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Seis maneras de crear un ambiente de oficina atractivo en esta temporada de impuestos

Por el 1er Personal Mundial

Una parte a menudo pasada por alto del marketing y el crecimiento de su práctica implica el arreglo físico de su oficina. La apariencia de su oficina debe poner al cliente en el marco mental adecuado para contratarle servicios adicionales, especialmente servicios de administración de patrimonio. La mayoría de los contadores públicos y abogados no prestan mucha atención a los detalles en el aspecto de su oficina. Todos tenemos ciertas limitaciones en cómo podemos organizar nuestras oficinas, pero no dejes que esto te impida aprovechar al máximo lo que tienes en esta temporada de impuestos. Aquí hay seis maneras de crear un ambiente de oficina atractivo:

Seis maneras de crear un ambiente de oficina atractivo en esta temporada de impuestos
Seis maneras de crear un ambiente de oficina atractivo en esta temporada de impuestos

1. Arregla tu vestíbulo de manera efectiva

Su lobby debe reflejar cómo quiere que su empresa sea percibida por sus clientes. Debería estar decorado con gusto con muebles de calidad y conservadores. Preferiblemente, los clientes no deberían poder ver u oír otras partes de su oficina desde el vestíbulo. Nunca discuta los asuntos de los clientes en el vestíbulo, y nunca discuta los asuntos de un cliente frente a otro. Si tienes espacio para una sala de conferencias de clientes, úsalo para todas las discusiones de clientes que no tengan lugar en una oficina privada.

Al exhibir sus servicios de administración de patrimonio u otro material de inversión en el vestíbulo, debe limitarse a piezas que reflejen la imagen que desea crear. Es apropiado y rentable utilizar ese material para despertar el interés del cliente, pero no desordene el lugar de modo que el cliente se confunda.

Los tablones de anuncios pueden ser herramientas muy efectivas para dar la bienvenida a los clientes a su oficina. Pruebe un tablero de bienvenida que enumere los nombres de los clientes que visitarán ese día. Incluso podría intentar mantener un tablón de anuncios en su vestíbulo titulado “Noticias sobre nuestros clientes”. Puede publicar allí boletines y artículos de prensa con sus clientes.

Si tienes el espacio, usa un televisor para reproducir el salvapantallas del Método 10™ u otros mensajes de inversión o para mostrar un canal de noticias.

2. Saluda a tus clientes

Puede ser efectivo que le anuncien sus clientes por el intercomunicador telefónico. Es mejor dejar su oficina y saludar a los clientes personalmente en el área de recepción en lugar de tenerlos de vuelta para que lo vean. Cuando los salude, asegúrese de hacer contacto físico de alguna manera. Un buen apretón de manos firme con ambos esposos es apropiado. O intente una palmada amistosa en la espalda para el hombre y un posible toque ligero en el antebrazo de la mujer. El grado de su cordialidad depende del tipo de relación que tenga con sus clientes, por supuesto. Nunca debes invadir “su espacio” por mucho tiempo y todo toque debe estar dentro de los límites del buen gusto.

Llame a los clientes por sus nombres e instruya a su personal para que haga lo mismo. Cuando entre en el lugar de trabajo de otro, piense en cómo le hace sentir el oír el sonido de su nombre siendo llamado de una manera amistosa. Te hace sentir importante y bienvenido. El nombre de su cliente debe ser mencionado al menos tres veces durante cada visita.

3. Reunirse alrededor de una mesa

Nunca ponga un escritorio entre usted y su cliente si puede evitarlo. Intente usar una pequeña mesa redonda u oblonga. Si está sentado con un marido y una mujer, intente sentarse entre ellos para que todos puedan ver lo que está presentando. La mayoría de los grandes productores prefieren trabajar alrededor de una mesa pequeña, y prefieren sentarse al lado de los clientes. Algunos estudios muestran que los clientes mayores se sienten más cómodos con los muebles tradicionales de madera oscura, mientras que los profesionales más jóvenes se sienten más cómodos con los modernos muebles modulares de madera clara.

