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Siete consejos rápidos de Excel

Por David Ringstrom

Aquí hay siete consejos rápidos de Excel para: convertir datos, tablas de amortización, extender Excel a través de múltiples monitores, filtrar filas en blanco en Excel 2010, recuperar libros de trabajo no guardados en Excel 2010, identificar valores duplicados en Excel 2007/2010 y recuperar libros de trabajo de Excel dañados.

Siete consejos rápidos de Excel
Siete consejos rápidos de Excel

Trucos de conversión de datos

De vez en cuando puede encontrar hojas de trabajo donde las fechas se almacenan en formato yyyy-mm-dd, como 2012-12-31 en lugar de 12/31/2012. Puedes convertir tales entradas con sólo unos pocos clics de ratón.

  1. Seleccione la columna o las celdas que contienen las fechas que desea convertir.
  2. Elija Datos y luego Texto a Columnas.
  3. Haga clic en Siguiente dos veces, luego en la tercera pestaña elija Fecha, y luego YMD.
  4. Haga clic en Finalizar para completar el proceso.

Tabla de amortización instantánea

Puedes añadir una tabla de amortización a cualquier libro de Excel con unos pocos clics de ratón:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier pestaña de la hoja de trabajo y luego elija Insertar.
  2. Navegue a la pestaña de soluciones de la hoja de cálculo y luego haga doble clic en Amortización de préstamos.

Extendiendo Excel a través de múltiples monitores

Los usuarios de monitores múltiples a menudo lanzan dos sesiones diferentes de Excel cuando necesitan ver dos hojas de cálculo una al lado de la otra. Hacerlo puede ser viable en ciertas circunstancias, pero típicamente es más efectivo tener una sola sesión de Excel que abarque ambos monitores. Para hacerlo, abre cualquier versión de Excel y luego haz doble clic en las palabras Microsoft Excel en la parte superior de la pantalla. La ventana de Excel debería ahora cubrir sólo parte de un único monitor. Coloca el cursor sobre la barra de título y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón para mover Excel hasta la esquina superior de la pantalla. A continuación, usa el ratón para arrastrar la esquina derecha de Excel por el segundo monitor.

Para ver dos libros de trabajo diferentes uno al lado del otro, elija Ver, Organizar todo y luego haga doble clic en Vertical. En Excel 2003 y anteriores, seleccione Ventana, Organizar y, a continuación, haga doble clic en Vertical.

Excel 2010: Filtro para filas en blanco

El comando Filtro, que aparece tanto en la pestaña Inicio como en la de Datos en Excel 2007 y 2010, permite a los usuarios elegir qué filas mostrar dentro de una lista. Sin embargo, puede ser tedioso tratar de aislar las filas en blanco de una larga hoja de cálculo. Debes hacer clic en la flecha del filtro, desmarcar todo y luego desplazarte hacia abajo hasta la parte inferior para hacer clic en los espacios en blanco. En Excel 2010, simplemente escribe la palabra “Blanks” (espacios en blanco) en el cuadro de búsqueda.

Excel 2010: Recuperando libros de trabajo no guardados

Es doloroso cuando accidentalmente (o incluso a propósito) cierras un libro de trabajo sin guardarlo y luego te arrepientes. En Excel 2010, a veces puedes recuperar tu trabajo. Para ello, elija Archivo, Información, haga clic en el botón Administrar versiones y, a continuación, elija Recuperar libros de trabajo no guardados. Excel 2010 guarda automáticamente una copia de muchos (pero no de todos) los libros de trabajo sin guardar durante unos días.

Para aprovechar al máximo esta función, configure la opción de Recuperación automática en dos minutos en lugar de los diez predeterminados. Para ello, haz clic en Archivo, Opciones y luego en Guardar. Asegúrese de que la configuración de Guardar información de AutoRecuperación esté establecida en dos minutos y que la opción Mantener la última versión guardada automáticamente si cierro sin guardar también esté marcada.

Identificación de valores duplicados en Excel 2007/2010

Seleccione un rango de células. Luego, en la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional, resalte las reglas de las celdas y luego Duplique los valores. Selecciona una opción de formato y luego haz clic en Aceptar. Para aislar las instancias duplicadas, haz clic con el botón derecho del ratón en una celda resaltada, luego elige Filtro y, a continuación, Filtro por color de la celda seleccionada.

Recuperando libros de Excel dañados

Muchos usuarios pasan por alto la función de Reparar Libro de Trabajo en Excel. Para acceder a ella, navegue a la ventana Abrir de la manera habitual, y luego haga clic una vez en el nombre de un libro de trabajo. Haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botón Abrir y luego elija Abrir y Reparar. Esto a veces corregirá problemas con un libro de trabajo que funcione mal. Si este paso no resuelve su problema, instale el producto gratuito OpenOffice y utilice el programa de hoja de cálculo Calc para intentar abrir su libro de trabajo de Excel dañado.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .