Después de 18 años como director financiero y otros 20 años en el negocio de la contabilidad y la teneduría de libros, he aprendido que mantenerse por delante de la competencia sólo ocurre cuando te mantienes al día con la tecnología. Por ejemplo, mientras llevaba los libros de la cadena de supermercados Roche Bros. de mi padre hace 20 años, utilicé los buscapersonas para ayudar a los gerentes de las tiendas a hacer sus órdenes de compra diarias, lo que le permitió ofrecer las frutas y verduras más frescas de Nueva Inglaterra.
Años más tarde, la computación en nube me permitió expandir rápidamente mi propio negocio, Remote Quality Bookkeeping (RQB), eliminando las horas perdidas en el tráfico cada día conduciendo de cliente a cliente para recoger sus registros financieros.
Pero en los últimos años, ha habido una parte muy grande de mi negocio que se ha resistido obstinadamente a la tecnología: los informes de fin de año de los clientes. Para acelerar la compilación de los registros financieros de los clientes en estos informes vitales, mi negocio necesitaba una forma de automatizar la organización de docenas de documentos diferentes, únicos para cada cliente, en un documento legal inmune a la auditoría. El año pasado, construimos esa mejor trampa para ratones, y ahora RQB está cosechando las recompensas.
A través de un sistema de software de gestión de contenidos empresariales llamado Laserfiche y la construcción de un innovador sistema de clasificación de registros de clientes, RQB ha ampliado su negocio basado en la nube en más de un 30 por ciento â?» de 180 clientes a 240 clientes â?» prácticamente de la noche a la mañana, con expectativas de mucho más por venir. El software está acelerando drásticamente el proceso de clasificación de los registros contables de los clientes en los informes de fin de año que RQB envía por correo en el momento de los impuestos. Esos informes se enviarán ahora en CD de computadora, ahorrando a RQB entre 25 y 50 dólares por cliente en cuadernos de anillas, junto con ahorros todavÃa no calculados en la reducción de los costos de empaque, envÃo y copiado.
Juntos, el nuevo software y el sistema de indexación está permitiendo a RQB aprovechar el uso de la colección de registros de computación en nube de maneras que sólo son aplicables a las imágenes electrónicas. Antes de Laserfiche, todos los registros de los clientes entrantes se almacenaban en servidores informáticos para ser posteriormente impresos, clasificados y encajados en carpetas con códigos de color en cuadernos de anillas. Ahora, esos archivos entrantes se clasifican inmediatamente en una estructura de carpetas computarizada RQB creada dentro de Laserfiche. Esta estructura de carpetas virtuales hace mucho más fácil visualizar y evaluar las cargas de trabajo pendientes, así como hacer una asignación mucho más eficiente de esas cargas de trabajo al personal de RQB.
Pero la verdadera magia es la indexación y el archivo automatizado que ahora es posible a través del nuevo software mediante un innovador sistema de clasificación de registros RQB construido con el consultor de integraciones de Laserfiche William Peyton de IP Digital Inc. con sede en Boston.
A medida que los archivos de los clientes entrantes empiezan a acumularse, se asigna al personal para que clasifique los registros y los envíe a las carpetas designadas dentro de ese sistema de clasificación. Donde antes este proceso se realizaba en papel, con el personal imprimiendo cada registro y colocándolo en las carpetas codificadas por colores, ahora los empleados pueden seleccionar automáticamente las carpetas designadas dentro del sistema de clasificación mediante el uso de las opciones de menú desplegable que William y yo incorporamos al sistema de indización en el transcurso de 2014.
Este proceso de designación automatizado permite a mi personal clasificar los registros de los clientes entrantes con sólo un par de clics del ratón, reduciendo significativamente la posibilidad de archivar erróneamente esos registros en el proceso. Cuando llega el momento de compilar los informes de fin de año, ahora sólo tenemos que introducir el nombre del cliente y los registros necesarios se extraen automáticamente de las subcarpetas informatizadas. Esto permite una economía de escala para incorporar nuevos clientes, lo que ha sido el nudo gordiano para expandir significativamente nuestro negocio.
El software también permite muchas otras automatizaciones de los procesos de negocios de RQB. Si es necesario adoptar nuevas medidas en relación con los registros archivados (por ejemplo, la conciliación de las declaraciones de ingresos), estos registros pueden designarse así en el momento de la indización, lo que mejora aún más la eficiencia de la asignación del volumen de trabajo. Otros flujos de trabajo incorporados en el nuevo sistema envían recordatorios al personal de la Junta Consultiva cuando un cliente no ha presentado la documentación programada, así como recordatorios a los clientes para que presenten los registros de nómina programados.
Toda la eficiencia y la automatización está haciendo que la incorporación de nuevos clientes sea mucho más fácil para RQB. También reemplazará los voluminosos cuadernos de anillas con pestañas de color que RQB usaba en el pasado para compilar los informes de fin de año, ahorrando a la compañía aproximadamente 50.000 dólares al año. Los clientes apreciarán los CDs, no sólo por la facilidad de uso y almacenamiento, sino también por la facilidad de acceso a cualquier registro contenido en ellos. Sacar cualquier documento de esos CDs será simplemente una cuestión de escribir palabras clave en un comando de búsqueda de archivos, ya que el software también permite recuperar cada una de las imágenes del documento realizando una búsqueda de cualquier palabra o número que contengan.
Todos estos beneficios están recortando los costos de RQB hasta donde está perfectamente posicionada para expandirse rápidamente, particularmente en el mercado de las franquicias. El sofisticado sistema de software permitirá a RQB incorporar nuevos clientes de franquicia â?» que a menudo tienen necesidades contables similares, pero nunca idénticas â?» a un precio que será muy difÃcil de igualar para otros en la industria. Además, la aplicación de software está permitiendo a RQB procesar los registros electrónicos de clientes entrantes de maneras poderosas que los sistemas basados en papel no pueden, y estamos descubriendo nuevas eficiencias cada dÃa.
Esto hará que RQB sea una fuerza a tener en cuenta en el negocio de la contabilidad de la franquicia. También hace mucho más fácil tomar nuevos clientes de cualquier tipo â?» incluso los fabricantes de trampas para ratones.
Sobre el autor:
Mark Kilduff es presidente de Remote Quality Bookkeeping, una solución de contabilidad basada en la nube para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a llevar a cabo sus operaciones diarias. Mark puede ser contactado en [email protected].