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Sacar provecho de la calidad de las pequeñas auditorías -Parte 4

“Abrumado” es la queja sobre las normas profesionales que sigo escuchando del personal de auditoría, en particular de los socios y los profesionales únicos de las pequeñas empresas de contadores públicos.

Un socio de una pequeña empresa nuevo en la práctica de la auditoría compartió que encargó un conjunto de guías de auditoría y ayudas para la práctica a una importante editorial que se comercializaron para satisfacer las necesidades de auditorías más pequeñas. Cuando llegaron los volúmenes de la guía impresa que ordenó, estaba tan abrumado que no pudo determinar por dónde empezar. Sólo podía volver a empaquetar y devolverlos.

Sacar provecho de la calidad de las pequeñas auditorías -Parte 4
Sacar provecho de la calidad de las pequeñas auditorías -Parte 4

Obviamente, la queja de este socio no es la primera de su clase. Desde los años 80, las empresas de contabilidad han estado buscando el secreto para realizar auditorías más pequeñas que cumplan con todas las normas profesionales aplicables, de manera que resulten en procedimientos y documentación de auditoría mínimos. Mientras que algunas firmas de CPA han encontrado el secreto oculto, muchas no lo han hecho. Este artículo revelará el secreto que puede permitir a los auditores de las pequeñas empresas de contadores públicos simplificar el proceso de las pequeñas auditorías, sin el alto costo de la nueva tecnología.

Los ingredientes esenciales de una auditoría menor

No es de extrañar que la mayoría de los auditores se sientan abrumados, al menos ocasionalmente. El cumplimiento de los requisitos específicos de las normas de auditoría, la comprensión de los principios de medición y divulgación cada vez más detallados en los principios de contabilidad generalmente aceptados y otros marcos de información financiera, y el cumplimiento de las normas de control de calidad y los requisitos de examen por homólogos son sólo algunas de las causas. Que surja la esperanza, ¡hay una solución!

El secreto es simple, nuestro enfoque debe estar en el final al principio. La esencia de las Normas Clarificadas de Auditoría es permitir que un auditor reduzca el riesgo de detección a un nivel aceptablemente bajo para respaldar una opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto.

El secreto está en el bosque (la suma de todas las pruebas recogidas), no en los árboles (los procedimientos individuales). La consideración de la mínima evidencia sustantiva necesaria para reducir el riesgo de detección a un nivel aceptablemente bajo debe ser la guía de un auditor para una planificación efectiva.

Capacitar y equipar al personal de auditoría para que piense y planifique la obtención de pruebas sustantivas, antes de diseñar y realizar sólo los procedimientos de auditoría necesarios, es una clave importante para la calidad y la rentabilidad de las auditorías más pequeñas. A continuación se exponen algunas de las consideraciones más importantes para que las auditorías más pequeñas sean eficaces y eficientes.

Considerando la entidad informante

Las normas de auditoría no ofrecen parámetros para identificar una entidad informante más pequeña. El Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO), en una publicación de 2006, examinó los controles internos de una pequeña empresa de propiedad pública.

Al definir una pequeña entidad según sus controles internos, el informe señaló que los controles de una pequeña entidad normalmente serían llevados a cabo por una o unas pocas personas de la administración y serían en su mayoría informales, es decir, probablemente no estarían documentados en los manuales de políticas y procedimientos. Curiosamente, los mismos criterios serían característicos de las entidades no públicas más pequeñas y de las organizaciones sin fines de lucro.

El Marco para la presentación de informes financieros de las pequeñas y medianas entidades de la AICPA identifica una pequeña entidad informadora por sus características. He aquí algunas de ellas:

  • La entidad puede estar estrechamente controlada y administrada por su propietario
  • La entidad no tiene requisitos reglamentarios de presentación de informes que le obliguen esencialmente a utilizar estados financieros basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados
  • La administración y los propietarios de la entidad se basan en un conjunto de estados financieros para confirmar sus evaluaciones del rendimiento, las corrientes de efectivo y de lo que ellos (o los interesados) poseen y lo que deben
  • La entidad no opera en una industria en la que la entidad participe en transacciones que requieran una orientación contable altamente especializada, como las instituciones financieras y las entidades gubernamentales
  • La entidad no realiza transacciones demasiado complicadas

Algunos o todos estos criterios pueden proporcionar una orientación subjetiva para identificar una entidad informante más pequeña y una auditoría más pequeña, lo que debería ser una primera consideración para la planificación del compromiso. Sin embargo, la característica más importante, en mi opinión, puede ser el número de personas empleadas para operar los sistemas de información financiera y de control interno de una entidad.

La auditoría basada en el riesgo se centra en el diseño de estrategias y procedimientos de auditoría basados en los hechos y circunstancias de cada compromiso. Un menor número de empleados de contabilidad crea la posibilidad de que se evalúen niveles más altos de riesgo de errores materiales debido a posibles errores o fraudes.

