Por Gil Charney, CPA, CFP®, MBA
En un artículo reciente , conocimos a John Keats, un empleado corporativo a tiempo completo que también tiene ingresos externos por escribir y publicar artículos sobre sus experiencias en el tour en bicicleta. Discutimos la importancia de identificar correctamente la actividad de un cliente como negocio o pasatiempo, y el efecto de tal clasificación en cómo y dónde se reportan los ingresos y deducciones de la actividad.
En este segundo artículo discutimos los gastos comunes relacionados con las actividades de negocios (o de hobby) de los clientes y la conveniencia de dichos gastos para apoyar los ingresos de esa actividad.
A pesar de que John está empleado a tiempo completo en una gran corporación, pasó mucho más tiempo en su actividad como freelance el año pasado. La actividad implica recorrer en su bicicleta, escribir artículos y tomar fotos de sus recorridos, las atracciones locales y la gente que conoció en el camino. Vendió estos artículos a varias editoriales y aumentó sus ingresos significativamente en 2010 con respecto a 2009. Al principio sólo se interesaron unos pocos editores de revistas de ciclismo, pero pronto se corrió la voz y a los editores de revistas de viajes les gustó su perspectiva «en el camino» de las atracciones locales y la gente que encontró.
John, animado por la respuesta positiva de estos editores (¡y sus cheques!), hizo siete recorridos en bicicleta durante 2010 y documentó cada uno de ellos con copiosas notas, fotografías e incluso grabó entrevistas con los habitantes de su zona. El hecho de realizar más excursiones en bicicleta y publicar más artículos generó no sólo más ingresos por cuenta propia para John, sino también una variedad y un nivel de gastos en los que no había incurrido en 2009.
Basándose en su análisis del Reg. Sec. 1.1832(b) y en la evaluación de los hechos y circunstancias que rodean la situación de John, usted ha adoptado la posición de que la actividad independiente de John en 2010 calificaba para el tratamiento comercial.
GRABACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Las impresiones e informes de aspecto sofisticado creados a partir de programas informáticos de contabilidad o financieros pueden ser impresionantes, pero por sí mismos no son adecuados para respaldar las deducciones3 . Aunque la diligencia debida no requiere que usted revise los documentos de origen para garantizar la exactitud del informe, sí requiere que pregunte si el cliente tiene la documentación de origen (ya sea en papel o en formato electrónico) para respaldar los artículos, y que usted comprenda la naturaleza de los gastos y su idoneidad como deducciones comerciales.
Usted observó que aunque John no mantuvo una cuenta corriente separada durante varios meses en 2010, el registro de su chequera y las impresiones de su computadora reflejaban el mantenimiento de registros que separaban sus gastos personales y de negocios con el detalle adecuado. Aunque una cuenta corriente separada para una empresa es un indicador de la «manera en que el contribuyente lleva a cabo la actividad «1 , no es un requisito rígido diferenciar la actividad empresarial, especialmente en las primeras etapas de un negocio.
Las entradas de ingresos en su chequera y registros relacionados muestran la fuente (editor) del ingreso, la publicación donde apareció el artículo, el número de cheque del editor, el monto del cheque y la fecha de depósito. Los gastos muestran un nivel de detalle similar.
El libro de gastos de John muestra las siguientes compras y gastos en efectivo para 2010:
- 1 Bicicleta hecha a medida por 6.800 dólares;
- 1 Nueva computadora portátil por $800;
- 1 cámara digital SLR por 700 dólares;
- 1 Nuevo smartphone por 200 dólares;
- 1 iPod por 299 dólares, más más de 75 dólares en pistas de música descargadas;
- Varias prendas de vestir para bicicleta por 1.500 dólares;
- Suscripciones a diversas publicaciones, incluidas las que tratan sobre el ciclismo, la fotografía, una revista de noticias generales y una revista de marketing;
- Los honorarios de los masajistas por los masajes después de los largos paseos por 200 dólares;
- Pago de 750 dólares a un desarrollador de sitios web para crear un sitio web que documente sus aventuras en bicicleta y promueva sus artículos; y
- Los gastos relacionados con siete viajes alrededor de los Estados Unidos, todos los cuales requirieron de viajes aéreos y transporte para su bicicleta de paseo y equipo.
Entiendes que como preparador de impuestos no estás obligado a auditar los gastos individuales,2 pero la diligencia debida requiere que le preguntes a John cómo registra sus gastos y si ha conservado la documentación de origen. John confirma que para sus gastos tiene el recibo, factura o declaración original. Mencionó que cada vez que regresa de un viaje le entrega todos sus recibos de viaje a su esposa, quien ingresa la información en una hoja de cálculo. Conserva todos los recibos y registros en la hoja de cálculo para cualquier cosa que compre que pueda estar remotamente relacionada con su negocio independiente. Comentó que no estaba seguro de lo que era exactamente deducible, así que su lista puede contener gastos que no son deducibles.
