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Reporte: La mayoría de las cuentas del libro mayor se conciliaron manualmente

Por Jason Bramwell

Si piensa que la automatización se utiliza principalmente para conciliar las cuentas del libro mayor de las empresas públicas y privadas de los Estados Unidos y el Canadá, piénselo de nuevo.

Reporte: La mayoría de las cuentas del libro mayor se conciliaron manualmenteReporte: La mayoría de las cuentas del libro mayor se conciliaron manualmente

Casi dos tercios de los departamentos de finanzas de las empresas estadounidenses y la mitad de las empresas canadienses siguen utilizando un sistema de contabilidad manual, según Benchmarking the Finance Function 2013: The Inner Workings of Accounting and Finance , el cuarto informe anual de la Fundación de Investigación de Ejecutivos Financieros (FERF) y Robert Half, que proporciona una visión de las normas profesionales en toda la función financiera.

El nivel de conciliación manual reportado en nuestra encuesta es sorprendente; sin embargo, hemos visto esta misma respuesta consistente en los cuatro años que hemos realizado el estudio. Paul McDonald, director ejecutivo senior de Robert Half, dijo a AccountingWEB. Las compañías más progresistas están avanzando hacia la automatización del proceso a través de sistemas internos o soluciones en la nube y de software como servicio.

Número creciente de cuentas del libro mayor

Los departamentos de finanzas de empresas de todos los tamaños están lidiando con un número cada vez mayor de cuentas del libro mayor. De las casi 200 empresas estadounidenses y canadienses encuestadas, más de la mitad dicen que tienen más de 500 cuentas en el libro mayor. El 10% de las empresas estadounidenses y el 20% de las canadienses afirman tener más de 3.000 cuentas en el libro mayor.

A medida que los negocios se vuelven más complejos, también lo hace el número de cuentas que deben ser reconciliadas al menos trimestralmente. El 23 por ciento de las empresas con sede en los Estados Unidos y el 19 por ciento de las empresas canadienses encuestadas indican que reconcilian desde 500 hasta más de 10.000 cuentas.

Aunque muchos de los ejecutivos de las empresas entrevistadas para el estudio abogan por la automatización del cierre de los libros, el 65 por ciento de las empresas estadounidenses y el 50 por ciento de las canadienses siguen conciliando sus cuentas manualmente. Sólo el 12% de las empresas estadounidenses y el 23% de las empresas canadienses encuestadas utilizan programas informáticos de terceros para la conciliación de cuentas, mientras que el 23% de las empresas estadounidenses y el 27% de las canadienses han implantado sistemas desarrollados internamente.

Racionalizando el cierre

Según el informe, algunos ejecutivos de empresas más pequeñas no están convencidos de que la tecnología disponible para automatizar el cierre esté suficientemente adaptada a sus necesidades. Expresaron su preocupación por el hecho de que sus equipos podrían terminar gastando más tiempo y recursos en la creación de un paquete de software personalizado de lo que se necesitaría para continuar con un proceso manual.

Sin embargo, organizaciones como Sonetics Corporation, un fabricante de comunicaciones inalámbricas con sede en Portland (Oregón), y Northern Contours Inc., una empresa manufacturera de St. Paul (Minnesota), informan de que el uso de un sistema automatizado les da una ventaja competitiva sobre las empresas que se empantanan en el proceso, lo que permite a sus departamentos de finanzas utilizar los recursos en actividades de mayor valor.

"Actualmente nos lleva quince días producir la declaración de fin de año, y yo'quot;quisiera reducirlo a once días", Mike Williams, vicepresidente de finanzas de Sonetics, dice en el informe. "Yo'estoy buscando maximizar nuestras oportunidades y agregar valor a nuestras actividades de futuro."

Angela Riley, Directora Financiera de Northern Contours, afirma que la empresa ha puesto un mayor énfasis en el proceso de presentación de informes y está recurriendo cada vez más a las herramientas de automatización.

"Nosotros'tamos a reducir el tiempo de elaboración de nuestros estados financieros mensuales, trimestrales y anuales en casi un 50 por ciento", dice en el informe.

La conciliación de cuentas sigue siendo un proceso manual en la Employee Benefits Corporation, un administrador de servicios financieros de Middleton, Wisconsin. Sin embargo, según Don Tuscany, vicepresidente de finanzas y director financiero, la empresa ha empezado a incorporar procesos más automatizados en sus informes financieros.

“Nos estamos acercando a la cantidad de automatización que me gustaría vernos”, dice en el informe.

El uso de la tecnología puede no ser la única respuesta para agilizar el cierre. El diseño y la ejecución de los procesos también juegan un papel clave. Cuando el Canadian Western Bank Group de Edmonton (Alberta) instituyó su nuevo sistema de libro mayor, puso en marcha un proceso más eficaz para crear y contabilizar entradas. Este proceso ha ayudado a reducir el número de reconciliaciones.

“No tenemos tantas conciliaciones intracompañía porque somos capaces de hacer bien las entradas a la primera”, dice en el informe Carolyn Graham, vicepresidenta senior y jefa de contabilidad.

Sobre la encuesta:

En noviembre de 2012, la FERF y Robert Half realizaron su cuarta encuesta anual de referencia de los departamentos de finanzas de 192 empresas públicas y privadas de los Estados Unidos y el Canadá. Los datos que figuran en el presente informe se compilaron a partir de las respuestas a una encuesta en línea de 48 preguntas. Más de la mitad (58%) de los encuestados se identificaron como directores financieros, y la mayoría (81%) se encontraban en los Estados Unidos, mientras que el 19% se encontraban en el Canadá.