Por David J. Price, jefe de finanzas y jefe de operaciones, EDGAR Online , Inc.
A medida que las organizaciones han completado su requisito del primer año de la SEC con el etiquetado de notas en bloque en XBRL, se están preparando para el próximo gran hito: la presentación de sus notas detalladas al pie de página (DFN) en XBRL. Normalmente, la presentación de DFN es de dos a cinco veces el tamaño de la presentación de un billete de bloque con fundamentos significativamente más personalizados. Esto hace que aumente la complejidad y el tiempo que se invierte en el proceso de preparación, revisión y finalización del XBRL para su presentación simultánea con la presentación EDGAR.Es posible que muchas organizaciones hayan completado los ajustes de sus procesos de presentación de informes financieros y de aprobación mientras ponían en práctica las primeras fases del requisito de presentación de XBRL. Aun así, sigue siendo necesario revisar el calendario debido al aumento del tamaño y la complejidad de la presentación.
Para completar con éxito la primera presentación de la DFN, las organizaciones deben considerar las siguientes pautas:
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1. Los procesos XBRL y la producción de HTML difieren significativamente. 2. El cambio más significativo en la información financiera regulatoria desde la implementación de EDGAR es el XBRL. Las organizaciones pueden completar la validación de los estados financieros y las referencias a datos específicos con archivos EDGAR HTML. Al igual que con el XBRL, la estructura de los archivos y el software de validación disponible permite la revisión automatizada de la integridad, la exactitud y la coherencia. Esto conduce a una mejor calidad de los datos, lo que impulsa la eficiencia en la creación y el uso de la información, concretamente a medida que la tecnología que subyace al XBRL es adoptada más ampliamente por las organizaciones, los analistas financieros y los inversores.
2. Su proveedor de servicios de archivos financieros es una necesidad. 3. Cada organización necesita trabajar con su proveedor de servicios de archivos financieros XBRL de la SEC para reconocer las disparidades entre el etiquetado de los estados financieros primarios y las notas a pie de página detalladas. El número de conceptos para una presentación de notas al pie de página detalladas es en promedio de dos a cinco veces el número de conceptos en sus estados financieros primarios para el mismo tipo de presentación (10-Q o 10-K). Las notas a pie de página también introducen un nivel de complejidad al proceso de preparación y revisión de los XBRL. Además del aumento del número de conceptos, las notas de pie de página introducen otro nivel de revisión para asegurar que los conceptos que aparecen en múltiples notas de pie de página y los estados financieros primarios se representen exactamente igual en todos los lugares en que aparecen.
3. Establecer claramente las relaciones entre las notas a pie de página y las finanzas primarias. 4. Entienda la relación de los datos en sus notas a pie de página en lo que se refiere a los datos en sus finanzas primarias. El mismo concepto necesita ser mapeado a la etiqueta y definición XBRL coincidente en todos los lugares donde ocurra en su archivo; los valores deben ser representados exactamente de la misma manera. Muchas organizaciones redondearán sus números en una nota al pie de página cuando se refieran a un valor real de los estados financieros primarios. Un ser humano puede establecer la conexión entre pequeñas disparidades y entender cómo interpretar la nota a pie de página. Sin embargo, el XBRL es un lenguaje para computadoras, y no interpretan intenciones.
4. Aprovechar un experto interno en XBRL. 5. Establecer una base de expertos internos que puedan proporcionar supervisión y apoyo internos, así como permitir una mejor revisión y aprobación de las etiquetas XBRL. 5. Identifique una persona de contacto que pueda recibir capacitación adicional y trabajar con su proveedor de servicios de archivos financieros XBRL de la SEC en la preparación de un programa de presentación que tenga en cuenta la complejidad y el tiempo de revisión adicional que se requiere para el procesamiento detallado de las notas al pie de página.
5. Evalúe el papel de sus auditores externos en el proceso de archivo. 6. Determine qué papel desempeñarán sus auditores externos en el proceso de archivo financiero XBRL de la SEC. Si revisarán el DFN antes de la presentación, asegúrese de incluir ese tiempo en su programa de presentación. Evalúe qué nivel de experiencia tiene la firma con el XBRL, y más importante aún, el nivel de experiencia que su equipo de auditoría específico tiene con el XBRL.
6. Aprenda de otras organizaciones. Si su organización no ha tenido que presentar notas detalladas al pie de página en XBRL hasta este año, entonces tiene la oportunidad de aprender de todas las organizaciones que se le adelantaron durante el año pasado.
7. Preparar a los interesados internos para el proceso de DFN con un plan de comunicación. El plan de comunicación interna da a sus constituyentes clave una idea de las diferencias en los procesos y plazos para las presentaciones detalladas de la nota al pie de página XBRL. Su personal de contabilidad e informes financieros, el director financiero, el director general, el asesor jurídico y la junta directiva, especialmente el comité de auditoría, deben recibir esta información. Los cambios de última hora en las notas a pie de página no suelen ser rápidos, fáciles o sin riesgo de perder la fecha de presentación deseada. Si bien la realidad de los negocios es que siempre hay circunstancias que requieren una revisión y aprobación de último minuto, preparar a la organización para las consecuencias y el esfuerzo de trabajo que implica sólo puede ayudar.
Guía final para los que presentan una solicitud por primera vez
Organizaciones de todos los tamaños están trabajando para determinar cómo cumplir con los requisitos de presentación de XBRL de la SEC. En cuanto a los requisitos de presentación del DFN y otros requisitos, las empresas están evaluando el valor de traer expertos externos o desarrollar esos conocimientos en el personal. Para cada organización, el escenario óptimo será diferente, ya que no hay un enfoque único para la presentación en XBRL. En cambio, imagine una escala móvil con «insource» en un extremo y «outsource» en el otro, así como diversas mezclas entre ambos. Algunas organizaciones caerán a un lado mientras que otras caerán en algún lugar del medio.
Los primeros esfuerzos de este nuevo requisito son los más difíciles, ya que los solicitantes aprenden el proceso, los retos y las mejores prácticas que conlleva. Cuando se trata de los requisitos detallados de la presentación de XBRL, tener un conocimiento y una preparación suficientes y directos puede marcar una diferencia considerable para lograr una presentación exitosa.