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Revisar las normas de horas extras debería ser una de sus resoluciones

Por Richard D. Alaniz

Para muchos empleadores, calcular correctamente las horas extras puede parecer un proceso interminable. Factorizar los tiempos de descanso puede ser complicado. Algunos empleados que pueden parecer exentos de las horas extras pueden tener derecho a ellas en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).

Revisar las normas de horas extras debería ser una de sus resoluciones
Revisar las normas de horas extras debería ser una de sus resoluciones

Lamentablemente, el cálculo erróneo de las horas extraordinarias puede ser sumamente costoso para las empresas en términos de multas y demandas. Y el gobierno de EE.UU. acaba de facilitar a los empleados descontentos la búsqueda de abogados dispuestos a demandar a las empresas por presuntas violaciones de la Ley de Normas Laborales Justas.

En diciembre, con la bendición del Congreso, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos estableció un servicio de referencia de abogados para los empleados que piensan que pueden tener un reclamo bajo la FLSA o la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA).

Bajo este nuevo programa, llamado Puente a la Justicia, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo conecta a los posibles demandantes y abogados que pueden presentar demandas contra los empleadores en nombre de los empleados. La División de Salarios y Horas se ha asociado con la Asociación de Abogados de los Estados Unidos para encontrar abogados para el programa, a los que los empleados pueden acceder a través de un número de teléfono gratuito. Al anunciar Puente hacia la Justicia, la división citó sus propios recursos limitados en la presentación de demandas.

“En el pasado, en el caso de los trabajadores a los que no tenía capacidad para ayudar, la División de Salarios y Horas simplemente les informaba de que, aunque pudieran tener reclamaciones válidas en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas o la Ley de Normas Laborales Mundiales, la División de Salarios y Horas se negaba a proseguir con sus reclamaciones y que tenían un derecho de acción privado en virtud de la legislación aplicable”, anunció la división.

“Sin embargo, intentar ejercer los derechos por su cuenta o encontrar un abogado con la experiencia y los conocimientos especializados necesarios para representarlos son obstáculos importantes y difíciles para que estos trabajadores obtengan justicia”, declaró la división. “Cuando a los trabajadores les resulta difícil obtener reparación por los derechos denegados, facilita a los empleadores que explotan a sus trabajadores la obtención de una ventaja competitiva desleal, lo que niega a los empleadores respetuosos de la ley la igualdad de condiciones”.

El Departamento de Defensa ha estado activamente buscando denuncias de violaciones de la Ley de Seguridad de la Vida Silvestre. Según el Departamento de Trabajo, en el año fiscal 2008, más de 197.000 empleados recibieron un total de 140,2 millones de dólares en concepto de salario mínimo y salarios atrasados por horas extras debido a violaciones del Acto de Normas Laborales Justas. La mayor parte de eso -123 millones de dólares- se debió a violaciones de horas extras. La División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo también multó a los empleadores con 3,1 millones de dólares en multas por violaciones del Acto de Normas Laborales Justas en 2008.

Junto con las acciones del Departamento de Trabajo, más empleados están presentando demandas contra sus empleadores alegando que no se les pagó lo que se les debía. Según algunos informes, el número de demandas de la FLSA presentadas en los tribunales federales en el segundo trimestre de 2010 creció un 22 por ciento con respecto al primer trimestre de 2010.

Al comenzar el año nuevo, los empleadores deben tomarse el tiempo de revisar sus políticas de horas extras para asegurar el pleno cumplimiento de la Ley de Normas Laborales Justas. Cualquier cosa que no sea el pleno cumplimiento pone a los empleadores en riesgo de demandas y multas.

Requisitos de la FLSA

Averiguar las horas extras puede ser más complicado de lo que parece al principio. Los empleados elegibles para horas extras deben ser pagados al menos una vez y media su tarifa regular de pago por el tiempo que trabajen que sea más de 40 horas en una semana. Muchos empleados están exentos de hacer horas extras, y la regla de las 40 horas semanales no afecta a lo que se les paga, independientemente del número de horas que trabajen en un determinado período de tiempo.

Algunos empleadores pueden suponer que cualquier empleado asalariado, en vez de por hora, está exento de hacer horas extras. Pero ese no es necesariamente el caso. El Departamento de Trabajo considera los deberes del trabajo, más que el tipo de pago, al decidir si un empleado es elegible para las horas extras.

Según el Departamento de Trabajo, los empleados exentos incluyen a los empleados ejecutivos, administrativos y profesionales, así como a los empleados de ventas externos y algunos profesionales de la informática. Algunos puestos, como el de director general, están claramente exentos, pero otros pueden ser menos obvios. Incluso las grandes empresas se tropiezan con problemas de clasificación.

El pasado mes de julio, el Tribunal de Apelación del Segundo Circuito de los EE.UU. encontró que Novartis Pharmaceuticals Corp. clasificó erróneamente a algunos de sus representantes de ventas como exentos. De acuerdo con el fallo del tribunal de apelaciones, debido a sus funciones laborales, los empleados tenían derecho a un pago de horas extras que no habían estado recibiendo.

En 2008, cuando el Departamento de Trabajo recaudó 140,2 millones de dólares en salarios atrasados de la FLSA, se recaudaron casi 12,8 millones de dólares para aproximadamente 9.600 empleados que fueron clasificados incorrectamente como exentos. Según el Departamento de Trabajo, las empresas eran las más propensas a clasificar erróneamente a los empleados de nivel ejecutivo como exentos. El Departamento de Trabajo también encontró casi 3.000 casos en los que los empleados fueron clasificados como empleados administrativos exentos, aunque esas personas eran en realidad elegibles para las horas extras.