Concluye que los registros de John son suficientes para permitirle crear un estado de ganancias y pérdidas y preparar el Anexo C para su actividad como autónomo para 2010.
Al hojear sus documentos, le pides a John que describa la naturaleza de los gastos para que puedas evaluar su propósito comercial. Le informas a John que sólo se pueden deducir los gastos comerciales que son «ordinarios y necesarios».
La famosa «Regla de Cohan» no es un sustituto para el mantenimiento de registros adecuados. El Reg. Sec.1.274-5T(a) establece: «…Esta limitación [el requisito de documentación sustantiva] sustituye a la doctrina fundada en Cohan c. el Comisionado F.2d 540 (2d Cir. 1930). La decisión sostuvo que, cuando las pruebas indicaban que un contribuyente había incurrido en gastos de viaje o de representación deducibles pero no se podía determinar la cantidad exacta, el tribunal debía hacer una aproximación y no anular la deducción por completo. El apartado d) del artículo 274 contempla que no se permitirá ninguna deducción o crédito a un contribuyente sobre la base de dichas aproximaciones o del testimonio no fundamentado del contribuyente».
ORDINARIO Y NECESARIO
La regla general para determinar si un gasto es deducible es que debe ser «ordinario y necesario» para llevar a cabo la actividad comercial4 . Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para el comercio o negocio. Además, un gasto no tiene que ser indispensable para ser considerado necesario.
El uso del principio «ordinario y necesario» no es una herramienta de decisión mecánica, sino que es el faro que puede llevar a los preparadores de impuestos a una decisión correcta, o al menos razonable, basada en los hechos y circunstancias.
Por ejemplo, si se toma como ejemplo una suscripción a una revista, una revista de ciclismo sería probablemente un gasto comercial ordinario y necesario para un ciclista profesional, un taller de reparación de bicicletas o un gimnasio. En el caso Stemkowski c. Comisionado, 5 se permitió a un jugador de hockey profesional deducir una suscripción a una revista de hockey porque se consideraba un gasto ordinario y necesario para los jugadores profesionales6 .
Sin embargo, si bien la suscripción a una revista de ciclismo puede ser un gasto ordinario y necesario para un ciclista profesional, no lo es para un ciclista recreativo o incluso un ávido aficionado.
¿Qué hay de John? No es un ciclista profesional pero es más que un aficionado. Como ya ha establecido que su actividad como autónomo califica como negocio, se pueden deducir los gastos que son «ordinarios y necesarios» para ese negocio. Los contribuyentes que convierten un hobby recreativo en un negocio lucrativo – o simplemente disfrutan del negocio en el que están – pueden seguir deduciendo los gastos que son ordinarios y necesarios para ese negocio.
En cuanto a John, le gusta leer la revista de ciclismo (irrelevante), pero cada número mensual tiene un calendario de los próximos viajes y eventos ciclistas que utiliza para planificar sus viajes y artículos (ordinarios y necesarios). Por lo tanto, se concluye que la suscripción es deducible en el negocio independiente de John.
VIAJES Y ENTRETENIMIENTO
Los contribuyentes, e incluso los profesionales de la fiscalía, a veces se confunden sobre si ciertos gastos de viaje son deducibles o no. Central a la deducibilidad de un gasto de viaje es el concepto de «casa de impuestos» del contribuyente.
La determinación de la ubicación de la residencia fiscal ha sido objeto de muchos casos y fallos judiciales7 , cuyos detalles están fuera del alcance de este artículo. Sin embargo, la determinación del domicilio fiscal de un cliente, y si el viaje se produjo dentro o fuera del domicilio fiscal, es fundamental para establecer si ciertos gastos de viaje son deducibles.
Pueden deducirse los gastos de viaje realizados por un contribuyente fuera de su domicilio fiscal y con fines comerciales. Generalmente, si John viaja fuera de su casa fiscal8 por motivos de negocios, puede deducir los gastos de viaje.