El juicio y el escepticismo profesional de los auditores, importante en todas las auditorías, se convierte cada vez más en la clave para planificar tanto la alta calidad como la rentabilidad en las auditorías más pequeñas. Todo el personal de auditoría de las empresas de contadores públicos debe estar capacitado y equipado para identificar los hechos y circunstancias de las entidades más pequeñas y para diseñar estrategias de auditoría rentables específicas para cada encargo.

Considerando una estrategia de auditoría simplificada para pequeñas auditorías

Según las Normas de Auditoría Aclaradas, las estrategias de auditoría tienen básicamente tres partes:

  1. evaluación de riesgos
  2. procedimientos analíticos
  3. pruebas detalladas de los balances

Si bien un auditor puede elegir la opción de realizar pruebas máximas de los procedimientos de balance para reunir pruebas suficientes y competentes para expresar una opinión, esta estrategia no suele ser la más eficiente. Tampoco se ajustará a los requisitos de la norma actual para realizar procedimientos de evaluación de riesgos en cada compromiso, cada año.

El auditor también puede aplicar procedimientos analíticos muy eficaces y eficientes para evaluar algunas o todas las afirmaciones de los estados financieros en algunas clasificaciones de estados financieros. Sin embargo, esos procedimientos requerirán otras pruebas sustantivas de pruebas de saldos y/o procedimientos de evaluación de riesgos para ser suficientes.

La realización de pruebas de los procedimientos de balance normalmente produce las pruebas más costosas; por lo tanto, las pruebas sustantivas más rentables probablemente provengan de los procedimientos de evaluación de riesgos, incluidos los procedimientos analíticos preliminares.

El Simple Secreto

El secreto para simplificar las pequeñas estrategias de auditoría, es decir, mirar al final al principio, es maximizar la evidencia sustantiva de los procedimientos de evaluación de riesgos requeridos. Todos los procedimientos de evaluación de riesgos, según las normas de auditoría, producen pruebas sustantivas.

A continuación se presenta una lista de esos procedimientos que debería ser el principal objetivo del personal de auditoría en los encargos de auditoría de menor envergadura:

  1. Crear y documentar las decisiones de aceptación o aplazamiento del cliente
  2. Revisión de la documentación de auditoría del año anterior: considerar los hallazgos y conclusiones, ajustar los asientos del diario y las diferencias de auditoría no corregidas y evaluar su impacto en los procedimientos de contratación del año en curso
  3. Lectura (escaneo) de la actividad de la cuenta del libro mayor del año en curso
  4. Realizar y documentar otros procedimientos analíticos preliminares durante la planificación, como la comparación de los saldos no ajustados o ajustados de las cuentas del año en curso con los saldos ajustados del año anterior
  5. Preparar diagramas de flujo o cuadros para documentar los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad y realizar procedimientos de recorrido de los sistemas (SWTP) para los ciclos de transacciones principales
  6. Selección de un mayor número de transacciones para el SWTP a fin de proporcionar pruebas más sustanciales cuando se prevean buenos resultados
  7. Cálculo de la inexactitud tolerable por clasificación de los estados financieros sobre la base de los niveles de riesgo evaluados
  8. Completar o modificar las ayudas prácticas y otra documentación necesaria para cumplir con las normas de auditoría aplicables, considerando las circunstancias de riesgo de cada compromiso
  9. Preparación de un formulario resumido de evaluación de riesgos en el que se combine el riesgo de declaraciones erróneas importantes debido a errores o fraudes para determinar el nivel de riesgo de declaraciones erróneas importantes para las afirmaciones pertinentes en las clasificaciones de los estados financieros importantes
  10. Diseñar un plan/programa de auditoría detallado que vincule los riesgos importantes con las respuestas y procedimientos de auditoría apropiados, por ejemplo, procedimientos analíticos y/o pruebas detalladas de balances
  11. Modificación de los ensayos de los procedimientos de balance basados en los niveles de riesgo evaluados para complementar las pruebas obtenidas de los procedimientos de evaluación de riesgos y los procedimientos analíticos
  12. Preparación de la documentación más rentable de las pruebas sustantivas obtenidas mediante la realización de estos procedimientos

Conclusión

Así que vemos que el secreto está realmente oculto a plena vista. Lo que los estándares profesionales requieren es lo que hacemos, incluso para pequeñas auditorías.

Sin embargo, cuando llevamos a cabo los procedimientos de evaluación de riesgos requeridos, tenemos la oportunidad de atribuirnos el mérito de las pruebas sustantivas que producen. Lo creas o no, el propósito de un auditor no es principalmente buscar errores o fraudes al realizar los procedimientos de evaluación de riesgos.

El propósito principal es obtener la prueba sustantiva más rentable posible, de modo que se puedan reducir o eliminar las pruebas más costosas de los procedimientos de balance. Esta es la clave para simplificar las auditorías más pequeñas y completarlas de forma más eficiente, ¡todo ello sin los altos costes de la nueva tecnología!