inteligente función de hoja de cálculo que eligió. Afortunadamente hay un par de formas fáciles de identificar los problemas de compatibilidad antes de compartir una hoja de cálculo con otros.
Lo primero es determinar cómo se licencia su versión de Excel. Si usas Excel 2010 o anterior, tienes una licencia perpetua. En Excel 2013 y posteriores:
1. Elija Archivo .
2. Elija Cuenta .
3. Si como se muestra en la Figura 2 las palabras Producto de Suscripción aparecen junto con Microsoft Office 365 , entonces es muy probable que usted tenga nuevas características y capacidades que muchos otros usuarios de Excel no tienen.
Figura 2: La pantalla de Cuenta en Excel 2013 y posteriores identifica las versiones de Excel basadas en suscripción.
Para confirmar categóricamente si has usado alguna característica potencialmente incompatible:
- Elija «Archivo».
- Elija Info si es necesario. Esta sección del menú aparece automáticamente si ha guardado un documento al menos una vez.
- Haga clic en Comprobar los problemas.
- Elija Comprobar la compatibilidad.
- Haga clic en Buscar si se observa un problema.
- Revise la célula u objeto seleccionado para identificar la incompatibilidad. En el caso de la función IFS que se muestra en la figura 3, las alternativas incluyen usar la función ELEGIR o reescribir la fórmula como una serie de funciones IF anidadas.
Lo ideal sería que se encontrara un aviso que dijera: «No se encontraron problemas de compatibilidad», pero en su lugar podría ver algo que se parece a la figura 3. Si miras de cerca la Figura 3, notarás la ironía de que el Excel 2016 informe que una función de la hoja de cálculo es efectivamente incompatible con el Excel 2016.
Figura 3: El Verificador de Compatibilidad identifica las características que puede haber utilizado en una versión de Excel que son incompatibles con otras versiones de Excel.