Usted anota varios viajes que figuran en el libro de John y aprovecha esta oportunidad para explicarle que para que sus gastos de viaje sean deducibles deben llevarlo «fuera de casa «9 o fuera de la «casa de impuestos» de John – la ubicación del lugar de negocios habitual de John. Como empleado corporativo que trabaja en la oficina de su empleador, el área metropolitana donde John trabaja es su casa de impuestos. Se puede deducir cualquier viaje fuera de esa área por motivos de negocios. Esto incluye el transporte (pasaje aéreo, kilometraje de automóvil, etc.), las comidas (limitadas al cincuenta por ciento), el alojamiento, el transporte local (por ejemplo, el taxi del aeropuerto al hotel) y los gastos imprevistos. Todos esos gastos deben documentarse en cuanto a fechas, lugares, importes de los gastos y propósito de los viajes. Por lo general, todos esos gastos deben documentarse con recibos u otra forma de documentación de origen (excepto las millas de negocios conducidas en un automóvil personal, que deben documentarse en el registro de millas de negocios conducidas por el contribuyente).
Nota: Los reglamentos del Tesoro no exigen que el contribuyente obtenga un recibo por un gasto individual inferior a 75 dólares «si no se dispone fácilmente de tales pruebas documentales… «10. Sin embargo, incluso cuando no se pueda obtener un recibo por un gasto inferior a 75 dólares, el contribuyente no queda exento de la responsabilidad de documentar el gasto en un registro, diario, libro de cuentas o registro similar11 .
El libro mayor de John enumera varias páginas de gastos, incluyendo viajes a California, Carolina del Norte, Vancouver, Nueva Inglaterra, y varios otros lugares. Todos los viajes tuvieron una duración de 2 a 5 días.
La contabilidad de John para los gastos de viaje parece ser adecuada a la luz de los requisitos de justificación del reglamento del Tesoro12 . Su libro de contabilidad muestra los detalles necesarios prescritos en el reglamento, incluidas las fechas, lugares de viaje, naturaleza y cuantía del gasto, etc. Confirmó que tiene recibos de la mayoría de los gastos que figuran en el libro de contabilidad, incluidos los gastos inferiores a 75 dólares. No tenía recibos de propinas en efectivo y algunos gastos imprevistos, pero sí tenía un registro de los gastos.
EN LA CARRETERA
John menciona una próxima gira en Nuevo México en abril. Planea conducir hasta allí porque también tiene amigos en la zona y quiere usar su coche. Pregunta cómo debe documentar el viaje ya que no se emitirá ningún billete de avión.
Primero, le informas que sólo las millas de negocios son deducibles, por lo que no se pueden deducir los viajes para visitar amigos u otros viajes secundarios no relacionados con el negocio. Sin embargo, el hecho de que disfrute de los paseos en bicicleta o de las visitas a amigos no afecta a la deducibilidad de sus gastos de viaje relacionados con los negocios si el propósito principal del viaje está relacionado con los negocios (lo cual, en el caso de John, significa escribir sobre el paseo y tratar de vender el artículo). John puede establecer que el viaje fue principalmente de negocios si puede demostrar que escribió y presentó artículos para su publicación, independientemente de que los editores decidan publicar el artículo.
Luego le mencionas a John que tendrá que documentar todos los kilómetros recorridos registrando la información en su bitácora. El registro deberá mostrar las fechas de viaje, las millas recorridas y el propósito del viaje.13
También menciona que el uso de un atlas o un servicio de mapas en Internet para documentar el kilometraje no es suficiente documentación porque no es mantenido por el contribuyente. En Olsen et ux . (TC Memo 2002-42), los contribuyentes registraron el kilometraje a partir de un atlas en lugar de las lecturas reales de los cuentakilómetros. El tribunal rechazó la deducción porque el kilometraje se basaba en una base de datos informática y no se registró en el momento del viaje. Nota: un registro de kilometraje no necesita ser registrado «contemporáneamente» – en el momento en que se realiza el viaje. Sin embargo, al hacerlo se añade una credibilidad significativa a la documentación.14
Luego describe los dos métodos disponibles para John para deducir las millas de negocios – el método de gastos reales y el método de millas estándar.
Si John utilizara el método de gastos reales, tendría que llevar un registro de todos los gastos del vehículo, incluyendo la gasolina, el mantenimiento y las reparaciones, las licencias y las tasas, el seguro, etc. También necesitará llevar un registro de todas las millas conducidas, ya sean personales o de negocios, porque la proporción de millas de negocios a millas totales se utiliza para asignar los gastos reales entre los gastos deducibles de los vehículos de negocios y los personales no deducibles. El registro de las millas de negocios deberá mostrar las millas recorridas, los lugares a los que se ha viajado, las fechas y horas de dicho viaje y el propósito comercial del mismo (incluyendo el nombre de cada tour en bicicleta, la organización patrocinadora y otros detalles).