4. Usar una pizarra blanca o un rotafolio

Todo el mundo debería tener una pizarra blanca o un rotafolio para escribir en la oficina. Las pizarras blancas son herramientas invaluables para la venta. La mayoría de las personas son aprendices visuales y necesitan ver ilustraciones de lo que están hablando. Usa la pizarra para escribir los puntos u objeciones que tus clientes plantean. Luego puedes volver a esos puntos para asegurarte de que los has cubierto todos.

5. Mostrar materiales de marketing

Asegúrate de que es obvio para tus clientes que tu empresa está en el negocio de los servicios financieros. Debes mostrar profesionalmente una amplia literatura de marketing. Los gráficos que muestran los índices del mercado de valores, la historia de los tipos de interés, etc., son interesantes y reforzarán lo que está haciendo a los ojos de sus clientes. No harán ventas directamente, pero despertarán interés.

Recibirán volúmenes de material de exhibición de los patrocinadores del producto. Asegúrese de que todos los folletos, prospectos, informes anuales, etc., estén actualizados. Los materiales obsoletos no sólo te hacen quedar mal, sino que también son ilegales.

6. Archivo de artículos técnicos y de marketing

La referencia a los artículos técnicos y de marketing le ayudará a hacer su trabajo más eficazmente. Por ejemplo, si usted es un participante del primer Método Global 10™, intente crear carpetas de tres anillos con secciones para cada elemento del Método 10™. En 1st Global, sugerimos crear dos juegos de carpetas, uno para los artículos técnicos y otro para la información de ventas/marketing de cada categoría. Por ejemplo, puede tener una sección de cada carpeta sobre planificación de la jubilación, que incluya artículos técnicos 403(b) y 401(k) en una carpeta e ideas de ventas y marketing de planificación de la jubilación en la otra. Los artículos y memorandos técnicos son una excelente y rápida fuente de referencia. También es conveniente que guarde copias adicionales aprobadas por el Departamento de Cumplimiento que pueda proporcionar a sus clientes.

Lo más importante que hay que recordar sobre la comercialización y el crecimiento de su práctica es que debe recordar constantemente a sus clientes los servicios que proporciona. No asuma que sus clientes saben qué servicios de impuestos, o servicios de administración de patrimonio, usted ofrece; recuérdeles a través de una comercialización consistente. Y esto incluye el espacio físico de su oficina.

Para saber más sobre cómo aprovechar el currículo de desarrollo de prácticas de clase mundial que ofrece 1st Global, llame al (800) 959-8461 o envíe un correo electrónico [correo electrónico protegido] .

Este artículo y su contenido han sido proporcionados por 1st Global. Con más de 450 firmas afiliadas a 1st Global, es uno de los mayores socios de servicios de gestión de patrimonio para las profesiones fiscales, contables y legales. 1st Global ofrece las capacidades necesarias esenciales para la excelencia en la gestión de patrimonios, incluida la educación continua progresiva, lo que sitúa a la empresa en una posición única para ofrecer conocimientos de gestión de patrimonios.

1st Global fue fundada por contadores públicos en la creencia de que las empresas de contabilidad, impuestos y planificación de patrimonio están excepcionalmente capacitadas para proporcionar servicios integrales de gestión de patrimonio a sus clientes. Cada firma afiliada recibe educación, tecnología, un marco de construcción de negocios y soluciones para los clientes que hacen que estas firmas sean líderes en sus profesiones a través de relaciones profesionales dedicadas a los clientes construidas en torno a la gestión del patrimonio.

1st Global Capital Corp. es miembro de FINRA y SIPC y tiene su sede en 8150 N. Central Expressway, Suite 500 en Dallas, Texas, (214) 265-1201. Se puede obtener información adicional sobre 1st Global por Internet en www.1stGlobal.com .