¿Cuánto tiempo pasas con el correo electrónico? O mejor aún, ¿cuánto tiempo estás perdiendo? Una aplicación llamada Email Stopwatch funciona silenciosamente en segundo plano con Microsoft Outlook para llevar un registro de cuántos minutos pasas leyendo y escribiendo correos electrónicos, y crea un informe organizado por dirección de correo electrónico y minutos empleados.
La configuración fue sencilla, y a diferencia de otros complementos de Outlook que hemos visto, no ocupó espacio con los iconos ni interfirió de ninguna otra manera con Outlook. Solo hay dos decisiones de configuración predeterminadas que tomar: La primera es el tiempo de espera de la actividad, que es la cantidad de tiempo que la aplicación espera antes de ir a dormir. Esto es para evitar que se añadan minutos extra si el usuario deja una ventana abierta mientras se va a almorzar. La configuración de actividad mínima funciona en el otro sentido: la cantidad de tiempo antes de que Email Stopwatch empiece a registrar el tiempo en un correo electrónico, para que puedas eliminar fácilmente los correos electrónicos que empiezas y te des cuenta unos segundos después de que no quieres enviar.
También puedes subir tu libreta de direcciones de Outlook a la aplicación, así que esta información aparecerá en los informes, pero no es necesaria.
Eso es todo. Email Cronómetro entonces comienza a llevar un registro de cuánto tiempo pasas en cada correo electrónico. Email Stopwatch mantiene esta información en su propio servidor seguro, de modo que los usuarios pueden iniciar sesión y descargar informes incluso si están lejos de sus propios ordenadores. Los datos se guardan fácilmente en un formato de Excel, y se pueden ordenar por día, contacto o dirección de correo electrónico, o por el tiempo empleado. La función de informe también viene con varias opciones y filtros: Los usuarios pueden seleccionar el rango de tiempo y limitar la salida a contactos específicos. Pueden filtrar los correos electrónicos cortos, y crear un informe de sólo los correos electrónicos que le tomaron 5 minutos o más, por ejemplo.
Por supuesto, los usuarios pueden estar preocupados por lo que exactamente la aplicación está guardando, y Email Stopwatch aborda los problemas de seguridad en detalle en la sección de características de su sitio. Explica que sólo lleva un registro de las direcciones de los remitentes y receptores y el tiempo empleado.
Para qué puedes usarlo
Aunque incluso una pequeña empresa o firma puede querer utilizarlo como una ayuda para la eficiencia -cuánto tiempo pasa con clientes particulares y otros socios comerciales- el Cronómetro de correo electrónico hace hincapié en sus usos de gestión. Los socios gerentes o los directores financieros, por ejemplo, pueden utilizarlo para administrar las actividades de correo electrónico de su personal. Con una cuenta de administrador, pueden ver si están haciendo un uso eficiente de su tiempo en Outlook.
En nuestras pruebas, los informes parecían claros y precisos, pero los usuarios podrían querer utilizarlo con el mismo cuidado con el que usan el GPS: no lo lleven a un río. Una dirección de correo electrónico de spam llegó a nuestro informe con varias horas de tiempo en unas pocas semanas, un error obvio. Tal vez varios correos electrónicos se abrieron en la carpeta de spam y no se cerraron. Pero de nuevo, esto fue fácil de detectar.
Modelos de precios múltiples
Email Cronómetro es más un servicio que un producto, y es el precio en consecuencia, con un modelo de suscripción. Los precios empiezan en 29 dólares al mes para un usuario y seis informes al mes. Por $49 al mes, usted obtiene el servicio para hasta tres usuarios, 20 informes al mes, configuración y capacitación gratuitas y soporte telefónico y por correo electrónico. (Sin embargo, no necesitamos soporte para ponerlo en funcionamiento.) Hay otros planes para entidades más grandes. El servicio viene con una prueba gratuita de 14 días y no hay contratos a largo plazo, puede cancelar o cambiar el nivel del plan en cualquier momento.
Definitivamente vale la pena buscar cualquier empresa o negocio que quiera tomar el control de su correo electrónico.