Él no necesitaría documentar los viajes personales realizados (por ejemplo, «15 de enero – condujo el viaje de ida y vuelta de su casa a la tienda de comestibles para comprar leche, 2,4 millas»). Sin embargo, necesitaría mostrar el total de millas recorridas durante el año, que puede obtenerse restando la lectura del odómetro del coche el 1 de enero (¡demasiado tarde ahora!) de la lectura del odómetro del 31 de diciembre. El porcentaje de kilómetros recorridos puede entonces determinarse dividiendo el total de kilómetros recorridos (como se muestra en el registro) por el total de kilómetros recorridos. La proporción se aplica entonces a los gastos del vehículo para asignar y deducir los gastos del vehículo.15
Si Juan utilizara el método del kilometraje estándar (lo que no podría hacer si incorporara su empresa), tendría que llevar un registro sólo de los kilómetros recorridos por la empresa (utilizando un registro como el descrito anteriormente). Sus millas de negocios formarían entonces la base para una deducción cuando se aplique la tasa de kilometraje estándar (0,51 centavos/milla en 2011). El uso de una tasa única simplifica los requisitos de registro del método de gastos reales y sustituye el costo de mantenimiento y reparaciones, gas y petróleo, seguros, depreciación o pagos de arrendamiento, etc. La deducción se registra en la línea 9 del Anexo C de la Parte II del Formulario 1040 (gastos de automóviles y camiones). El contribuyente no puede utilizar la tasa de kilometraje estándar para un vehículo después de utilizar cualquier método de depreciación según el Sistema Modificado de Recuperación de Costes Acelerados (MACRS) o después de reclamar una deducción del artículo 179 para ese vehículo.
BIENES LISTADOS
…es propiedad personal que podría tener tanto un uso comercial como personal, como el coche de John. El artículo 280F(d)(4) del Código no define los bienes incluidos en la lista como tales, sino que se trata de elementos específicos que entran dentro de los requisitos de documentación de esta sección.
Entre los ejemplos de bienes enumerados figuran automóviles de pasajeros, computadoras y aparatos electrónicos, equipo fotográfico y de entretenimiento, etc. Los gastos de compra u operación de tales equipos pueden ser deducibles por una empresa si el uso de la empresa supera el cincuenta por ciento – de ahí la necesidad de una documentación cuidadosa para respaldar el porcentaje de uso de la empresa.
Describe a John el uso y los requisitos de informe para deducir artículos como cámaras, computadoras, reproductores personales de música y otros equipos similares. John está de acuerdo en que aunque ha usado su cámara para tomar fotos para acompañar sus artículos y para publicarlas en su sitio web, su uso de la cámara es en gran parte personal. También comentó que no creía que valiera la pena hacer un seguimiento del uso comercial y personal de este equipo. Con un leve encogimiento de hombros, alcanzó el libro de cuentas para tachar de la lista las entradas del ordenador, el smartphone y el iPod.
OTROS GASTOS
Algunos otros gastos que figuran en el libro de John pueden o no ser gastos de negocios adecuados, así que le haces muchas preguntas sobre ellos. Por supuesto que la bicicleta de 6.800 dólares destaca, así que lo discute con John. Explica que necesitaba una bicicleta nueva, y que ahora que estaba ganando dinero con las excursiones, pensó que podía "anular la bicicleta." Sin embargo, aprendes de John que aunque usa esta bicicleta (una de las cuatro que posee) exclusivamente cuando hace excursiones en bicicleta, también la usa significativamente para recrearse en paseos nocturnos y de fin de semana con sus amigos en el club de ciclismo. Debido a esto, le informas a John que el costo de la bicicleta no es deducible. También le mencionas a John que no es un ciclista profesional que gana dinero con las carreras, sino un escritor independiente que gana dinero escribiendo. También señala que en el caso de John, la compra de una nueva bicicleta no es un gasto comercial para un escritor, aunque podría serlo si John fuera un corredor profesional o si la bicicleta fuera necesaria en otras circunstancias.
Por la misma razón, concluyes que la ropa de ciclista de John no es deducible porque la usa también por razones personales. La ropa de cualquier naturaleza no es "ordinaria y necesaria" para su negocio de escritura, aunque la ropa es de un tipo que no es adecuado para el uso ordinario. John afirma que aunque los organizadores de excursiones en bicicleta no requieren ningún tipo de ropa especial, sí exigen que los ciclistas usen cascos por razones de seguridad. Por lo tanto, se podría argumentar a favor de que Juan deduzca su casco de ciclista, excepto que compró su casco antes de trabajar por cuenta propia y lo usa en sus viajes personales.