Incluso cuando las empresas han clasificado correctamente a los empleados como no exentos de horas extras, pueden cometer errores. El pasado mes de mayo, el operador del centro de llamadas Teleperformance USA pagó casi 2 millones de dólares en salarios atrasados por violaciones de horas extras a más de 15.000 trabajadores. Según el Departamento de Trabajo, la mayoría de las violaciones ocurrieron cuando la compañía no pagó las pausas de menos de 30 minutos. Si los descansos se hubieran contabilizado correctamente, los empleados deberían haber recibido horas extras por algunas de las horas que trabajaron.

El Departamento de Trabajo también encontró que Teleperformance USA debería haber puesto a los empleados a trabajar cuando esperaban que se abriera un área de trabajo. El Departamento de Trabajo también descubrió que algunos empleados de Teleperformance USA habían sido clasificados erróneamente como exentos cuando en realidad eran elegibles para hacer horas extras.

Cumplir con el FLSA

Para evitar este tipo de multas y demandas, los empleadores que no hayan examinado detenidamente las normas de la Ley de Normas Laborales Justas y sus prácticas actuales deberían tomarse el tiempo necesario para hacerlo ahora.

Revisar regularmente las políticas de horas extras

Para asegurarse de que las políticas sobre horas extraordinarias sean precisas y se apliquen en todos los niveles y lugares, las empresas deberían considerar la posibilidad de crear un equipo que revise periódicamente las normas sobre horas extraordinarias. Este equipo debería incluir abogados internos o externos, junto con personal de recursos humanos.

Los gobiernos estatales y locales suelen tener sus propias leyes relativas al salario mínimo y las horas extraordinarias, por lo que es importante que en el examen se tengan en cuenta todas las leyes pertinentes sobre salarios y horas.

Cuando se revisen las políticas de horas extras, se debe observar cada nivel de clasificación de los empleados para asegurarse de que los que están clasificados como exentos realmente lo estén. El Departamento de Trabajo ofrece información sobre las clasificaciones en su sitio web, www.dol.gov/dol/topic/wages/overtimepay.htm . Involucrar a los gerentes, supervisores, RRHH y el departamento legal en el proceso para una mejor comprensión de las descripciones de los puestos de trabajo y las obligaciones.

Educar a los gerentes

Las empresas también deberían capacitar periódicamente a sus gerentes y supervisores sobre el cumplimiento de la Ley de Normas Laborales Justas y las horas extraordinarias, y luego aplicar una política de tolerancia cero para las infracciones. Cuando los empleados tienen preocupaciones o preguntas sobre si se les pagan adecuadamente las horas extras, deberían saber a quién dirigirse con sus preguntas. Las empresas deberían explicar claramente cómo los empleados, los gerentes y los supervisores pueden informar sobre posibles violaciones en la cadena de mando.

Manténgase al día con las tendencias

Los empleadores deben estar al tanto de las nuevas políticas y prioridades del Departamento de Trabajo, como el programa Puente a la Justicia. Deberían estar atentos a las nuevas tendencias en los juicios. Por ejemplo, los abogados de algunos demandantes han comenzado a alegar violaciones de la Ley sobre la extorsión y las organizaciones corruptas (RICO), junto con violaciones de la Ley sobre la Seguridad Social. Las penas previstas en la Ley RICO son más costosas que las previstas para las violaciones de la Ley de la Seguridad Social.

Conoce tu industria

Algunas industrias son más propensas a las violaciones del Acto de Normas Laborales Justas, y los empleadores de esas industrias deben prestar mucha atención a las cuestiones relativas a las horas extraordinarias. Entre las industrias de bajos salarios, los restaurantes, los servicios de vigilancia y la atención médica acumulan la mayoría de las violaciones de la ley, según el Departamento de Trabajo.

Cuestiones de vestir y de quitarse la ropa

Los empleadores a menudo tienen dificultades para saber cuándo exactamente comienzan sus turnos los empleados no exentos. Según el DOL, los empleados deben ser pagados por el tiempo que pasan poniéndose y quitándose , o poniéndose y quitándose el equipo de protección. En junio, Tyson Foods pagó 500.000 dólares en concepto de horas extras y aceptó una orden judicial a nivel nacional que exigía que sus trabajadores avícolas recibieran el pago por el tiempo que pasaban poniéndose, quitándose y desinfectando el equipo. Se han hecho reclamaciones similares en muchas otras empresas con resultados costosos para esos empleadores.

Las cuestiones relativas a las horas extraordinarias pueden ser complicadas, y las empresas que violan o presuntamente violan las leyes estatales y federales pueden encontrarse bajo el microscopio de los organismos reguladores o de los abogados de los demandantes. Para evitar este tipo de demandas e investigaciones, los empleadores deben ser proactivos para asegurarse de que están protegidos contra los cargos de la Ley de Normas Laborales Justas o las violaciones de los salarios y las horas estatales.

Sobre el autor:

Richard D. Alaniz es socio principal de Alaniz and Schraeder, una empresa nacional de trabajo y empleo con sede en Houston. Ha estado a la vanguardia del derecho laboral y del empleo durante más de 30 años, incluyendo períodos en el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y en la Junta Nacional de Relaciones Laborales. Alaniz es un prolífico escritor sobre el derecho laboral y del empleo y realiza frecuentes seminarios para empresas clientes y asociaciones comerciales en todo el país. Las preguntas sobre este artículo pueden dirigirse a Rick al (281) 833-2200 o [correo electrónico protegido] .

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