No hay ninguna orientación estatutaria específica sobre la ropa. Sin embargo, para que sea deducible como gasto comercial según el artículo 162 del IRC, se pueden deducir las prendas de vestir que se utilicen únicamente con fines comerciales o que sean necesarias para la seguridad o la apariencia en la profesión (por ejemplo, botas con puntera de acero para los trabajadores de la construcción, uniformes de enfermería, etc.), y que no sean adecuadas para el uso general. Aunque la ropa de ciclismo puede ajustarse a la descripción de "ropa de trabajo" para un ciclista profesional, John no está obligado a llevar esa ropa ya que su negocio es de escribir, no de montar en bicicleta. Además, el hecho de que John lleve la ropa en paseos recreativos es determinante para no deducir el gasto.
Por último, aborda los otros gastos de la lista de John. Aunque los masajes ayudaron a John a recuperarse de los largos paseos sobre los que escribió más tarde, el gasto es de naturaleza puramente personal y por lo tanto no puede ser deducido.
Sin embargo, tienes buenas noticias para John sobre su sitio web. Dado que el sitio web se utiliza estrictamente para promover la actividad independiente de John, usted cree que puede ser deducido como un gasto de publicidad (aunque también se le ha pasado por la cabeza capitalizar su costo de desarrollo).
En su sitio web, John publica sus artículos (después de recibir el permiso de las empresas editoras que poseen los derechos del artículo), fotos de sus excursiones y otros contenidos relacionados con la bicicleta. Está entusiasmado con el uso del sitio web como fuente de ingresos, por lo que está explorando la posibilidad de vender publicidad en su sitio web a los fabricantes de equipos y accesorios para bicicletas. Le desea buena suerte a John, y mientras lo acompaña a la salida de su oficina con un apretón de manos, comienza a pensar en cómo tendrá que organizar una reunión con él después de la temporada de impuestos para hacer un poco de planificación de impuestos.
CONCLUSIÓN
La deducibilidad de un gasto comercial depende en gran medida de los hechos y circunstancias de la deducción – la naturaleza del gasto y las circunstancias en que se incurrió, entre otros factores. La amplitud de la redacción del artículo 162 del Código Penal, que permite la deducción de «todos los gastos ordinarios y necesarios pagados o efectuados durante el ejercicio fiscal», impone al preparador de impuestos la responsabilidad de utilizar su criterio para informar sobre los gastos que no siempre son claramente deducibles o claramente no deducibles. El hecho de no actuar con la debida diligencia haciendo preguntas al contribuyente sobre determinados gastos podría someter al preparador de impuestos a sanciones relacionadas con la exactitud, de conformidad con el artículo 6662 del Código Penal, si la obligación tributaria resultante se subestima sustancialmente. EA
Sobre el autor: Gil Charney, CPA, CFP®, MBA, es un analista fiscal principal en el Instituto de Impuestos de H&R Block, donde realiza investigaciones sobre complejos problemas fiscales y analiza la legislación fiscal. También lidera un equipo de EAs, CPAs y abogados fiscales en el mantenimiento del Centro de Investigación de Impuestos del Instituto de Impuestos. Tiene una amplia experiencia en consultoría, investigación y gestión financiera corporativa. También ha impartido cursos de nivel de postgrado en contabilidad y finanzas y ha dirigido el departamento de formación fiscal de H&R Block.
ENDNOTES
1 Reg. Sec.1.183-2(b)(1)
2 Reg. Sec. 1.6694-1(e)(1)
3 Moore v. Comm. (Opinión Sumaria del TC 2010-102)
4 IRC Sec. 162(a)
5 50 AFTR 2d 82-5739 (690 F.2d 40)
6 Reg. Sec. 1.162-6
7 Wilbert, 103 AFTR 2d 2009-485; Henderson (81 AFTR 2d 98-1748); Rev. Rul. 99-7
8 Un ejemplo en el que los viajes locales son deducibles es si se trata de un viaje a un lugar de trabajo temporal (Rev. Rul. 99-7) 9 IRC Sec. 162(a)(2)
10 Reg. Sec. 1.274-5(c)(2)(iii)(A)(2)
11 Reg. Sec. 1.274-5T(c)(2)(ii)
12 Reg. Sec. 1.274-5T
13 Reg. Sec. 1.274-5T(c)(2)(ii)(C)
14 Reg. Sec. 1.274-5A(c)(1))
15 Reg. Sec. 1.280F-6(d), y reflejado en el Formulario 1040 Anexo C, Parte IV, Información sobre su vehículo
Parte I:
https://www.accountingweb.com/topic/tax/hobby-or-business-tax-preparer-due-diligence-part-1